Sutherland (サザーランド)、プロジェクトおよびポートフォリオ管理に Smartsheet を使用して、年間 100 万ドルのコストを削減し、指導陣がリアルタイムでビジネスを可視化できるように

Sutherland (サザーランド) は、体験主導型のデジタル トランスフォーメーション企業です。当社のミッションは、顧客と従業員のために特別に設計および考案した体験を提供することです。35 年以上にわたり、クライアントの顧客に奉仕し、測定可能な結果を提供し、成長を加速できるよう支援してきました。当社独自の AI ベースの製品とプラットフォームは、強力な IP と自動化に基づいて構築されています。

Sutherland (サザーランド) は、プロジェクトおよびポートフォリオ管理 (PPM) 対応の Smartsheet ソリューションを使用して、プロジェクトを管理し、全社にわたるプロジェクトのフレームワークを自動化しています。 Smartsheet との統合が功を奏した主なビジネス分野としては、プロジェクト管理、人事、人材獲得、サービス エクセレンスがあります。「当社には起業家精神が根付いています。 変化とは常に隣り合わせです。 そのため、私たちのニーズにすぐに応えてくれるツールが必要だったのです。」と Sutherland (サザーランド) のトランジション サービス部門アソシエイト バイス プレジデントである Bill Lafferty 氏は語ります。「私たちのニーズにすぐに対応できるツールが必要だったのですが、それが Smartsheet だったのです。」

Sutherland (サザーランド) は急速なビジネス成長を遂げており、世界中の新しい地域で新しい顧客を開拓し続けています。「私が会社に入社した 12 年前は、10 数か国で事業を展開していました。 今では 20 数か国の国に事業を拡大しており、61 か所の配送センター、4 万人の従業員を擁すまでになっています。」と Lafferty 氏は語ります。このような成長のかじ取りには困難が付きまといます。「当社は正式な PPM ソリューションを持たず、プロジェクト管理にさまざまなツールを使用していました。」と Lafferty 氏は説明します。「その結果、プロジェクト データをうまくまとめることができず、プログラムの可視化が難しくなってしまいました。」当社の目論見としては、プログラムおよびプロジェクトのアプローチを透明性の高いものに変えようと考えていました。具体的には、社内の関係者とクライアントの関係者との間の透明性を高めようとしていたのです。 そうして PPM ソリューションを探し始めたのでした。 柔軟性とカスタマイズ性に対する当社のニーズは、市場に出回っている大型の PPM ソリューションとはうまく噛み合わず、軽量サイズの PPM ソリューションを探し始めました。 その結果、導入が速く、インターフェイスが馴染みやすく、ニーズに合わせてカスタマイズできることが決め手となり、当社推奨の PPM ツールとして Smartsheet を選んだのです。」と Lafferty 氏は語ります。

Smartsheet PPM でプロジェクトを一元管理 

Sutherland (サザーランド) は、その課題を克服するために、Smartsheet PPM ソリューションを導入し、Smartsheet を使用してプロジェクト ワークフローを自動化し、内部的なプロジェクトとクライアント向けプロジェクトを一元的に管理するようにしました。「さまざまなツールを探しましたが、大多数の人に馴染みそうなユーザー インターフェイスを備えていることが決め手となって Smartsheet を選びました。これで、導入が簡単で、生産性がすぐに上がると考えました。」と Lafferty 氏は語ります。 

Sutherland (サザーランド) の 5,000 人を超える従業員が今日も Smartsheet を利用しています。 当社の組織の中で、この製品を利用している主なユーザー グループは、最大規模の PMO であるトランジションおよびトランスフォーメーション (TNT)、テクノロジー プロジェクト管理オフィス (TPMO)、人事 (HR)、人材獲得 (TA)、サービス エクセレンスの各チームです。 PMO は、Smartsheet のシート、レポート、ダッシュボードで構成されるテンプレート化されたワークスペースを活用して、数百に及ぶプロジェクトを毎日追跡しています。「各プロジェクトには社内外のユーザー向けの Smartsheet ダッシュボードが複数あり、リーダーシップ チームとクライアントの関係者はそのダッシュボードを使って各プロジェクトの状況をまとめて確認しています。」と Lafferty 氏は語ります。Sutherland (サザーランド) の HR チームと TA チームは、常に複数の採用キャンペーンを並行して管理する役目を負っています。そこで、両チームは Smartsheet を使用して、複数の優先順位をうまく調整し、新入社員の研修プロセスをスムーズに進めています。Sutherland (サザーランド) のサービス エクセレンス部門は、複雑なグローバル パフォーマンス管理レポートを Power BI 可視化ソフトウェアと連携させるために、Smartsheet を使用しています。 

