正確なデータへのリアルタイム アクセスによってビジネスの成功を築く Sutter Roofing (サッター ルーフィング)

Sutter Roofing Company (サッター ルーフィング カンパニー) は、他の会社が受けたがらない複雑な仕事を引き受けることにより、南東部で代表的な商業屋根ふき会社となりました。屋根全体の交換時にフード プロセッサの動作とコードを維持するための保護構造を設置したり、製造業や航空宇宙産業の顧客の厳しい基準に適合したりするなど、約 120 年の歴史を持つこの会社は、その豊富な経験と熟練した労働力で評判を築いてきました。Smartsheet は、組織全体の従業員が、過去の一連の作業と現在のリソースおよび可用性の両方を理解するために必要なデータを管理するのに役立ちます。

「成長するためには、正確なデータを目の前に置き、そのデータを信頼できることが必要です。」と Sutter Roofing (サッター ルーフィング) の最高執行責任者である John Kenney 氏は述べています。「仕事をしてもらう人の数を誇張するのは最も良くないことです。」

ビジネスの収益性は、各新規業務の正確な範囲設定と価格設定に依存します。必要な労働時間、材料、時間を過小評価すると、残業代、供給不足、期限の遅れにつながる可能性があり、それらすべてが収益に影響します。Kenney 氏とそのチームは、スプレッドシートを使用してビジネス データを追跡していましたが、必要な精度を維持できませんでした。さまざまな関係者が競合するバージョンのドキュメントを保存していて、編集したのは誰か、見積もりやスケジュールに使用する最新のバージョンがどれかを特定するのは困難でした。

Smartsheet が話題に上るようになったのは 3 年前、ある新入社員が大学建設プログラムのプロジェクトで Smartsheet がどのように役立ったかを語ったときでした。Kenney 氏の第一印象では、これまで検討してきたすべてのソリューションの中で最も習得しやすいと感じました。そこで、Sutter Roofing (サッター ルーフィング) のビジネスのほぼすべての側面を変革する最大限の可能性を探求し始めました。

作業を見積もり、計画し、追跡する

Smartsheet を使用すると、Sutter Roofing (サッター ルーフィング) のプロジェクト リーダーは過去数十年にわたって完了した屋根工事に関する詳細なデータ (材料費、期間、必要な労働時間、想定外の問題など) を取得できます。その情報は、会社の見積もり担当者が新しいプロジェクトに必要なものや、いつスタッフが稼働可能になり作業を開始できるかを明確に把握するのに役立ちます。

「過去 20 年に行ったすべてのプロジェクトの履歴データを保存しています。」と Kenney 氏は言います。「すべての保証がそこにあります。仕事をするのにかかった工数、材料の不足と過剰、使用された機器が分かります。オペレーション チームは、プロジェクトにかかった時間、実施時期、人員の種類と人数を確認できます。すべてのデータがそこにあり、使用できるのです。」

オペレーション チームは Smartsheet を使用して仕事のすべてのステップを計画してスケジュールし、作業の進行状況を追跡します。マネージャーは、あらゆるプロジェクトのステータスをリアルタイムで把握できます。作業が 30% 完了していて、割り当てられた材料と労働力の 40% が使用されている場合、リーダーが介入して問題を特定し、プロセスや想定をリセットして、作業を正しい方向に進めることができます。

「この情報が得られる前は、90% か 95% 『完了』していて修正する時間がありませんでした。」と Kenney 氏は言います。「今ではすべてのプロジェクトの初期段階で把握しているので、良くない方向に進んだかもしれないプロジェクトを救うための決定を下せるようになりました。」

ユーザーは携帯電話からフォームやデータにアクセスできるため、詳細情報をリアルタイムで簡単に取得できます。多くのスタッフが複数の現場を行き来しているため、モバイル アクセスによって到着前に仕事の最新情報を入手することができます。

