複数のプロジェクトを管理するための戦略、ヒント、ツール

専門家は、複数のプロジェクトを管理するには、目標を継続的に追跡し、優れたコミュニケーションスキルを採用して、追加で作業を引き受けることができないときには周囲に伝えることを学ぶ必要があると強調しています。

複数のプロジェクトを管理するための追加のヒントを次に示します。

• マルチタスクを避ける: 複数のプロジェクトを時間通りに効果的に管理して完了するには、タスクを頻繁に変更しないようにします。代わりに、明確にした期間 (少なくとも 45 ~ 60 分) の間、1 つのタスクに十分な注意を払ってください。タイマーを設定し、タイマーが鳴るまで作業に固執します。可能であれば、1 つのタスクで定義された期間を延長します。
  
  タスクを頻繁に変更すると、生産性が低下します。人間の脳は、新しいタスクに生産的に取り組む前に、各変化に適応する時間が必要になるからです。
• 確固としたプロセス構造の確立: カリフォルニア州の海運物流会社である Airspace のシニアテクニカルプロダクトマネージャーである Kristen Jourdanis は、「共通言語と、一貫した高レベルなプロセスを確立することが最も重要です。チーム全体で効果的にコミュニケーションが取れなければ、誰も私が話していることを理解してくれず、結果はプロジェクトの意図した目的を満たさないことになります。プロジェクト全体で何が起こっているのかを誰も知らない場合、何かがコースを外れている可能性があるときの重要なインプットが出てきません。私は、チームメンバーが自動化された方法で、進捗状況を報告する権限を与えられる自律システムを構築しようとしています。」
• コミュニケーションへのコミット: 強力なコミュニケーションは、すべてがスムーズに実行されるようにするための鍵です。非常に多くの毎日の仕事と多くのプロジェクトがあると、重要なタスクを見失ったり、無視したりするのは、たやすいことです。チームの過剰なコミュニケーションやマイクロマネジメントを必要とせずに、プロジェクトの優先順位を明確にする組織システムを作成します。次に、成功に不可欠なものを伝えることに集中します。
• いいえと言う: すべての新しい作業に「はい」と言っていると、複数のプロジェクトを効果的に進めることはできません。他の人は自分に定期的に新しいタスクを割り当てたいと思うかもしれず、自分が現実的に引き受けられないものに「ノー」と言えなければなりません。さもなければ、自分が締め切りを逃したり、並以下の仕事を生むか、またはその両方になるので、既存のタスクは苦戦することになります。
  
  「(複数のプロジェクトをうまく管理するための)最も重要な制約は、1 日に十分な時間がないことです」と Otobos Consultants の Harrin 氏は言います。「これはリソース管理の問題であり、ポートフォリオの優先順位付けの問題でもあります。上司は個人がすべての新しい取り組みに「はい」と言うことを期待していますので。すべてのプロジェクトを成功裏に実現する現実的な可能性について、率直に会話をしようとする気はありませんから。
• 気を散らすものを避ける: 今日の職場環境では、メール、Slack メッセージ、電話のテキスト、会議、電話や Zoom の通話など、注意散漫にするものが多くあります。プロジェクトのタスクと目標を進行させるためには、明確にした期間、これらの気を散らすものを避ける必要があります。タイマーを設定し、メール、テキスト、その他の通知をミュートします。
  
  時間を効果的に集中して管理する方法に関する、その他の役立つヒントについては、時間管理のヒントと手法に関するガイドをお読みください。
• チームと自分自身に説明責任を果たす: チームとの定期的なチェックインをスケジュールします (1 対 1 のミーティングの場合もあります)。また、チーム全体の会議や少人数のグループ懇親会をスケジュールして、進捗状況や問題について話し合い、来週 (またはその他の明確にした作業期間) に達成予定のことを報告することもできます。プロジェクトマネージャーは、タスクと問題についても報告する必要があります。
  
  「定期的にチェックインを行い、チームとの関係を構築してください」と、Harrin 氏は言います。「主にあなたは、彼らが課題や今後の仕事休みについて教えられると感じてもらうようにして、スケジュールが立てられるようにしたいのです。私は、すべてのプロジェクトにわたって各プロジェクトの重要マイルストーンと重要ポイントを示す統合カレンダーを使用するように人々に教えているので、彼らは常に全体像を念頭に置いています。」
• ビジネス用シグナルの開発: 実際の緊急事態を除いて、特定の時間の中邪魔されないときに、同僚にシグナルを発信します。これは、次のことを意味する可能性があります。
  • 一定期間、邪魔されないことを示す、ドアや作業場への物理的な看板
  • 緊急でないメールには特定の時間まで返信しないメールの自動返信
  • 自分の予定表でブロックする時間
• 目標の常時再確認: 空軍の Jourdonais 氏は、チームが「プロジェクトの意図した価値について頻繁に訪れる基準ラインを設定し、その価値を提供するようにプロジェクトが道をたどっているかどうかを確認する」ことを推奨しています。「私は、事業を展開する市場が信じられないほど急速に進化している企業で働いていたことがあります。プロジェクトの意図は、不安定なビジネス要因のおかげで、予測された結果と必ずしも一致しないことがよくあります。私は物事が意図していた道から逸れるかもしれないのはいつなのか、注意深く追い続けます。時にはこれが OK のことがあって、私たちが気付いたことは、コースを変更し、優先順位をシャッフルする必要があることです。」
  
  「すべてを把握し続けるのは困難ですが、私はこれらの変化がどのように起こっているかについてばかり、過剰なコミュニケーションと文書化するという間違いを犯すため、私たちが各プロジェクトで現在どこにいるのか理解していないなどとは、誰も感じないのです。」
• タスクの委任: 仕事を他の人に渡すのは難しいかもしれませんが、重要な作業をすべて時間どおりに完了するために、特にマネージャーにとって、そうすることが不可欠である場合があります。
  
  作業の委任は、実際に、全員の時間を最も効率的に利用することになる可能性があります。マネージャでない場合は、マネージャがすべての可能な作業の転送を承認していることを確認してください。
• 期待を管理する: プロジェクトが進行するにつれて、特定のタスクを完了する際に経験するハードルやその他の問題について、プロジェクトリーダーと連絡を取り続けます。特定のプロジェクトの目的や期限が、期限が近づくずっと前に変更する必要がある理由を理解できるように助けます。
• 今後のタスクを常に理解する: Thomas Cagley は、ソフトウェア開発と保守で企業を支援するコンサルティング会社である Tom Cagley and Associates の社長です。「タスクのバックログを 1 つにまとめることは非常に重要です」と彼は言います。「バックログは、優先順位を付け、使用されている作業管理システムに引き込まれる作業の全体的なビューを提供する必要があります。」