Special Olympics (スペシャル オリンピックス)、Smartsheet で可視性と共同作業を高め世界中でコミュニティを構築

Special Olympics International (スペシャル オリンピックス インターナショナル) には、知的障がいを持つ子供と大人へのスキルと機会の提供についてビジョンがあります。それは、多くの人が慣れ親しんでいるスポーツだけでなく、リーダーシップ トレーニング、健康への取り組み、コミュニティ意識を活用するというものです。Smartsheet により、Special Olympics (スペシャル オリンピックス) は、プロジェクト データとコミュニケーションを 1 か所にまとめ、リーダーや組織全体に可視性を提供することができます。 

「時間、コスト、労働力を節約しています。」と Special Olympics International (スペシャル オリンピックス インターナショナル) のプロジェクト管理ディレクター Laura Jones 氏は言います。「Smartsheet は、労働力を節約するための投資です。これにより共同作業の方法を見直し、プロセスの重複を排除できます。そして、1 つのプロセスでより良い共同作業を始めることができます。」

Jones 氏によると、Special Olympics (スペシャル オリンピックス) では、公的なイベント、共同作業プログラム、社内業務など、すべての業務がプロジェクトとして構成されています。彼女の役割は、数年前に始まった戦略的イニシアチブに従って、組織全体を対象としたプロジェクト管理組織 (PMO) のプロセスとツールを定義することです。

「参加したとき、透明性を確保する必要があるとも思いました。」と Jones 氏は言います。「可視性がなかったのです。スタッフ同士が話をしない限り、他の地域が何をしているのかわかりませんでした。1 つの場所で情報を確認し、『なるほど、このチームはこれに取り組んでいるのか。』と言えなかったのです。」

リーダーシップ チームは、Jones 氏を採用する前に、Smartsheet を使用することを決めていました。使い慣れたツールでプログラムの基盤を構築できることにワクワクしながら、彼女は組織エクセレンス チームと協力し、リーダーシップのサポートを受け、段階的なアプローチを開始しました。チームごとにソリューションを展開し、チームが徐々に慣れ、自信をつけられるようにしたのです。

「プロジェクト管理のコホート トレーニングを開始したとき、早期導入者だったのが IT チームと人事チームです。」と Jones 氏は説明します。「私たちは、チームの一部にプロジェクト管理と Smartsheet を導入し、トレーニングを実施して、Smartsheet の仕組みを確実に理解してもらいました。また、プロセス全体と、なぜそのようなことするのかについて、リーダーにきちんと説明してもらったことも、他のチームによる Smartsheet の活用を推進するうえで、とても役に立ちました。」

コミュニケーションをサポートするプラットフォーム

導入初年度、Jones 氏たちが Smartsheet ソリューションに取り込んだプロジェクトは 20 件でした。今のプロジェクト数は 150 件を超え、Smartsheet の利用はさらに加速しています。可視化と自動化により作業が格段に行いやすくなることが、ユーザーに伝わったからです。

Smartsheet の主な用途の 1 つに、イベントの運営があります。World Games (ワールド ゲーム) の運営スタッフは、入札プロセス、テスト競技、実際のライブ イベントなど、イベントのあらゆるステップで Smartsheet を使っていると Jones 氏は言います。COVID-19 のパンデミックによって競技プログラムが実施できない間も、イベントが再び安全に実施できるようになったときにすぐに対応できるように、Smartsheet には計画と実行のための仕組みが用意されています。

「スポーツ競技チームの元アスリートの 1 人が、Unified Beach Games (ユニファイド ビーチ ゲームズ) をカリブ海で開催しようとしています。」と Jones 氏は言います。「彼は以前にもこのようなイベントを企画したことがあり、大きな成功を収めています。計画には大賛成です。ビーチ ゲーム。誰もがカリブ海で競技したいと思うでしょう。Smartsheet のおかげで、彼が行っていることをすべて文書化し、追跡できるのは本当に素晴らしいことです。設計とプロジェクトのスケジュールはすでにまとまっています。あとは、このプロセスを進められるように、(来年の競技に向けて) COVID 対策を講じるだけです。」

パンデミック期間中、Special Olympics (スペシャル オリンピックス) がアスリートとのコミュニケーションに使用しているのが Smartsheet です。これは、対面での競技が行われていないことで失われつつある、コミュニティ意識や連帯感を取り戻すのに役立っています。Smartsheet は、コミュニケーション、健康診断などのアウトリーチ プログラム、眼鏡や移動用具などのリソース提供を、地域/地方組織が追跡できるよう支援します。Smartsheet プラットフォームが提供するコミュニケーション チャネルにより、たとえ会えないチームでもつながることができます。