また Smartsheet によって、Sutter University と呼ばれている社内トレーニング プログラムも合理化されています。従業員は、コースの説明を表示し、トレーニングに登録し、各セッションの完了を記録することができます。さらに Sutter Roofing (サッター ルーフィング) は 業界の認定を Smartsheet で記録することにより、特別なスキルや規制要件のあるプロジェクトに従事する資格のある作業員を明確に把握しています。そのため、非常に要求の厳しい仕事でも簡単に要員を集めることができます。

営業と管理業務

Sutter Roofing (サッター ルーフィング) では Smartsheet を使用して、見込み客の追跡やマーケティング活動から契約のレビューや承認に至るまでのビジネス プロセスの管理を合理化しています。業界に適合したソフトウェアと簡単に統合できることが、Kenney 氏が気に入っている機能の 1 つです。

「Smartsheet について本当に私が気に入っているのは、すべてを網羅しているソフトウェア バンドルではないという点です。」と Kenney 氏は言います。「当社には屋根ふき用の会計システムと、CRM と HR のスイートがあります。しかしそのすべての情報が Smartsheet に取り込まれると、魔法が起きるのです。」

営業チームは、リードと見込み客、売上、契約の成約、コミッション、および成約率を追跡できます。契約は自動的にアラートと承認を行う承認プロセスを通過し、必要な署名が自動的に要求され、特定の財務記録の必要性について経理または給与計算に通知されます。作業が完了すると、契約の詳細、作業メモ、労働記録、および会計データがすべて完了シートに移動し、最終レビューを経てアーカイブされます。

役員および顧客への報告

ダッシュボードを使用すると、役員や顧客が意思決定を行うために必要な情報を、見積もり、営業、オペレーションの各チームが簡単に共有できます。

「プロセスの合理化を可能にする、これほど優れたプログラムは市場にないと思います。」と Kenney 氏は言います。「業界を問わず、どの企業の経営幹部も、高速処理できる情報が必要であり、それが正確であることを知る必要があります。Smartsheet の優れている点は、情報を取得した後、ダッシュボードの片側に KPI と企業のベンチマークがすべて事前設定され、実績がもう一方の側に示されることです。数字やグラフなど、自分に役立つもので予測を立てることができ、5 分で会社の健全性を知ることができるのです。」

Sutter Roofing (サッター ルーフィング) はいくつかの主要な顧客と試験的に顧客ポータルを運用して、ダッシュボードに現在のプロジェクトのステータスおよびメトリックと、修理とメンテナンスの見積もりを表示させています。 

「大規模な資産管理者やビル所有者は、すべての情報が携帯電話でも正しく表示されることを非常に気に入っています。」と Kenney 氏は言います。「必要とするすべての情報を提供すれば、顧客を失うことは滅多にありません。顧客は情報がどこにあるかを知る力を失いたくないからです。」

Sutter Roofing (サッター ルーフィング) が Smartsheet を採用した最大の成果の 1 つは、倉庫の資材をより正確に追跡し、購入の重複が避けられるようになったことです。これにより、新しいプロジェクトで物資が利用可能になり、20 万ドル以上を節約できました。Kenney 氏は、営業会議の準備プロセスも合理化されたと述べています。以前はアシスタントがデータを検索、調整するのに 4 ～ 5 時間かかっていましたが、Smartsheet レポートを実行してデータの重要点や問題を確認できるため 45 分しかかからなくなりました。また、チームが Smartsheet を使って新しいことを行うアイデアを熱心にブレインストーミングし、革新的な提案を独自に提供していることを嬉しく思っています。

「従業員の誰かに、Smartsheet 導入以降、会社のプロセスや仕事が簡単になったと思うか、難しくなったと思うかと尋ねたなら、100% 仕事が楽になったという回答が得られると確信しています。」と Kenney 氏は言います。「情報を探すのに時間をかける必要はなく、クリック 1 回で得られるからです。当社ではこれを 100％ 支持しています。この会社で、あるいはそれ以外の私のキャリアの中でも、これほど圧倒的な支持を得ているプログラムを実装したことがありません。」