Sutherland (サザーランド) は、Smartsheet のワークフロー自動化機能を使用して、承認プロセスの管理と更新を自動化しており、重要なスケジュールと日程をプロジェクト所有者に知らせるために、Smartsheet から自動的に通知を送信するようにしています。さらに、Smartsheet PPM を JIRA プロジェクト追跡ソフトウェアと連携させています。

また、制限付きのライセンスを使用して、第三者による Smartsheet へのアクセスを許可しており、社外のクライアントがプロジェクトのレビューと承認を管理できるようにしています。すべてのプロジェクト データが Smartsheet ワークスペース内で管理されており、インデックス ファイルを使用してワークスペース内の複数シートからデータを取り込み、レポートを出力しています。

全社規模の可視性の向上

Sutherland (サザーランド) は、Smartsheet PPM を導入して以来、全社的にプロジェクトの可視性を向上させています。「結局のところ、可視性が物を言うのです。」と Lafferty 氏は強調します。「組織全体の透明性が高くなったため、プロジェクト ポートフォリオ全体を見渡すことができ、すべてをリアルタイムで確認できます。」 

今では、Sutherland (サザーランド) は、より簡単かつ効率的にビジネス リーダーたちとやり取りできます。「Smartsheet の導入で可視性が向上したことで、簡潔にまとまったプロジェクト情報を一貫した形式で提供できるようになったため、リーダーシップ チームは十分な情報に基づいてよりタイムリーに決断を下すことができます。」と Lafferty 氏は語ります。たとえば、Sutherland (サザーランド) は積極的に事業展開できるようになりました。新規プロジェクトの立ち上げ時に、プロジェクト マネージャーは、そのプロジェクトで発生する可能性のある一般的なリスクや課題を早い段階で確認できます。「Smartsheet で管理している情報を活用して、ビジネス上の課題をピンポイントで見つけ、その根本的な原因をすぐに究明できます。」と Lafferty 氏は語ります。「このデータに基づいてビジネスに対する独自の視点が得られるため、環境を積極的に変えることができ、クライアントと当社自身の双方にメリットが生まれます。」

プロジェクトの準備にかかる時間を 45 分から 10 秒に短縮し、年間 100 万ドルのコストを削減 

Smartsheet PPM で自動化を進めたため、Sutherland (サザーランド) のトランジション サービス部門は、かつて新規プロジェクト立ち上げ時に必要だった手作業によるプロセスを排除することができました。「新規プロジェクトの準備にかかる時間は、Smartsheet PPM 導入前には 45 分でしたが、今では約 10 秒にまで短縮されました。」と Lafferty 氏は語ります。「全体で見ると、1 週間あたり 25 時間短縮したことになり、コストに換算すると年間で約 12 万 9,000 ドルのコスト削減になります。」また、サードパーティー ベンダーの力を借りて、複数のスプレッドシート間でデータを調整する必要もなくなりました。

Sutherland (サザーランド) の他のチームも、Smartsheet を使用したコスト削減、効率化を実際に体験しています。Sutherland (サザーランド) のサービス エクセレンス チームも、Smartsheet PPM を活用して改善プロジェクトを推し進め、年間 100 万ドルのコスト削減を達成しています。Sutherland (サザーランド) の HR チームは、Smartsheet PPM を使用して給与計算を効率化し、1 日あたり 1 万件のエントリーを受け付け、給与計算の正確さにおける例外率を 10% よりも低く抑えています。 

臨時の時間管理ソリューションを 48 時間で作成

最近、ある時間管理ソリューション ベンダーのシステムが停まってしまったことがありましたが、そのとき Sutherland (サザーランド) はとっさの判断で時間管理を継続することができました。  対策チームを急遽編成し、48 時間の間にSmartsheet を使用して北米での事業運営に合わせた臨時の時間管理ソリューションを構築し、業務で使える状態にしました。Sutherland (サザーランド) は、フルタイムのソリューションが復旧するまでの間、この時間管理システムを使用しました。「これは、Smartsheet を使って業務上の大きな問題に即座に対応できるというよい見本ではないかと思います。」と Lafferty 氏は語ります。

現在、同社はビジネス全般に Smartsheet を展開しようと考えています。「当社では Smartsheet を広めようという機運が高まっていて、Smartsheet でビジネス上の個別のニーズを満たせると認識している社員が増えています。」と Lafferty 氏は語ります。 「今のところ、個人的には Smartsheet で解決できない問題は 1 つもないと見ています。」

現在、同社はビジネス全般に Smartsheet を展開しようと考えています。「当社では Smartsheet を広めようという機運が高まっていて、Smartsheet でビジネス上の個別のニーズを満たせると認識している社員が増えています。」と Lafferty 氏は語ります。 「今のところ、個人的には Smartsheet で解決できない問題は 1 つもないと見ています。」

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