プログラム管理とは?
プログラム管理とは、効率と効果的なリソース割り当てを確保するために、関連するプロジェクトのグループを管理する方法を指します。プログラム管理の最終的な目標は、すべてのプロジェクトが協力して共通の組織目標を達成することです。
組織によっては、プログラム管理オフィス (PgMO) を使用して組織プログラムの調整を行う場合があります。(注: 多くの組織が頭文字 PMO を使用しています。PMO は、プロジェクト管理オフィスの標準的な頭文字と混乱を引き起こす可能性があります。この記事を明確にするために、私たちは PgMO を使用します。しかし、多くの組織には PgMO が指定されていません。このような場合、プロジェクト マネージャーはプログラム マネージャーのためにプログラムの前進や組織の特定の部門内で直接働き、その部門リーダーに報告する場合があります。しかし、組織はまた、これらのプロジェクト マネージャーに、専門知識を必要とするプログラムに関するプログラム マネージャーと協力するように割り当てます。
プログラム管理とプロジェクト管理
プロジェクト管理 は、特定の目的と終了日を持つ単一のプロジェクトの作業を監督し、プログラム管理ガイドは一連の関連プロジェクトに関する作業を監督します。一般的に、プログラムは組織のより大きく、より戦略的な目標に焦点を当てます。
プロジェクトとは異なり、プログラムに特定された終了日がない場合があります。また、プログラムの終了日は、将来の年である場合もあります。
プログラム マネージャーは通常、プロジェクト マネージャーの仕事を監督し、指導します。また、プログラム マネージャーは、長期的な会社収益に焦点を当て、トップ企業のリーダーシップとより多くの交流を行います。プログラム マネージャーの役割と責任の詳細については、こちらをご覧ください。
「CEO は、有能なハイレベルなプログラム マネージャーが需要が高い、と言います。彼らは会社で強い人をその役割に取り込むため殺すでしょう」と、ケネディ宇宙センターの NASA のロジスティクス システムの元アソシエイト ディレクターで、『プログラム管理ハンドブック: 最適なプログラム管理でプロジェクトを成功に導く方法』の著者であるジェームズ・T・ブラウン博士は言います。「そして、プログラム管理は本当に科学よりも芸術です。私はあなたが役割にどれだけのプロセスを持っているか気にしません。プログラム マネージャーの芸術性 (個人が物事の実行方法を引き受ける) がなければ、成功しません」。
専門家はまた、プログラム マネージャーはプロジェクトの雑草から (ほとんど) 頭を守る必要があると言います。「プログラム マネージャーはマイクロ マネジメントをすべきではなく、プロジェクト マネージャーにプロジェクト管理を任せるべきです」と、テック リクルーターの Janis Strathearn 氏は、このテーマに関する人気のある LinkedIn ブログ投稿で述べています。「プロジェクト マネージャーには、(プログラム マネージャーから) 明確な方向性と状況が必要です。これにより、プロジェクトの当面のタスク、タイムライン、目標を達成することに成功できます」。
プログラム管理とプロジェクト管理について幅広く執筆してきたプログラム、プロジェクト、プロダクト マネージャーのダン・フリードマンは、プログラム マネージャーは「メタプロジェクト マネージャー」であると考えています。このモデルでは、1 つのプログラムに 10 件もの関連プロジェクトを集約できます。「プログラム マネージャーは、すべてのプロジェクトのリソースとスケジュールをやり取りし、必要に応じてお金、人、時間をあるプロジェクトから別のプロジェクトに移す責任があります」と彼は言います。
プログラム管理とポートフォリオ管理
ポートフォリオ管理 (プロジェクト ポートフォリオ管理または PPM と呼ばれる) では、プログラム管理よりもさらに全体像を考える必要があります。プログラム管理は、会社の目標に合わせて複数のプロジェクトをガイドしますが、PPM は適切なプロジェクトの受け入れと優先順位付けに重点を置いています。
PPM は、プロジェクトとプログラムが整合しているかどうかを分析し、組織に真の価値を提供します。PPM では、提案されたプロジェクトやプログラムを分析し、組織に十分な価値を提供できないプロジェクトを却下します。
プロジェクト ポートフォリオ管理のフェーズの説明や、組織への戦略的メリットなど、プロジェクト ポートフォリオ管理の詳細をご覧ください。
プログラム管理PgMO
多くの組織 (特に大規模な組織) には、プロジェクトやプログラムのガイドに役立つプログラム管理オフィス (PgMO) があり、重要なリソースを提供しています。とはいえ、プログラム管理の取り組みを PgMO なしでも高めることができます。
