NGO の新しいプロセスはグローバル ヘルスの変革者

世界中の何億人もの人々の生活を改善することに注力している非営利団体である The Task Force for Global Health (ザ タスク フォース フォー グローバル ヘルス) は、衰弱性疾患の管理、排除、根絶のために 14 のプログラムを提供しています。同団体の Neglected Tropical Diseases Support Center (顧みられない熱帯病対策支援センター) では、世界で 10 億人以上の人々に影響を与えている 5 つの病気を撲滅するための手段や手法に関するリサーチを行っています。

「私たちの仕事とオペレーショナル リサーチは、顧みられない熱帯病を根絶するためのギャップや障壁に対応することです。」と、特別プログラム担当シニア アソシエイト ディレクターの Marianna Stephens 氏は説明します。Task Force (タスク フォース) は、予防薬を地域社会に届ける際の課題を解決するために、保健省を支援しています。地域社会のパートナーと共に行うこの活動の最終的な目的は、世界保健機関 (WHO) が設定した疾病管理と撲滅の目標を各国が達成できるように支援することです。

Stephens 氏は、55 か国で約 200 のリサーチ プロジェクトのポートフォリオを抱えており、「リサーチを実施し、それらのギャップや障壁に対応するための結論を出すことが急務となっています。」と述べています。

重要な情報の検索に時間を浪費

このような緊急性にもかかわらず、チームはしばしば事務作業に没頭し、時にはより重要なことを犠牲にしていました。「私の仕事で一番楽しい瞬間は、地域社会に入っていくときです。」と Stephens 氏は言います。「飛行機を降りると、そこが自分が必要とされている場所だと感じます。私たちのチームは、地域社会の中で活躍したいと考えています。しかし、オペレーショナル リサーチに関連した事務的な作業が多く、これらの作業で手一杯になってしまうことがよくありました。」

たとえば、寄付者やパートナーに報告するために必要な情報を、複数のチーム メンバーが何日もかけて把握していました。プロジェクトの情報は、主に非常に長いスプレッドシートで記録されており、それを裏付ける資料は他のさまざまな場所に保存されていました。「探しているプロジェクトを見つけるには、何度も何度もスクロールしなければなりませんでした。」と、コミュニケーションズ アンド デベロップメントのアソシエイト ディレクター、Chelsea Toledo 氏は言います。

「たくさんの複雑な情報、私たちがサポートしているさまざまなリサーチに関するあらゆる詳細情報が、さまざまな場所に保管されていました。」と、プロジェクト サポート スペシャリストの Allison Snyder 氏は付け加えます。

あるケースでは、チームが特定の診断ツールをどこで、どのくらいの数の研究で、どのような疾患で使用しているのかを調べる必要がありました。「それらの書類を確認しましたが、情報を見つけることはできませんでした。その後、チーム メンバーの 2 人に声をかけ、3 人で探しました。その方が簡単だと思えたからです。」と Stephens 氏は言います。「見つけるまでに、ほぼ 3 日かかりました。」

Stephens 氏は、チームが情報の追跡で時間を無駄にしていることに気づき、Smartsheet のパイロットを実行することになりました。「効率化できるシステムを開発する余地があることは知っていました。」と彼女は言います。「そして、上司を説得するのにそれほど時間はかかりませんでした。」チームは Smartsheet を全面的に採用し、プログラム全体に展開することを決定しました。

Task Force (タスク フォース) のシニア サイエンティストである Patrick Lammie 博士は次のように述べています。「私たちは、非常に多くの国にまたがる多くのプロジェクトの追跡と報告の複雑さを管理するのに役立つツールとして、Smartsheet を紹介されました。私はどのような種類の新しいソフトウェアにも常に懐疑的ですが、この製品では素晴らしい経験をしており、現時点では本当に頼りにしていると言わざるを得ません。」

コミュニティへのサービス提供に費やす時間が増加

Smartsheet を使用することで、チームはプロジェクトを管理し、管理上のオーバーヘッドを削減するためのより良い方法を見つけることができました。「Smartsheet をきっかけに、まとめることが合理的なものすべてを、ユーザー フレンドリーな 1 つのシステムに統合し、設計を私たちの複雑な環境にフィットさせることができました。」と Snyder 氏は言います。

