Excel用のプログラム管理テンプレート
プログラム管理憲章テンプレート
プログラム憲章は、プログラムの概要を示し、ビジョン、目的、成果物、目標などの重要な要素を概説するための予備文書としてよく使用されます。 プログラムマネージャーは、関係者やプログラムスポンサーからの意見を得て憲章を作成します。 プログラム憲章は、プログラム・パラメーターの承認を文書化し、プログラム・マネージャーに進行を許可します。 憲章が承認されると、より詳細なプログラム計画を作成でき、多くの場合、プログラムの概要の一部として憲章が含まれます。
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トラッキング テンプレート： 継続的な更新、課題、タスク
この追跡テンプレートを使用して、問題、タスク、障害、影響、必要なアクション、所有権、ステータスなどを特定します。 これにより、プログラムの最新情報や課題を整理しながら、誰が対処するのか、納期未定、完了したタスクを把握できます。 重要な課題に最初に対処できるように、課題の優先順位別にテンプレートを整理できます。
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ガントチャートテンプレート
このシンプルなガントチャートテンプレートは、タスクのスケジューリング、プロジェクトの計画、進捗の追跡に使用できます。 横方向の棒グラフを使用すると、プロジェクトのタイムラインや、さまざまなタスクの重なり具合を簡単に表示できます。 ガントチャートは、個人的なToDoリストの作成から、プロジェクトのマイルストーンのマーキングまで、さまざまな計画のニーズに使用できます。
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プログラム関係者分析テンプレート
この分析テンプレートを使用して関係者管理計画をサポートします。 関係者の興味、態度、影響力を評価するために関係者の分析を一度完了するか、時間の経過とともに変化を反映するために定期的に更新できます。 関係者の分析は、組織、プロジェクトチーム、関係者間の協力を確保するために、ターゲットを絞ったコミュニケーションを作成するのに役立ち、プログラムの成果が成功する可能性を高めます。
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プロジェクト管理ダッシュボード
このプログラム管理テンプレートは、プロジェクトポートフォリオのダッシュボードビューを提供し、複数のプロジェクトのデータとスケジュールをすばやく表示します。 このテンプレートを使用して、プログラムの予算、リスク、タイムライン、進捗を監視します。 また、ダッシュボードをプログラム管理ステータスレポートテンプレートとして使用して、大まかな情報や詳細な情報を読みやすい形式で関係者に迅速に報告することもできます。
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プログラムガバナンス計画テンプレート
このテンプレートは、ガバナンス委員会を計画し、意思決定のガイドラインを概説し、意思決定を文書化して伝達する方法を決定するために設計されています。 このテンプレートを使用して、ステージゲートとプログラムのパフォーマンスレビューを計画し、レビューのタイミング、レビューの内容などの詳細を提供できます。
プログラムコミュニケーション計画テンプレート
プログラム全体のコミュニケーション戦略、さまざまなプログラムコンポーネントへのアプローチ、エスカレーションとフィードバックのプロセス、コミュニケーションに関連する役割と責任、および特定の活動を含む詳細なコミュニケーション計画を作成します。 誰がコミュニケーションを承認する権限があり、誰がさまざまな種類のコミュニケーションを担当し、誰がターゲットオーディエンスなのかは明確である必要があります。
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プログラム管理プロセスドラフトテンプレート
このプログラム管理計画テンプレートは、スプレッドシート形式でプログラム計画をすばやく作成できるように設計されています。 課題、コミュニケーション、財務管理からプログラムステータスレポートまで、複数の計画要素が含まれます。 テンプレートを編集して、プログラムのニーズに応じて異なるセクションを含めることができます。
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リスクログテンプレート
このログ テンプレートを使用して、リスク管理プロセスをサポートします。 リスクログを作成すると、リスクが報告されたタイミング、担当者、影響、対応ステータスを追跡できます。 リスクログを使用して課題の評価と優先順位付けを行い、必要な対応アクションや完了済みの対応アクションを詳細に文書化できます。
作業分解構成図テンプレート
プロジェクト管理知識体系 (PMBOK)で説明されているように、作業分解構成図 (WBS) は、プロジェクト目標と成果物を完了するために必要な作業範囲を階層的に示しています。 プロジェクトやプログラムを管理しやすい構成要素に分解し、最終的な目標から始まり、目標を達成するために必要なますます小さなタスクやサブタスクを進めることが示されています。 この WBS テンプレートは、分解プロセスを支援するツリー図を提供します。 プログラム管理のスケジューリング計画の一部として、作業分解構成図を含めることができます。
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Word 用のプログラム管理テンプレート
プログラム管理計画テンプレート
