プロジェクト ポートフォリオ管理とは？
プロジェクト ポートフォリオ管理 (PPM) とは、プロジェクト マネージャーが特定の詳細に基づき、既存および提案されるプロジェクトを指揮し評価できるようにプロセス、プロジェクト、テクノロジーが統合された計画、追跡、管理を指します。
PPM を使用することで、組織は市場の状況、競合他社、顧客の要望やニーズ、政府の要件などの要因を考慮しながら、戦略的目標と目標の達成を目指します。
PPM はまた、プロジェクト指向のすべての目標とイニシアチブをカバーする情報ポータルの作成を目指しています。これにより、チーム メンバーと主要な関係者は、すべての主要なプロジェクト、組織、パフォーマンス データを簡単に表示できるため、どのプロジェクトがビジネスを支援しているか、または妨げているかを評価できます。
その他の PPM の目標は次のとおりです。
- 十分な情報を提供することで、主要な関係者がプロジェクト、優先順位、リソースに関する最善の情報に基づいたビジネス上の意思決定を行うことができるようにする
- 組織全体のすべての重要なプロジェクト情報に対する大まかな可視性と詳細な可視性の両方を維持する
- プロジェクトをビジネス目標や目的に合わせる際に簡潔なコンセンサスを得られるように、すべての関係者間で共同作業を行う方法を導入する
一般的なプロジェクト管理は一度に 1 つの特定のプロジェクトに重点を置いていますが、PPM は、組織が全体的なビジネス目標と目的をサポートする特定のプログラムにおいて全体で協力し、合意し、行動できるプロセスを確立します。
プロジェクト管理におけるポートフォリオ管理プロセス
チームはプロジェクト管理で PPM を使用して、すべてのプロジェクトを全体的なビジネス目標や戦略的目標と照らし合わせて継続的に考慮するプロセスを作成および維持します。これがプロジェクトの優先順位付けと検証に役立ちます。
また、このプロセスは、組織がプロジェクトに適切な資金調達やリソースを提供する場合にも役立ちます。
プロジェクト ポートフォリオ管理のフェーズ
PPM プロセスは、リソースのしきい値に達した、プロジェクトの競合が発生した、予算が予定の金額を超えたなど、さまざまなプロジェクト マイルストーンについて、チーム メンバーに通知する特定のフェーズを確立することを目的としています。
PPM プロセスのフェーズは、ビジネス戦略全体、プロジェクトの選択、プロジェクトの実行の間に戦略的なつながりを作成するのに役立ちます。
PPM プロセスの調整プロセス グループ (フェーズ 1 ～ 7)
PPM プロセスのフェーズの最初のグループは、プロジェクトを承認または開始する前にチームが完了しなければならないすべての準備作業を中心に展開する調整プロセス グループです。
- 特定: PPM を使用して管理する必要がある、進行中および新規のプロセスとプロジェクトをすべて文書化します。
- 分類: これらのプロセスやプロジェクトを適切なビジネス グループまたはユニットに分類します。
- 評価: 各プロセスやプロジェクトを評価し、ビジネス価値を判断します。評価はデータ主導としますが、定性的変数と定量的変数の両方を使用できます。
- 選択: 評価フェーズから最も価値があり効果的なプロセスやプロジェクトを選択し、包括的なリストを作成します。
- 優先順位付け: リスクとリターンの比較、コスト削減、イノベーション、競争上の優位性など、特定の戦略的カテゴリに基づいて各プロセスやプロジェクトをランク付けします。ほとんどの場合、組織はスコアリング モデルを使用してランクを決定します。これは、意思決定者が優れたプロジェクトを区別する多くの質問 (通常は 1 ～ 5 または 0 ～ 10 のスケール) でプロジェクトを評価する分析形態です。このスコアは、プロジェクトの会社価値の目安として機能しますが、財務的措置以外の戦略、影響力、要因も含まれます。
- ポートフォリオのバランス: プロジェクトを価値別に整理し、優先順位付けに基づいて理にかなったビジネス プランを作成します。
- 承認: 前のステップで特定した優先順位付けと戦略を伝え、予算とタイムライン面の承認を得て、リソースを適切に割り当てます。
PPM プロセスの調整プロセス グループのメリット
調整プロセス グループの主なメリットは、組織がすべてのプロジェクトとプロセスを評価し、ビジネスに最大の価値を提供して、ビジネス全体の目標と最も一致するプロジェクトのみを選択できることです。
PPM プロセスの調整プロセス グループの課題
調整プロセス グループは、組織が現在のすべてのプロジェクトとプロセスをリスト化し、投資収益率 (ROI) と特定しづらいビジネス目標との整合性に基づいてランク付けすることが困難であるため、進行が難しい場合があります。
PPM プロセスの監視プロセス グループ (フェーズ 8 ～ 9)
PPM プロセスの次のフェーズは、プロジェクトの分析、報告、レビューを含む監視プロセス グループです。このフェーズでは、PPM チームはすべてのプロジェクトとそれに関連するプロセスをレビューし、必要に応じて変更します。
- ポートフォリオの定期的なレビューとレポート: すべての主要業績評価指標 (KPI) を収集し、ビジネス目標に照らして分析します。これらの KPI を定期的に見直し、社内プロセスを継続的に改善します。
- 戦略的変更: 前のステップのレビューに基づき、必要に応じて戦略的プロセスを詳細に分析し、微調整します。
PPM プロセスの監視プロセス グループのメリット
