東芝グローバル コマース ソリューション、Smartsheet の最新 PPM を使用してイノベーションを迅速に商品化

東芝グローバル コマース ソリューションは、世界最大級の日本の製造業者である東芝テック株式会社の一部であり、世界最大手の小売業者にテクノロジー ソリューションを供給しています。同社は世界中に 300 万以上の POS システムとセルフチェックアウト システムを納入しており、食料品チェーン店やその他の小売店舗のパフォーマンス向上、業務管理の強化、より良いカスタマー エクスペリエンスの提供を実現しています。

同社は、Smartsheet の最新 PPM をエンドツーエンドのプロジェクトおよびポートフォリオ管理 (PPM) プロセスの実行環境として活用しています。「Smartsheet の最新 PPM は、戦略をソリューションに変換し、最終的には新製品の商品化に至るプロセスを管理するのに役立ちます。」と、東芝グローバル コマース ソリューション、ソリューション戦略担当ディレクターである Brian Taylor 氏は述べます。「このプロセス全体は部門横断的なものであり、組織のすべての事業部門が関与しています。」

Taylor 氏や他のマネージャーにとって、Smartsheet の採用前は PPM プロセスは合理化されているとは言えない状態でした。組織の多くの製品チームやプロジェクト チームが、いくつものデータベース、スプレッドシート、ドキュメント リポジトリ、プロジェクト管理ツールを組み合わせて使用していたからです。「どのチームも独自の方法でプロセスを管理しており、十分な一貫性がありませんでした。」と Taylor 氏は述べます。「また、経営陣のために、プロジェクトのリスク、問題、アクションに対する可視性を高めることにも苦労しました。」各ビジネス チームは、プロジェクトのステータスの最新情報を経営陣に示すスライドを、毎週何時間も準備していました。「全体的に見て、プログラム実行環境は理想的とは言えない状態でした。関係者へのレポート作成を行いやすいよう、チーム間での自動化や標準化がなされていなかったからです。」と Taylor 氏は言います。「その結果、プロジェクトに一貫性がなくなり、可視性が失われました。このため、進捗をモニタリングして問題を迅速に解決することが困難で、その結果として、問題や遅延が発生したりすることもありました。」

東芝グローバル コマース ソリューションは、新製品の市場投入までの時間を短縮できるプロセスが必要だと考えました。「新しく革新的なものを取り入れ、アイデアを製品へと変えるためのより良い方法が必要でした。」と Taylor 氏は語ります。

Smartsheet の最新 PPM でプロジェクト ポートフォリオとプロセスを追跡

東芝グローバル コマース ソリューションは、以前 Smartsheet を社内の別の領域で使用した経験があり、その点がプログラム マネージャーにとっては魅力的でした。

「Smartsheet を使用すれば、私たちのプロセスを中心に一連のツールを構築できます。プロセスをツールに合わせる必要がないのです。」と、東芝グローバル コマース ソリューションのシニア プログラム マネージャー、Scott Graham 氏は言います。

「Smartsheet のカスタマイズ可能なテンプレートを使用することで、プロジェクト全体を通じて継続的および段階的なプロセス変更を迅速に行うことができます。」

同社は Smartsheet の最新 PPM を使用して、ポートフォリオ全体で 40 件を超えるプロジェクトを追跡し、新しいソリューションを導入するためのプロセスを管理しています。どの事業部門も Smartsheet で自動化されたプロセス ワークフローを開始し、プロジェクトを始めることができます。新しいプロジェクトごとに、Smartsheet Control Center でブループリントのプロビジョニングがトリガーされ、これによりプロジェクトが最初から最後まで追跡されます。その結果、プログラム マネージャー、セールス チームやマーケティング チーム、財務スタッフ、開発リーダーは、プロジェクト、リスク、アクション、問題を標準化された方法で追跡できます。また、ワークフローの自動化によって、プロジェクトの主要なマイルストーンや期限に関するリマインダーが関係者に送信されます。 

東芝グローバル コマース ソリューションでは Smartsheet のダッシュボードを活用して、プログラム マネージャーが個々のプロジェクトの進捗状況を一目で詳細に把握できるようにしています。また、同社はポートフォリオレベルのダッシュボードを使用して、ビジネス全体のポートフォリオの所有者や経営幹部にプロジェクトのその時点での概要を提示します。「リーダーシップ チームは、Smartsheet を使用してポートフォリオのすべてのプロジェクトをすばやく確認でき、ステータスやリスクや問題を確認できます。また、プロジェクトが期限切れの場合や順調に進んでいない場合は、何を行う必要があるかを確認することもできます。」と Graham 氏は言います。 