Microsoft Word 用にフォーマットされた包括的なプログラム管理計画を作成します。 このテンプレートには、計画策定の概要を示すほか、プログラムの概要、スコープ管理、スタッフ管理、ガバナンスなど、重要なコンポーネントも含まれています。 プログラムマネージャーは、テンプレートをそのまま使用したり、追加のドキュメントを追加の文書として添付して計画を拡大したりできます。
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マイルストーンチャートテンプレート
このテンプレートを使用して、進捗を監視するためのマイルストーンチャートを作成できます。 このチャートは、主要なイベントをハイライトするためのプログラム計画の一部として含めることができます。 マイルストーンはロードマップやその他のスケジューリング手法に含めることもできますが、このチャートテンプレートは、対応する日付を含むマイルストーンの簡単なリストが必要な場合に便利です。
変更管理フォームテンプレート
この変更管理フォーム テンプレートを使用して、変更リクエストを管理します。 このフォームには、変更の理由、コストと福利厚生、優先順位、必要な作業、承認、実施を文書化するためのセクションが含まれています。 変更管理フォームを使用して、すべての変更リクエストの詳細なドキュメントを作成して取得します。この文書は、すぐに参照できるように変更管理ログにも含めることができます。
根本原因分析テンプレート
効果的なリスク管理戦略を用いても、プロジェクト期間中に問題が発生する可能性があります。 この根本原因分析テンプレートを使用して、これらの問題の根本的な原因を特定し、是正措置計画を作成します。 このテンプレートは、問題またはインシデントの調査と分析のプロセスのガイドとして使用でき、根本原因と必要なアクションを定義するために使用される方法のドキュメントも提供します。
プログラム管理計画の作成
プログラム管理計画とは、プログラムの進捗に応じて更新できる生きた文書です。 最初に計画を作成する際には、プログラムのスコープ、予算、スケジュールのベースラインを設定します。 関係者とガバナンス グループを特定し、計画の承認と改訂を文書化する必要があります。 プログラムの成功を測定することに関連する最終的なデータを含め、必要に応じて情報を計画に追加できます。 包括的なプログラム管理計画には多くの要素があります。 ここでは、プログラム管理計画に含まれる一般的な部分をいくつか詳しく見ていきましょう。
- プログラムの概要 — このセクションでは、プログラムのビジョン、ビジネス価値、および予想される結果を定義します。 これには、プログラムスコープ、依存関係、制約の要約が含まれる場合があります。 この導入文字部分には、プログラムの成果を測定するための成功基準も含まれる場合があります。
- スケジュール管理 — ロードマップまたは作業分解構成図を、スケジューリングを管理、更新、監視する方法の説明とともに、このセクションに含まれる場合があります。 スケジューリングに関する役割と責任は明確にする必要があります。
- チェンジ管理 — 誰が変更リクエストを送信できるか、それらのリクエストを追跡する方法と場所、変更を承認できるユーザーなど、プログラムの変更を処理するための明確なプロセスを提供します。
- コミュニケーション管理 — 詳細なコミュニケーション計画は、プロジェクトの問題を防ぎ、情報が適切に分散されていることを確認するのに役立ちます。 このセクションでは、提供するコミュニケーションの頻度とタイプ、コミュニケーションを提供し、受け取る人、その他のガイドラインや期待事項を定義します。
- コスト管理 — このセクションには、プログラムの予算と支出に関する詳細な情報や、コスト管理の担当者、プログラム予算の変更を承認できる担当者、プロジェクト予算の測定方法と監視方法、レポート作成のガイドラインなどの詳細な情報が含まれます。
- 調達管理 — プログラムのライフサイクルを通じて、調達に関連する責任を記述します。 ベンダーとの関係、契約の処理、購買、その他の活動の責任者を特定します。
- プロジェクトスコープ管理 — プロジェクトスコープはスコープ記述書、WBS、またはその他のメソッドで定義されますか? スコープの測定方法は? プログラムスコープの管理と承認は誰が担当していますか? これらの質問や、変更管理セクションで特定されなかったスコープ変更プロセスに関連するガイドラインに取り組みます。
- リスク管理 — リスクを報告、監視、評価する方法 (提出方法や対処責任者など) を記述します。
- スタッフ管理 — このセクションには、特定のリソースや必要なタイムフレーム、トレーニングなど、人材配置のためのプログラム要件が記載されています。 プログラム期間中のスタッフの管理方法を説明します。
- 関係者の管理 — このセクションを使用して、関係者情報の収集と報告の担当者など、関係者とそれを管理するための戦略を特定します。
- プログラム ガバナンス — プログラム内のガバナンス グループ、彼らが持つ権限、および責任を説明します。 ミーティングの頻度、エスカレーションされた意思決定の提示方法と管理グループによる処理方法、決定事項の伝達方法、プログラムレビューのタイミングなどの情報を含めることができます。
プログラムの複雑さによっては、上記の管理計画のために別々の文書を作成する必要があるかもしれません。 その後、より大きなプログラム管理計画の一部として組み込むことができます。 すべての拠点をカバーするために、私たちは以下の様々なテンプレートを提供しており、そのすべてを無料でダウンロードできます。 Smartsheetには、プログラム マネージャーが計画とコミュニケーションを行うのを支援するために、コラボレーション機能が強化されたテンプレートも用意されています。
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