チームは Smartsheet を使用して、リサーチ ポートフォリオを最初から最後まで追跡しています。チーム メンバーは、フォームを使用して情報を収集し、最初から最後、つまり契約の締結から現場作業のスケジューリング、供給品の注文に至るまでプロジェクトを管理します。これにより、正確な情報を見つけるのが格段に早くなりました。「報告書を作ることと、『この四半期に完了したものは何か？』『どのプロジェクトが出版につながったか？』『その出版物の詳細は？』など質問に対する回答を得ることが格段に簡単になりました。」と、Toledo 氏は述べています。「そしてそのような出版物は列に添付されているので、大丈夫です。すぐに確認できます。」

「8 つの異なるものにアクセスするために、8 か所の別の場所に行く必要はありません。1 か所で済みます。」と Snyder 氏は付け加えます。「リンクをチーム メンバーと共有することで、メンバーはリアルタイムの情報を見ることができますし、私がデスクで変更を加えている間も、メンバーはそれを見ることができます。」

「Smartsheet を導入する前、ある寄付者から、私たちがリサーチを行っている特定のツールで何をしているのかを知りたいというリクエストがありました。」と、Snyder 氏は言います。「答えがわかるまでに、3 人で 3 日かかりました。それが今では、3 分でわかります。」

また、チーム全員がプログラム情報にアクセスできるので、チーム メンバーが移動中でインターネットにアクセスできない場合でも、別のチーム メンバーが最新の情報を見つけることができます。あるケースでは、Stephens 氏は臨床試験を開始するためにインドのケララ州にいました。現場のチームは、最終的な予算情報が正しいかどうかがわかりませんでした。そこで、Stephens 氏は Smartsheet を調べて詳細を引き出しました。「あれは本当に助かりました。」と Stephens 氏は言います。「私が得ていた情報は最新で直近のものであり、最終的な文書であることがわかりました。」Smartsheet を使えば、バージョン管理はもはや問題ではなくなります。

寄付者にとって透明性の高い環境

Smartsheet はまた、Bill＆Melinda Gates Foundation (ビル&メリンダ・ゲイツ財団)、USAID、UK Aid (UK エイド) の 3 つの主要寄付者に対する年次報告書の正確性と適時性の向上にも役立っています。

過去には、各寄付者の年次報告書を作成するのに数か月かかることもありました。Stephens 氏は次のように述べています。「今では、3 つの寄付者向け報告書を作成するのではなく、1 つの年次報告書を組み合わせて作成することができるようになりました。数週間ですべてのデータを引き出し、レポートを作成し、ダッシュボードで視覚的に提示することができます。これにより、寄付者にとって非常に透明性の高い環境が実現しました。」

チームはまた、次のステップを明確にするために、ダッシュボードを使用してパートナーや寄付者に調査結果を報告しています。Stephens 氏は次のように述べています。「研究の詳細をシートから抽出し、円グラフ、グラフ、地図などのビジュアルに変換して、私たちが取り組んでいることを視覚的に示すことができます。」

このデータの可視化により、チームは管理業務に費やす時間を減らしながら、サービスを提供するコミュニティの人々やパートナーと調査結果を簡単に共有できます。「Smartsheet を使用することで、1 つのプラットフォームですべての作業を行うことができ、現場でのリサーチに集中することができます。」と Stephens 氏は言います。

「Smartsheet を使用することで、世界保健機関によって設定されたグローバルな疾病撲滅目標に近づきつつあります。」と Snyder 氏は付け加えます。「私は、世界中の何百万もの人々の生活に関係がある 188 のプロジェクトのプロジェクト管理を行っています。」

Lammie 氏は付け加えます。「私がこの仕事を始めたのは、病気を克服できる機会があれば、それを行う義務があると信じているからです。このような目標に向かって前進できるような科学に携わることは、とてもやりがいがあります。Smartsheet を使用して自分の時間を節約して、実際に科学的な仕事をすることができるのは、本当に素晴らしいことです。」

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