プロジェクトおよびポートフォリオ管理とは
プロジェクト ポートフォリオ管理 (PPM) という用語は、チームが戦略的目標を効率的に達成するために、関連するプロジェクトのグループを編成および管理する方法を指します。マネージャーは、事前に定義された基準を使用してポートフォリオに優先順位を付け、最も効率的な方法でリソースを割り当てます。
「すべての可能なプロジェクト投資を個々のプロジェクトとしてではなく、ポートフォリオとして考慮することは、プロジェクトの優先順位付け、選択、維持を行う際にバランスをとるのに役立ちます」と、Sarasota Mold Pros のオーナーである Jack Miles 氏は述べています。「大きな変更は、マイクロ プロジェクト レベルで組織的な変更を試みるのではなく、マクロ ポートフォリオ領域内のプロジェクトを調整することで管理できます。」ポートフォリオ管理は、時間の経過に伴うビジネスの運用の全体像を提供し、うまくいった項目や改善が必要な項目を強調するのに役立つため、便利です。
ポートフォリオ管理は、企業が標準化されたアプローチでプロジェクトの優先順位を付け、会社の目標と一致することを確認するのにも役立ちます。PPM の基本の詳細については、「プロジェクト ポートフォリオ管理 101」を参照してください。PPM 戦略の策定については、包括的な PPM プロセス ガイドをご覧ください。
プロジェクト ポートフォリオ管理の高レベルの利点は、企業がプロジェクトやプログラムを一貫して管理できる信頼性の高いシステムを作成することです。その他の利点には、リスクの最小化、利益の最大化、リソースのスマートな割り当ての確保などがあります。
プロジェクト ポートフォリオ管理の長所と短所に関するガイドを読んで、より多くの利点について学んでください。
プロジェクト ポートフォリオ管理の利点は
プロジェクト ポートフォリオ管理には多くのメリットがあります。おそらく最も顕著なのは、組織のためのベスト プラクティスの標準化されたシステムを作成できることです。PPM の採用は、リスクを最小限に抑え、利益を最大化し、スマートなリソース割り当てを保証することもできます。
25 年以上の経験を持つプロジェクト管理の専門家である Alan Zucker 氏は、「PPM の期待されるメリットは、企業がプロジェクト投資を管理、制御、管理して投資収益率 (ROI) を最大化し、すべての努力が企業戦略と一致していることを確認することです。」
さらに、PPM は、次の方法で会社を支援します。
- リスクを最小限に抑えてビジネスへの影響を最大化する: リスクはすべてのベンチャーに内在していますが、PPM はリスクが問題になる前にリスクを特定して軽減するのに役立ちます。意思決定への標準化されたアプローチは、企業が新しい潜在的なプロジェクトを過去の同様の取り組みと比較することによって、あまり明白でないリスクを探すのにも役立ちます。
「『リスク』という言葉には強い否定的な意味合いがありますが、時には避けられないこともあります。さまざまなリスクの可能性、種類、影響があるため、プロジェクトを順調に進めるには、効果的なリスク管理計画を通じてオプションを検討する必要があります」と、IVA Advice の債務アドバイザーである Daniel Carter 氏は述べています。「リスクには財務的およびプログラム的な影響があり、リスクを減らすことで、前向きで継続的なイニシアチブに必要な総努力を過小評価することを避けることができます。」 - プロジェクト完了のスピードの向上: 意思決定に標準化されたアプローチを導入することで、プロジェクトの優先順位付けと選択にかかる時間が短縮され、その結果、プロジェクトの完了にかかる時間が短縮されます。
「ポートフォリオ プロジェクト管理戦略とコラボレーティブな PPM ソフトウェアを使用して以来、プロジェクトの平均期間が約 15% 減少しました」と Fig Loans のポートフォリオ プロジェクト管理担当の CTO である John Li 氏は言います。「プロジェクトの選択から戦略の計画と実行まで、ほぼすべてのプロジェクトがより迅速に行われます。1 つの統合ソースに出入りする情報が得られるようになったため、経営陣とキー プレーヤーは、プロジェクト戦略を実際の実行に結びつけることができます。一言で言えば、キー プレーヤー全員がタスクと戦略の明確なビジョンを持っているので、より多くのプロジェクトを予定どおりに予算内で完了できます。」 - 予算の調整を強化する: すべての潜在的なプロジェクトのコストの現実的なアウトラインを作成し、これらの予測を使用してプロジェクトの準備状況を評価します。「PPM 方式は、計画された活動と実際の活動の間の予算の不一致をリアルタイムで特定するのに役立ち、プロジェクト開始後の財務リスクを最小限に抑えることができます」と Carter 氏は言います。「PPM ソフトウェアは、起こりうるお金の超過、スケジューリングの遅延、および技術的な欠陥を強調することによって、実行不可能な努力の過剰暴露を警告することができます。これにより、これらのリスクがプロジェクト デリバリ全体を通じて顕在化するのを防ぎ、より価値が高く、リスクの低いイニシアチブを自分に残します。」