組織に PgMO がない場合、プログラム マネージャーは、プログラムとその一部である可能性のあるプロジェクトを導くためにベスト プラクティスを使用していることを確認するために、より一生懸命働く必要があります。プログラム管理オフィスの概要と、組織のためにプログラム管理オフィスを設定する方法の詳細については、こちらをご覧ください。
組織によっては、さらに戦略的な組織は、エンタープライズ プログラム管理オフィス (EPMO) です。このオフィスでは、すべてのプロジェクト、プログラム、ポートフォリオ管理を組織の長期的な戦略的目標に合わせることに重点を置いています。EPMO の機能や、エンタープライズ プログラム管理に必要なその他の事項について詳しく知ることができます。
プログラム管理と製品管理
製品管理は、企業向けの新製品の開発に重点を置いています。プログラム管理はプログラムの指導に重点を置いていますが (製品開発チームを含む場合もあります)、製品開発は多くの場合、独自のイニシアチブです。
一般的に、製品管理を担当する製品マネージャーは、プログラム管理を担当するプログラム マネージャーよりもはるかに限られた焦点を当てます。
プログラム管理とワーク マネジメント
プログラム管理では、大規模なプログラムの一部である複数のプロジェクトを管理します。ワーク マネジメントでは、従業員がワークフローを分析して調整し、仕事の進め方を改善し、効率を高めます。
組織は、多くの場合、作業プロセスの調整と管理に作業管理ソフトウェアを使用しています。
プログラム管理の各ステージ
専門家は、プログラム管理には、プログラム定義、プログラム特典の提供、プログラム終了の 3 つの主要な段階またはフェーズがあると考えています。これらの 3 つのフェーズと関連するサブフェーズの詳細については、プログラム管理ライフサイクルのガイドをご覧ください。
重要なプログラム管理コンポーネント
専門家は、プログラム マネージャーがプログラムの管理に役立つ複数のコンポーネントや計画の構築と使用を検討することをお勧めします。これらの構成要素と計画は、プログラムを導き、それが正しい方向に進んでいるのを確認するのに役立ちます。
ここにいくつかの重要なコンポーネントがあります。
- プログラム管理計画:プログラム管理計画は、プログラム全体の包括的なプレイブックです。計画には、プログラムの目標と構成要素、その一部であるすべてのプロジェクト、および各プロジェクトを担当するチーム メンバーをリストアップします。次に、プログラムのタイムラインと成果物の概要を説明します。プログラム管理計画が包括的であればあるほど、プロジェクトやプログラム全体に取り組む人々にとってより便利です。プログラム管理計画は、生きた息抜きの文書になります。プログラム マネージャーや他の人は必要に応じて更新します。プログラム管理計画テンプレートや、プログラム管理に役立つ多数のテンプレートを見てダウンロードできます。
- プログラム管理オフィス憲章: すべての組織が PgMO を持つわけではありません。しかし、もしそうなら、PgMO のスコープ、目標、予算を確立する PgMO 憲章を持つことが重要です。この文書は、チーム メンバーの議論や共同作業を促進することもできます。最も重要なのは、プログラムの重要な柱を定め、将来のプロジェクトと照らして、それらが一致し、効果的であることを確認できることです。
- プログラム ガバナンス計画: このシンプルな文書で、プログラムのガバナンスと管理の責任者を特定します。また、プログラムの管理とレビューの計画についても、大まかに記載する必要があります。
- プログラム コミュニケーション計画: この計画には、社内コミュニケーション (情報技術のニーズ、コンテンツやグラフィックの割り当てなど) や外部メッセージが含まれます。これらのメッセージは、単にクライアントや関係者向けですが、プレス リリース、メディア コミュニケーション、ニュースレター、マーケティング キャンペーンも含まれます。プログラム マネージャーは、社内外で必要なコミュニケーション ストリームを特定し、計画する必要があります。
- プログラム関係者分析: この文書を使用して、すべての関係者と、必要な情報とタイミングを追跡します。この文書は通常、トップ組織管理、情報テクノロジー マネージャー、クライアント サービス、その他のチーム メンバーなど、社内の関係者を含むすべての潜在的な関係者をリスト化したチェックリストです。また、クライアント、ベンダー、請負業者、業界メディアなどの外部関係者も含める必要があります。一般的に、プログラム マネージャーはプログラム関係者分析を使用します。組織は外部で共有しない可能性が高いです。しかし、関係者が必要なコミュニケーションの種類と頻度を確実に受け取るための優れた計画ツールです。
