西ケープ大学、Smartsheet で学術的使命を推進

西ケープ大学には、南アフリカの解放闘争における誇るべき歴史があります。同大学は、60 年前に設立されて以来、学術活動や地域社会貢献への取り組みを通じて抑圧、差別、不利益と闘い続けています。

高等教育のアクセス、公平性、質に関する UWC の主な懸念事項は、歴史的に疎外されてきた人々が南アフリカ社会に完全に参加できるようにするための、広範かつ実践的な支援活動から生まれたものです。UWC では約 2 万 5,000 人の学生が複数のキャンパスに在籍し、毎年約 4,500 ～ 5,000 人の新入生を受け入れています。

同大学では、IT 部門の責任者が短期間に大きく入れ替わった結果、破壊的な構造改革が起こり、それが職員の士気に影響を及ぼしました。職員は自分に影響が及ぶことを恐れ、透明性を追求することに消極的でした。これによりチーム間の結束が弱まり、透明性が失われ、結果的に説明責任が果たせなくなりました。

ICT ディレクター Raymond Crown 氏が入ったとき、各チームが独立したユニットとして動いており、IT システム全体を把握するのが大変でした。そこで同氏は必要な透明性を得るために、プロセスを統合して報告を改善する、一元化されたメカニズムを探し始めました。

Excel を使って組織的なタスクを行っていた Raymond 氏が求めていたのは、追加のスキルやリソースを必要とせず、大学と従業員の両方に対して説明責任を推進するソリューションです。

この件について同僚と話しているとき、大学の研究者が Raymond 氏に見せたのが Smartsheet のデモでした。実際にソフトウェアが動いているのを見て興味を持ち、試しに使ってみたところ、Smartsheet が一元的な情報源、直感的なアクティビティ追跡、プラットフォームでプロセスを容易に視覚化、といった条件をすべて満たしていることがすぐにわかりました。

Raymond 氏は、Smartsheet をまず自分で個人的に使ってからオペレーション マネージャーに紹介しましたが、マネージャーはそのメリットをすぐに理解し、受け入れました。Raymond 氏とマネージャーは、Smartsheet でプロジェクトの可視性を高め、レポートを改善する方法を一緒に検討しました。

「見てすぐに気に入りました。そして、いろいろと調べていくうちに、さまざまなソースから得た情報を 1 か所に統合できることに気が付きました。Smartsheet の良さを実感できるようになったのは、そこからです。」と Raymond 氏は言います。 

合理化された財務報告

大学の年度予算立案は、約 6 か月かかる大仕事です。IT チームで採用されていた非効率的で不便なプロセスを改善するために、Raymond 氏は Smartsheet に着目しました。

Raymond 氏は Smartsheet の計画機能を使用して、システムを完全に自動化しただけでなく、使いやすい予算リクエスト申請フォームを作成しました。これにより、こうしたリクエストの追跡がさらに容易になり、チームはレポート作成を簡素化することができました。また、ダッシュボードを使ったミーティング中におけるこうした情報を可視化することで、切実に求められていた透明性が実現しました。

さらに、Smartsheet によりディスカッションの一貫性が確保され、プロセス変革が実現したのです。繰り返し見直す作業から解放されたチームは、その時間を他の業務に充てられるようになりました。また、予算に関する作業の大半が以前は営業時間外に行われていましたが、労力が軽減され、これはチームの士気にすぐに影響を及ぼしました。

パイプラインからの支払い遅延の排除

調達リクエストの承認を追跡するための一元化されたシステムがないことで、支払いが遅れることがよくありました。ソフトウェア プロバイダーへの支払いができなかったり遅れたりして、大学側が利息を支払わなければならないこともありました。Smartsheet には、関連情報の概要がすべて表示されます。これは、職員がこのような罰則を回避するうえで役に立ちます。今では書類の提出、署名、支払い処理などにも対応できるよう拡張されており、こうした処理すべては、職員がリモートで働いていて直接署名することができない場合に非常に重要であることがわかりました。

現在、支払いの遅れが発生すると、すぐに自動アラートで Raymond 氏に通知されるので、すばやく簡単に問題を解決することができます。また、どのチームが支払い遅延の責任を負うかを追跡できるため、そのチームに割り当てられている予算から料金を取ることができ、説明責任の推進にも役立っています。

「チームの時間を大幅に節約できました。」と Raymond 氏は言います。「すべての請求書とドキュメントを、週の特定の時間に Smartsheet を使ってまとめて提出できるのです。とても簡単なプロセスです。署名したものを、非常に簡単に追跡することができます。」

リスクの軽減

大学にとって不可欠なリスク管理を適切に行えることも、プロセスの完全な透明性を確保するメリットです。Smartsheet のダッシュボードを使用することで、Raymond 氏は進捗状況の追跡とその後の解決策を自信を持って示すことができます。環境が整っているため、関係者も安心します。

Smartsheet のおかげで、今では完全な透明性が全社的に確保されています。また、予算管理や調達などのプロセスを標準化できるようになり、効率が上がり、日々の業務が合理化されました。

Smartsheet によってチーム間の共同作業とコミュニケーションも強化されました。Smartsheet を導入して以来、自動化されたプロセスで生産性が約 20% 向上し、残業が減り、これが従業員の幸せにもつながりました。

さらに、Smartsheet 導入による財務上のメリットも明らかです。「現時点で、未解決の監査所見はありません。」と Raymond 氏は言います。「ここに来て以来、170 件近くの監査所見を解決してきました。Smartsheet がなかったら、物事を追跡して監視することができず、相変わらず同じことをやっていたでしょう。」

全体として、チームがより少ない労力でより多くのことを行えるように、一般的な管理が合理化され改善されたのです。

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