- リソース管理の最適化: プロジェクト ポートフォリオ管理に従事することで、潜在的なプロジェクトに必要なすべてのリソースを決定できます。この情報を使用して、帯域幅に基づいてプロジェクトを引き受けることができるかどうかを決定できます。
「有能なリソースの割り当てにより、企業は利用可能なリソースとスキルを最も重要なタスクに誘導することで、最大限に活用できます」と、CloudTech24 の SEO スペシャリストである Daniel Foley 氏は述べています。「たとえば、リソース プロファイリングは更新されたスキル インベントリを提供し、ピーク需要期間がスキル不足の影響を受けないようにするのに役立ちます。能力を評価し、科学的に計算された比率でいくつかのタスクにスキルを再配分します。プロジェクトの需要はこのリソース容量に予測できるため、リソースを過負荷または軽減することなく、価値のあるプロジェクトにリソースを集中させることができます。」
- 共同作業による意思決定の促進: プロジェクト ポートフォリオ管理は、プロジェクトを選択するときに、PPM の専門家、プロジェクト マネージャー、およびプログラム マネージャー間のコラボレーションを促進するのに役立ちます。PPM はデータに基づく意思決定を重視しているため、チーム メンバーはパートナーシップに対する個人的な好みに頼る必要はありません。一緒に働く過程で関係と信頼を強化します。
- 利害関係者にプロジェクトの価値を実証する: 経営幹部は、チームが特定のプロジェクトを他のプロジェクトよりも優先した理由を把握できます。「個々のプロジェクトだけでなく、プロジェクトのポートフォリオを提示すると、それらのプロジェクトのマネージャーと、それらに資金を提供するエグゼクティブとの間のギャップを埋めることで、コミュニケーションが改善される可能性があります」と Miles 氏は言います。
- プロジェクトの成功率を高める: PPM を使用すると、個々のプロジェクトと組織全体の両方に最大の成功をもたらすプロジェクトに集中し、順序付けることができます。また、リスク、遅延、または失敗したプロジェクトのためのスペースをほとんど残さないプロジェクトを選択する信頼性の高いシステムが得られるため、競争上の優位性が得られます。
「PPM は、プロジェクトの進捗のあらゆる段階で経営陣の注目を集める傾向があり、それが私たちのパフォーマンスの向上に役立ちます。適切なプロジェクト管理は、あまりにも多くのタスクを同時に実行することで、プロジェクトが失敗するリスクを軽減します」と、KeyUA のデジタル マーケティング ストラテジストである Olga Voronkova 氏は述べています。
PMO Squad の創設者兼 CEO である Joe Pusz 氏は、PPM の利点についてこう述べています。「PPM 戦略のメリットは、組織に最大の投資収益率をもたらすプロジェクトを提供することです。マネージャーがプロジェクトを開始するのは、プロジェクトがより大きな組織に最小限の価値しか提供していない場合でも、リーダーが部門内のローカライズされた改善を望んでいるためです。
「ROI は適切な PPM の直接的な利益ですが、間接的な利益には幸せな従業員と高性能チームが含まれます。リソースの利用率は、PPM の不適切な選択によって直接影響を受け、多くの場合、士気の低下とリーダーシップへの信頼の欠如につながります。適切な PPM 評価を行わずにチーム メンバーをあまりにも多くのプロジェクトに割り当てると、リソースは余分な時間、品質の低下、そして最終的にはパフォーマンス評価の低下という負担を負います」と彼は言います。
そうは言っても、Zucker 氏は PPM の利点はバイナリでも自動でもないと説明しています。自分は単に利益を刈り取るか、または刈り取らないかではありません。すぐに結果が表示されるわけではありません。代わりに、PPM のメリットの程度を認識することは、組織の規律のレベル、および設定したプロセスへの献身と継続的な適応によって異なります。