- 課題追跡: これは、プログラムの一部に関わる誰もが問題を記録したり、障害を共有したり、更新を行ったり、質問をしたり、タスクを改善したりできる共有ファイルまたは一連のファイルである必要があります。あなたの会社にすでにタスクや課題追跡ツールがある場合は、この使用に適応できるかもしれません。しかし、プログラム用に特定の問題トラッカーを作成することも役立ちます。プロジェクト チームは、プログラムのすべての部分に対して1つのトラッカーを持っていることを知ることができます。
プログラム管理プロセス
プログラム管理プロセスとは、プログラム リーダーがプログラムの作成と管理に使用するシステムです。前述のとおり、プログラムは通常、定義、福利厚生の提供、終了の 3 つのフェーズを経ます。
プログラム管理の例
多くの組織では、プログラム管理を使用して最も重要な作業に優先順位を付けています。強力なプログラム管理は、複雑な製品やシステムを持つ組織では特に重要です。
以下のセクションでは、さまざまな部門におけるプログラム管理の例をご紹介します。
ソフトウェアまたはテクノロジーにおけるプログラム管理
ソフトウェア企業は、一般的なマッピング プラットフォームの更新グループに取り組む場合があります。これらの更新には、より多くの場所、リモート エリアを見つけてマッピングするためのより洗練された能力、複雑な旅行を計画する方法を含むルート案内が含まれます。
さまざまなプロジェクト マネージャーが、新しいアップデートやコンポーネントのそれぞれに関する作業を監督します。各プロジェクト マネージャーには、プロジェクトを手伝うチーム メンバーのグループがいます。
プログラム マネージャーは、各プロジェクトの進捗と成功を監督する責任があります。
大規模な科学技術システムにおけるプログラム管理
プログラム管理は、大規模で複雑な技術的および科学的システムでも重要です。1960 年代の NASA の月面着陸は、成功を収めるために重要なプログラム管理の実践を行っている組織の有名な例です。
フリードマンは NASA 向けのハッブル宇宙望遠鏡で作業し、望遠鏡のペイロード パッケージを管理するオンボーディング コンピューターのコードを書いていると説明しています。
「それは、プロジェクト マネージャーが個別に管理するだけでなく、プログラム マネージャーによって管理される、多くのプロジェクトの一つに過ぎなかった」と彼は言います。そのプログラム マネージャーは私たちのプロジェクトを実践的に行うのではなく、すべてのプロジェクトの調整と計画に時間を費やしました」。
プログラム管理を使用して目標を設定し、成功を測定する
強力なプログラム管理は、プロジェクト マネージャーがプロジェクト作業の明確な目標を設定し、プログラム全体の明確な目標を設定し、プログラムの進捗状況に関する指標を確立して監視するのに役立ちます。
プログラム管理における指標と主要業績評価指標の使用に関する詳細は、 こちらのガイドをご覧ください。
優れたプログラム管理により、次のことも保証されます。
- プログラム マネージャーは、プロジェクト マネージャーとすべてのチーム メンバーがアクセスできますが、誰もマイクロ マネジメントしません。
- プロジェクトは期限内および予算内で完了し、プロジェクト マネージャーとチーム メンバーはプロジェクトを前進させる際の効率を特定します。
- うまくいっていないプロジェクトや進捗していないプロジェクトは、必要に応じて縮小または殺されます。
- すべてのプロジェクトとプログラム全体が、組織の戦略的目標と一致しています。
ブラウンは、「強力なプログラム マネージャーはチームの優れたメンターであり、開発者であり、最大の影響を与えるプロセスを継続的に見直し、修正しており、最も重要なのは、これらすべてを戦略的に考えることです」と言います。
戦略的プログラム管理とは?
プログラム管理は本質的に戦略的であるため、プログラム管理といわゆる 戦略的プロジェクト管理には正式な区別はありません。
プログラム管理の将来
企業は、幅広いプロジェクトやプログラムを管理する中で、強力なプログラム マネージャーを引き続き必要とします。将来のプログラム マネージャーは、組織の長期的な目標に沿って仕事を進めるために、さらに先見の明のあるスキルを必要とします。
また、企業がアジャイル手法を使用してプロジェクトを管理する傾向が高まる中、プログラム管理でアジャイルの原則を使用する方法を理解しているマネージャーが必要になります。
しかし、プログラム管理は複雑である必要はありません、とブラウンは言います。優れたプログラム管理とは、単に「組織のコンテキストに合わせて整理された常識」です。あらゆる規模のプログラムには、先見の明を示すリーダーが必要です。
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