Smartsheet 専門サービスは、エンドツーエンドの PPM ソリューションを提供

Smartsheet を導入した当初、東芝グローバル コマース ソリューションは、Control Center テンプレートの設定に関し、Smartsheet 専門サービスにサポートを求めました。「環境をどのように機能させるかについて、当初いくつかアイデアがでていました。そこで私たちは、Smartsheet 専門サービスと話し合いました。」と、Graham 氏は言います。「経営陣は、数多くの複雑な指標を求めていました。専門家ではない私たちには思いつかないテクニックもありましたが、これらは Smartsheet 専門サービスにとってごく当たり前にできてしまうことでした。専門サービスは、アーキテクチャの改良から環境の構築、テストまで、すべての作業を段階的に説明してくれました。最終的には当初の予想よりもはるかに大きな成果を得られました。専門サービスにより、持続可能で管理しやすく拡張可能なソリューションを構築することができたのです。」

ソリューションの設計と展開を行う間、Smartsheet 専門サービスは、東芝グローバル コマース ソリューションにダッシュボードを提供し、各プロジェクト フェーズに費やされた時間数と詳細なプロジェクト スケジュールを迅速に確認できるようにしました。「誰かが私にステータスの最新情報を求めてきたら、その情報を引き出して、ユーザー ストーリーやアーキテクチャ ダイアグラムを共有するだけで済みます。」と Graham 氏は言います。 

Smartsheet 専門サービスのサポートがなければ、東芝グローバル コマース ソリューションはスケジュールどおりに独自のソリューションを構築できなかったかもしれません。「Smartsheet の操作は簡単ですが、私たちはまだ専門家のレベルには達していないので、あまりに複雑なことはできません。」と Graham 氏は述べます。「Smartsheet 専門サービスのサポートがなければ、私たちがどのようなものを構築することになったか、想像がつきません。それはおそらく、管理不能なものになったはずです。専門サービスは、私たちを正しい方向へと導いてくれるという点で、非常に重要な存在でした。」

標準化された一貫性のあるプロジェクト ポートフォリオ管理

東芝グローバル コマース ソリューションは Smartsheet の最新 PPM を使用することで、ソリューションを市場に投入するための標準化されたプロセス ツールキットを手に入れました。プログラム マネージャーや製品マネージャーは、タスク、役割、責任を明確にするとともに、これらの一貫性を確保できるようになりました。チームは、さまざまなツールに依存することなく、プロジェクトの可視性を維持したまま、会社のポートフォリオ内の各プロジェクトのステータスを簡単にモニタリングできるようになりました。

「Smartsheet を使用することで、すべてのプロジェクトで一貫したブループリント、ダッシュボード、手法を実現し、プロセス全体を通してプログラムを完全に管理できます。」と、Graham 氏は言います。「どの事業部門であっても、私たちはプロジェクトに関して完全に足並みを揃えることができます。」

新製品の市場投入までの時間の短縮

東芝グローバル コマース ソリューションは、Smartsheet の自動化機能と一貫性を活用し、ソリューションをすばやく概念化できる、小規模でアジャイルなプロジェクト チームを編成しました。「Smartsheet を使用すると、多くのことを実験し早いサイクルで試行錯誤を繰り返すことができます。」と Taylor 氏は述べます。「Smartsheet を通し、マーケティングや販売から製品開発やサポートに至るまで、会社のすべての部門を統合することで、イノベーションを商品化へともっていくことが可能になります。私たちはプロセスを標準化し、各プロジェクトごとにチームの連携を図りました。このため、プロセスは本番環境への移行に成功し、新しいソリューションをこれまでよりも迅速に商品化し、運用できるようになりました。」

会社への価値の提供に注力

東芝グローバル コマース ソリューションは、Smartsheet の自動化機能と一貫性を活用し、ソリューションをすばやく概念化できる、小規模でアジャイルなプロジェクト チームを編成しました。「Smartsheet を使用することで、プロジェクトの調整、レポートの作成、会議の実施の面で効率が向上しました。」と Taylor 氏は述べています。「毎週異なる事業部門向けのプレゼンテーション資料を作成しなくてもよくなりました。私たちは現在、リアルタイムで業務を行っています。たとえば、人々がタスクを簡単に追跡したり、プロジェクトの納期を変更したりできるため、ステータスの最新情報を得るために人々を探し回る必要がなくなりました。」

同社のプログラム マネージャーや製品マネージャーは、会議で提示するステータス スライドやその他の資料の作成に以前ほど時間を費やさなくても済むようになりました。「プログラム管理に Smartsheet を使用することで、効率が 25% 向上しました。」と Taylor 氏は述べます。

「たとえば、プログラム マネージャーを対象に調査を行ったところ、ステータス レポートや議事録の準備に費やす時間が毎週 4 時間以上減少していることが明らかになりました。自由に使える時間が増えれば、プログラム マネージャーはより価値の高い活動に集中し、企業に貢献することができます。時間が節約できれば、以前より多くのプロジェクトを引き受けられるようになり、革新的な新しいソリューションをお客様に提供し、ひいては会社を前進させることができます。」

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