「PPM プロセスの開発と成熟の利点は、連続体を表しています」と、Zucker 氏は言います。「ある極端には混沌があります。お金は、制御、調整、または説明責任のないプロジェクトに費やされます。スペクトルのもう一方の端には、効率的で透明なプロセスがあります。企業は投資を効果的に管理して、調整を確保し、投資を最大化できます。プロジェクトやプログラムの状況に透明性があり、問題が発生した場合に適切な是正措置が取られます。」
ポートフォリオ管理のデメリットは
ポートフォリオ管理は、時間とお金の両面でコストがかかる可能性があります。また、プロジェクト マネージャーの貴重な経験を優先順位付け式から取り除くこともできますが、これはこの方法論を採用する際に考慮すべき要素です。
PPM の潜在的な欠点には、次のものがあります。
- リソースの不適切な割り当て: 時間とお金は、あらゆる規模の企業にとって 2 つの基本的なリソースであり、PPM は両方を使用します。「事業規模によっては、ポートフォリオ プロジェクト管理が財務および労働資源の不必要な使用になる可能性があります。自分のビジネスに 5 人未満の従業員がいる場合、または詳細なプロジェクトを頻繁に処理しない場合は、PPM を必要としない可能性があります。投資は、経営範囲の拡大がビジネスの成長と収益の増加に役立つ場合にのみ投資します」と Li 氏は言います。
- 難しい決断: 優先順位付けは非常に難しい場合があり、時には難しい決断を下す必要があります。ポートフォリオ管理チームがこれらの決定を下すことができない場合、またはそれを行う権限が与えられていない場合、組織内の効率が低下する可能性があります。
- 意思決定からプロジェクトの専門知識を削除する: プロジェクトのマネージャーは、プロセスとプロジェクト自体について深い知識を持っており、ポートフォリオ管理手法を採用することで、ディスカッションから自分の声を取り除くことができます。標準化された意思決定は効率的ではありますが、ポートフォリオ マネージャーが気づいていないかもしれない細かい技術的詳細の知識を持っているかもしれないチーム リーダーの経験を無視します。
- 管理タスクに費やす時間: プロジェクト ポートフォリオを適切に管理するには、実際のプロジェクト管理を含めずに、多くの時間がかかります。ポートフォリオ マネージャーは、現在の優先事項を見直し、物事が順調に進んでいることを確認するだけでなく、レポートの作成、電子メールの作成、会議の開催に時間を費やす必要があります。1 つのプロジェクトにおけるスコープ クリープなどの問題は、頻繁な再評価を必要とするため、ポートフォリオ マネージャーの時間投資に影響を与える可能性もあります。「プロジェクトが少しでも変更されても、予算に負担がかかり、遅延が発生する可能性があります」と、Carter 氏は言います。
- コスト: PPM ソフトウェア ソリューションから人的資源まで、あらゆるものにお金がかかります。より多くの製品、より多くのチーム メンバー、より多くのマネージャーは、より多くの月額料金と給与を支払うことを意味します。
「PPM を使用して、在庫や製品リストなどの退屈で時間のかかる、しかし重要なタスクを合理化できます。これらの活動には通常、少なくとも 1 人か 2 人のフルタイムの労働者が必要であり、従業員の給与は数千ドルに達する可能性があります」と Wethrift の CEO である Nick Drewe 氏は述べています。「おそらく最大の欠点は、プロジェクト管理のニーズに応じて、PPM システムが毎月数百ドルの損失をもたらす可能性があることです。大企業はこれを容易に賄うことができますが、中小企業は余分な資金を持っていないかもしれません。
ソフトウェアやテンプレートなど、プロジェクト ポートフォリオの管理に役立つ多くの無料のリソースが利用可能です。私たちは、企業が軌道に乗るのを助けるために無料の PPM テンプレートのリストをまとめました。 - エグゼクティブの賛同を得ることの難しさ: 可視性の欠如やコミュニケーションの欠如など、多くの要因がエグゼクティブの賛同の欠如につながる可能性があります。リーダーを味方につけるのは難しいかもしれませんが、最終的には、エグゼクティブ チームのサポートを得ることで、ポートフォリオ プロセスの成功につながります。
ポートフォリオの意思決定にエグゼクティブ チームを含める方法の詳細については、エンタープライズ プロジェクト ポートフォリオ管理に関するガイドをご覧ください。
プロジェクト ポートフォリオ管理の長所と短所クイック リファレンス ガイド
プロジェクトをポートフォリオとして整理および管理するかどうかを決定する際には、考慮すべきことがたくさんあります。このクイック リファレンス ガイドを使用して、プロジェクト ポートフォリオ管理を実装することの長所と短所を比較してください。
| 長所 | 短所 |
|---|---|