監視プロセス グループの主なメリットは、事前に定められた KPI を使用してすべてのプロジェクトを分析し、ビジネス目標に照らしてレビューする具体的なステップを提供することです。これにより、組織はプロジェクトやプロセスを一貫して改善できます。
PPM プロセスの監視プロセス グループの課題
監視プロセス グループは、プロジェクトやプロセスを特定の KPI と照らして判断する必要があり、これは何が機能して何が機能していないかに基づいて戦略的に更新されるため、実行が困難な場合があります。
PPM プロセスの構成要素プロセス (フェーズ 10)
PPM プロセスの最後のフェーズは構成要素プロセスです。ここでは PPM プロセス全体に関わるコンポーネントのパフォーマンスを分析します。
構成要素の実行とレポート: 各構成要素のパフォーマンスを分析し、それぞれの相対的な成功度を判断して、PPM プロセス全体の効果に関するフィードバックを入手します。
PPM プロセスの構成要素プロセスのメリット
構成要素プロセス グループは、成功している構成要素を決定し、組織が PPM プロセス全体を強化できるというメリットを提供します。
PPM プロセスの構成要素プロセスの課題
構成要素プロセスの主な課題は、各構成要素の実際の分析です。これは個別に確認して成功を判断することは困難な場合があるためです。
プロジェクト ポートフォリオ管理プロセスとは？
プロジェクト ポートフォリオ管理プロセスは継続的なプロセスですが、各プロジェクトまたは一連のプロジェクトを適切に評価する特定のフェーズには従います。
識別から実行、レポートまでの PPM プロセスを以下に示します。
プロジェクト ポートフォリオ管理プロセスの定義方法
PPM プロセスには、最大のビジネス価値と ROI を提供するプロジェクトを特定、選択、計画、追跡、管理し、戦略的目標と一致させる継続的なプロセスが含まれます。
PPM は、リソースの最適な使用を定義し、ビジネス目標と目標全体に合ったプロジェクトに適した現実的なタイムラインと予算を決定する、動的な意思決定プロセスです。
プロジェクト ポートフォリオ管理プロセスのステップ
PPM プロセスのステップは、上記で詳しく説明した 3 つのコア グループ (調整、監視、構成要素) で構成されるフェーズと同様です。
プロジェクト ポートフォリオ管理プロセス テンプレート
このテンプレートを使用して、PPM 構成要素の一貫性のあるプロセスを作成します。すべてのプロジェクトを特定してリスト化することから始めて、構成要素を完全に分析して終了します。このテンプレートは、組織全体に実装できる PPM プロセスのフレームワークを提供します。
プロジェクト ポートフォリオ管理プロセス テンプレートをダウンロードする
この記事では、PPM プロセスに向けに作られたテンプレートなど、PPM に関連するその他のテンプレートを紹介します。
プロジェクト ポートフォリオ管理プロセスのフロー
PPM プロセスとは、上記のフェーズを含む、常に変化するアジャイル フローであり、各プロジェクトとプログラムを全体的なビジネス目標に照らして正確に評価するものです。
エンタープライズ向けプロジェクト ポートフォリオ管理プロセスの例
エンタープライズレベルの PPM プロセスでは、特にプロジェクトやプログラムを組織全体の目標や戦略的目標に合わせることに細心の注意を払う必要があります。
ここでは、組織内のすべてのプロジェクトを把握し、特定の基準に基づいて評価して、ライフサイクル全体を通じて優先順位付け、リソース、チェックを行い、ビジネス目標との整合性を維持できるようにするエンタープライズ向け PPM プロセスの例を示します。
この記事では、エンタープライズ向け PPM の詳細を紹介します。
プロジェクト ポートフォリオ管理プロセスのベスト プラクティス
組織内で最も効果的な PPM プロセスを作成して実装するには、まずビジネス目標と目的を特定することから始めます。
そうすることで、あなたとあなたの組織の他のメンバーは、戦略的ビジョンとどのように一致しているかに基づいて、進められる特定のアクション プランを策定するために役立てることができます。
PPM プロセスを開発する際に使用するその他のベスト プラクティスには、次のようなものがあります。
- プロジェクト管理オフィス (PMO) の確立: PMO は、PPM プロセス全体を監督し、プロジェクトとプログラムの取り組みを組織全体で調整して、プロジェクトが会社のビジネス戦略と一致するようにすることを目的とした特定のビジネス ユニットです。
- 特定のプロジェクト評価基準の作成: この基準は、組織がプロジェクトを効果的にレビュー、評価、優先順位付けするのに役立ち、どのプロジェクトを進め、どのプロジェクトをバックログに入れるかを簡単に判断できます。次の質問について検討してください。
- プロジェクトはどのようにビジネス目標を推進していますか？
- プロジェクトの期待される結果は何ですか？
- 同様の結果を達成できる別のプロジェクトがすでに進行中ですか？
- プロジェクトのリスクリターン特性は何ですか？
- プロジェクトに必要なリソースは何ですか？また、それを供給するための能力と予算がありますか？
- リスク管理戦略の策定: プロジェクトの潜在的なリスクと固有のリスクを評価する方法と、プロジェクト全体を通じてリスク評価を行う方法を作成します。
- PPM ソリューションまたはツールの調査と実装: PPM ツールを使用すると、PPM プロセスの可視性を高め、すべての関係者とチーム メンバーが、プロジェクトでプロセスを最初から最後までどのように進めるかを確認できます。
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