「USA Games (USA ゲームス) 実現に向けて、私たちのチームは、現地組織委員会と協力しています。」と Jones 氏は語ります。「その委員会が Smartsheet を利用し始めたため、Smartsheet 内のコミュニケーション機能を利用してメモを残し、多くの情報を共有して、緊密に連携できるようになりました。このシートで誰かがあなたについて話している旨が、自動的に皆に通知されます。これが重要な要素になっています。」

また、人事の福利厚生のサイクルからトレーニングおよび IT リソースの追跡まで、会社および内部プロセスの管理にも Smartsheet が使用されています。ソフトウェア ライセンスを Smartsheet フォームからリクエストし、更新やアップグレードを追跡できるほか、自動アラートにより、チームが期限を守り、会話に遅れずについていけるようサポートすることができます。

シンプルな共同作業による時間とリソースの節約

Special Olympics (スペシャル オリンピックス) は、Smartsheet を使用してチーム間の共同作業を明確にし、同僚が何を行っているかを見えるようにすることで、時間とコストを節約しています。Smartsheet を導入する前は、世界中のさまざまなチームが同じようなプロジェクトに取り組んでいるときに、問題をすばやく解決する方法やイニシアチブを迅速に設定する方法を、知らないうちに同僚が見つけていることがありました。Jones 氏が知っている事例の中には、3 つのチームが共通のプロジェクトのヒントやソリューションを共有することで、それぞれのスタッフの時間をチームあたり 1 か月 45 人時以上を節約できたというケースもあります。

プログラムや取り組み全体で生成されたデータはダッシュボードに反映されるため、リーダーはリアルタイムで進捗を把握できます。Jones 氏たちは、レポートをまとめたりブリーフィングに時間をかけたりせずに、情報を閲覧および共有することができます。

「私たちのリーダーはダッシュボードをとても気に入っています。」と Jones 氏は言います。「私は毎月 CEO とミーティングをしていますが、彼女は電話の前にすでにデータを見ていて、そのデータが現実になっていることがわかっています。私がストーリーを説明することもできますが、多忙な経営陣に十分な時間がいつもあるとは限りません。ですから、私がその場にいなくても、自分でストーリーを見て、何が起こっているかを正確に把握できるに越したことはないのです。」

また、自動化とテンプレートにより、新規プロジェクトを迅速に立ち上げたり、進捗の確認と成功の評価を容易に行うためのアプローチを標準化したりすることができ、これが時間の節約につながります。

「Control Center が導入されているのが、本当に素晴らしいと思います。」と Jones 氏は言います。「私たちのプロジェクトの開始プロセスは、その状況を把握し、組織全体で透明性を確保できるように非常に堅牢なものになっています。これは私たちにとっては非常に重要なのですが、すべてのポートフォリオを自分で管理するとなると、かなり手間がかかります。Control Center は簡単に合理化できます。私がテンプレートをアップロードするのをユーザーが待つ必要はありません。すべてをその場所で入手し、移動し、行動を起こすことができます。」

熱心な採用から次のレベルへ

Smartsheet は、計画、スケジューリング、分析のための組織の強力なリソースであると、Jones 氏は述べています。これにより SOI のユーザーが、プロジェクトで何が発生しているか、また、どのような問題や機会があるかを確認することができます。

彼女はまた、このプラットフォームがすぐに受け入れられたことにも感心しています。より迅速かつ包括的に導入を進めたいと考える他の組織のように、Special Olympics (スペシャル オリンピックス) は、段階的に展開しながら組織全体での関心を盛り上げ、賛同を得ていきました。そして普及が進むと、最初は抵抗があった人にも、Smartsheet によって得られるものが見えてくるようになりました。現在 Jones 氏は、将来を見据えて、このプラットフォームを維持および強化するための戦略を考えています。

「プロジェクト管理の基本的なトレーニング フェーズは完了しています。」と Jones 氏は言います。「次は、Smartsheet の高度なツールと、プロジェクト作業をどのように強化していくかを考えます。今の課題は、これを維持するにはどうすればよいか、また、組織に新しく入ってくる人全員にプロジェクト管理と Smartsheet を活用してもらうにはどうすればよいかということです。Special Olympics International (スペシャル オリンピックス インターナショナル) のプロセスに関するオンライン コースを立ち上げ、Smartsheet センター オブ エクセレンスのビデオで詳しい情報をご案内できるようになり、本当に良かったと思います。」

このストーリーの詳細については、事例をご覧ください。