| 最小化されたリスク: リスクが問題になる前に特定して軽減します。 | コスト: 新しい手順の採用、トレーニング、ソフトウェア、および開発を検討します。 |
| プロジェクト完了のスピードの向上: 標準化されたプロセスにより、冗長なタスクに費やす時間が短縮され、プロジェクト全体の時間が短縮されます。 | リソースの割り当て: PPM には、中小企業が余裕がないリソースが必要です。 |
| 予算の調整: 現在および以前のプロジェクトのデータを使用して、コストを現実的に概説します。 | 難しい決断: 優先順位付けとは、多くの重要なプロジェクトについて多くの難しい決断を下すことを意味します。 |
| 最適化されたリソース使用: ポートフォリオ画面では、実際に使用可能なリソースと、新しいプロジェクトに必要なリソースを確認できます。 | PM の専門知識を排除: 標準化された優先順位付けプロセスにより、日々の活動に関する深い知識を持つ現場のマネージャーからのインプットを減らすことができます。 |
| プロジェクトの成功率の向上: 標準化されたプラクティスは、時間の経過に伴うプロジェクトの成果の予測を改善し、成功のチャンスを高めます。 | 時間: 時間は貴重なリソースです。PPM プロセスの開発と実装には、時間を使用しますが、そうでなくても時間は必要になったり、他の場所で費やされたりする可能性があります。 |
| より協力的なチーム: 目に見える意思決定の文化を醸成することで、コミュニケーションが改善され、チームの結束力が高まります。 | エグゼクティブ バイインの確保: 新しい PPM 手順を実装する際に、証明されていないプロセスでエグゼクティブのバイインを確保することは困難な場合があります。 |
プロジェクト ポートフォリオ管理の長所と短所クイック リファレンス ガイドのダウンロード
プロジェクト ポートフォリオ管理ソフトウェアの利点は
適切なソフトウェアにより、プロジェクト ポートフォリオの管理が簡単になります。これらのプログラムは、既存のプロセスの多くに簡単に収まる強力なツール セットです。これらを使用して、タスクの自動化、リマインダーの設定、時間の浪費につながる手動プロセスの合理化を行います。
- 組織と可視性の向上: 組織と可視性は、プロジェクトの成功に不可欠です。PPM ソフトウェアは、プロジェクトの更新のための一元的でアクセス可能なダッシュボードと、ポートフォリオ内のプロジェクトの理解しやすい視覚的な組織を提供できます。「これらのプラットフォームにより、広範でアクセス可能なポートフォリオをコンパイルすることで、プロジェクト管理プロセスを合理化できます」と Drewe 氏は言います。
- 共有の容易さ: 組織全体で PPM ソフトウェアを採用すると、部門とマネージャーの間で更新と結果を簡単に共有できます。全員が同じ標準プログラムを使用すると、混乱する機会が少なくなります。「複数の種類のプロジェクトが同時に進行しているため、使いやすく、部門間で変化する要件に適応できる PPM ソフトウェアを使用しています。また、プロジェクトの規模に関しても適応性があります」と Voronkova 氏は言います。
- 時間の節約: PPM ソフトウェアを使用すると、反復的なタスクを自動化し、更新やリマインダーをスケジュールできるため、時間とお金を節約できます。マネージャーは、ソフトウェアが単純なものを処理しながら、他のより微妙なタスクに取り組むことができます。
- 経営幹部の意思決定を支援する: PPM ソフトウェアは、ポートフォリオ管理のプロセスに関する簡単な洞察を提供します。経営幹部は、ポートフォリオ ダッシュボードを簡単に見て、どのような意思決定が行われているのか、チーム メンバーがそれらの決定にどのように到達したか、それに応じて新しい決定を下す方法を確認できます。
- レポート生成: PPM ソフトウェアは、さまざまな状況に合わせてカスタマイズされたレポートを生成できます。標準化された一貫性のあるレポートにより、結果を簡単に表示および保存して、後で参照できるようにします。「私は、将来の成長に向けて最も賢明な経営判断を下せるように、最高の KPI 分析を提供できるソフトウェアを使用しています」と Li 氏は言います。
簡単なアンケートを使用して、オプションを絞り込み、ビジネスに適した PPM ツールを選択してください。「幸いなことに、市場は現在、PPM のより広範なラインを提供しています。私は、ユーザーが自分のニーズに対応し、予算計画に合ったプラットフォームを見つけるまで、選択肢を探ることをお勧めします」と Drewe 氏は提案しています。
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