Ogilvy (オグルヴィ)、Smartsheet でプロジェクト管理を最適化

Ogilvy (オグルヴィ) は世界最大級の老舗マーケティング コミュニケーション会社として、世界のトップブランドに革新的なメディア キャンペーンを提供しています。同社が創業した 1948 年以来、広告およびメディア業界の本質は劇的に進化を遂げており、その変化のスピードは加速の一途をたどっています。完成されたリーダーにとって、メディアの新しい環境に合わせて迅速に舵を切り、行動に移すことは、容易ではありません。しかし Ogilvy (オグルヴィ) では、その行程を描く作業に Smartsheet を活用しています。

「業界には多くの混乱があります。広告においてはモデルそのものが変わってしまいました。そうした流れに遅れずにいることは、規模の大きな当社にとっては難しいことがあります。」と、Ogilvy (オグルヴィ) のプログラム ディレクターである Mame McCutchin 氏は述べています。「弊社が取り扱うさらに大きなブランドは私たちと同様に、思い切って舵を切るのではなく、私たちが取り組んだテクノロジーと変化を活用して自分たちを導いてほしいと期待しています。そのすべてにおいて、Smartsheet は何度もソリューションになりました。」

すべてを指先一つで簡単に管理

McCutchin 氏のチームは、印刷物と放送によるプレースメントという従来型の広告モデルから、新しいデジタル メディア戦略にて、幅広いオンライン チャネル全体で一貫性のあるブランド イメージとメッセージを構築する形へと進化しようとしています。ストリーミング型のエンターテインメント サービスでの動画広告から、ソーシャルメディアの 6 秒の GIF アニメまで、現代のキャンペーンには、より視覚的かつマルチチャネルの要素があり、さらにデータ重視のリソースであることが以前よりも求められるようになっています。McCutchin 氏とチームは現在、Smartsheet を使用して、クライアントのプロジェクトで使用するメディア アセットを追跡し、これによりそれぞれのステータスを一目で確認し、期日通りに完了できるようにしています。

McCutchin 氏は次のように述べています。「まさにすべてが手元にあります。『共有ドライブは手元にあるのに』と言うかもしれません。ですが、何かを探すには懐中電灯と地図が必要なのです。これは、いろいろ調べたり、自分が持つデータにアクセスしたりできる、非常に簡単な方法だと思います。そして非常に効率的です。」

McCutchin 氏は Smartsheet を使って、クライアントに共有するデジタル画像ファイルが正しいバージョンであることを確認したり、各タスクの期日を踏まえて進捗状況を追跡したりしています。また、モデルや俳優がその写真や声をキャンペーン メディアに使用することを許諾していることを確認する、許可証を添付することもできます。ダッシュボードのビューでは、複数の項目のステータスを一度に確認できるため、ワークスペースでライトの色が変わっても、制作プロセスのステップが割愛されたり遅れが生じたりしても、すぐに確認することができます。これにより、チーム メンバーが必ず問題解決の手段を持てるようにすることができます。さらに重要なことは、チーム メンバーが自身の仕事を追跡したり、更新したり、質問や問題に応じてアクションをとったりできることです。このメリットは、国外のオフィスと一緒にプロジェクトを進める場合には、特に重要です。

「新しいチームとともに私が最初にすることは、一緒に仕事を始めるために必要なこと、それをいつ始める必要があるのか、およびそれをいつ完了させる必要があるのかをスケジュールにすることです。Smartsheet なら、それを非常にうまくこなすことができます。」と McCutchin 氏は言います。「メンバーはフィルターを使って担当のブランドだけを確認することができ、一方で私は全体を確認することができます。またチェックボックスを活用して、完了か、納品済みか、実行済みかなどを確認することも可能です。誰もがコメントを残したり、ファイルやリンクを添付したりすることができ、またそのすべてを活用することができます。私たちはこのプロジェクトで初めて、プロジェクトの終了までの完全な工程を描くことができました。」

『Smartsheet による余裕』

キャンペーン メディアの追跡に加えて、McCutchin 氏は Smartsheet を使って、クライアントの予算に対する支出や、請求できない支出の申請など、チームの財務状況の詳細な管理を行っています。また、新しいチーム メンバーが仕事を始める際に参照できるよう、資料や窓口情報を 1 か所にまとめた、チームのオンボーディング ハブも作成しました。彼女が Smartsheet を使ってより多くの情報を集めて、共有するほどに、チーム メンバーは急を要する問題への答えを簡単に見つけられるという感覚を持つようになり、自信を持って仕事に取り組めるようになります。

「このスケジュールが完了すると、それまで感じられなかったレベルの余裕を感じられるようになりました。これは、このチームにとって本当に重要なことです。」と McCutchin 氏は述べています。「今では全員が、自分たちが何をするべきかについて同じ見方をしています。水中でもオールの向きが揃っているのです。以前の私たちは目に見える範囲のことしかわかりませんでしたが、今では Smartsheet のおかげで、誰もが同じ目標に向かって計画を立て、同じ方向を見据えています。『Smartsheet による余裕』に魅力を感じない人など、いないでしょうね。」

チームは余裕を持つことでより生産的に、より意欲的になり、McCutchin 氏は、『Smartsheet による余裕』がブランド化された質の高いメディアを期日通りにクライアントに提供することにつながっていると実感しました。またチーム内およびチーム間のコミュニケーションの扉が開かれ、これにより、国や地域に関係なくクリエーターやストラテジストが高い透明性にて協力できるようになっていることも実感しています。チームの全員が必要なデータにアクセスできると、行き違いが減り、プロジェクトに対する当事者意識も高まります。

McCutchin 氏は現在、クライアントに対しても同様の透明性を提供できるシート、つまり全体から見たプロジェクトの完了状態を把握できるダッシュボード ビュー (たとえば、電力会社が顧客に対し、その顧客の電力消費状況を前月や地域の平均と比較して知らせるようなもの) の開発に取り組んでいます。McCutchin 氏は、この業界は透明性重視の方向へ動いていると指摘します。しかし彼女の場合、Smartsheet を活用することで、Ogilvy (オグルヴィ) が先頭に立って、明確なコミュニケーションと信頼関係のための基準を設定できるようにしています。これはクライアントのためになるだけでなく、従業員の仕事満足度の向上にもつながります。

McCutchin 氏は次のように述べています。「もしあなたが何かを追いかけ、受け身の状態でそれをこなそうとしているのなら、それはベストな仕事ではなく、あなた自身にとってのベストでもありません。会社で真夜中まで仕事をすることが多くても、誰も得はしません。夜遅くまでの仕事も、たまになら楽しいことです。しかしそれが日常になっているのなら、それは害にほかなりません。そうではなく、プロジェクトを最適化しましょう。何かをやり遂げ、それを生産的だと感じ、良い仕事をしたと思えたときの気分は、本当に晴れやかなものです。」

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