Motus (モータス)、Smartsheet を使用して時間を節約し、問題を発生前に防止

経費精算ソリューションの会社である Motus (モータス) の戦略的オペレーションのマネージャーとして、Shea Pivnicka 氏は社内のすべてのチーム、特にオペレーション分野のチームの効率性とスケーラブルなソリューションを判断する役割を担っています。Shea 氏は、効率性を高めることで、従業員の仕事関連の経費を正確に精算するソリューションをお客様に提供している Motus (モータス) の各チームをサポートしています。

「当社の目標は、お客様とその従業員に経費精算ソリューションを提供することで、皆様のワークライフをより良いものにすることです。」と Pivnicka 氏は言います。「当社には車両、デバイス、ロケーションのセクターがあり、この 3 つのセクターそれぞれで、お客様の従業員が個人の資産を業務に使用する際にお客様が従業員に適切に払い戻すことができるようにする、さまざまなソリューションを提供しています。」

複数のチームが会社独自の経費精算ソリューション プラットフォームで共同作業しており、Pivnicka 氏は毎日複数の部門とやり取りする必要があります。サポート チームがエンド ユーザーとのやり取りの中で製品の改善に関するアイデアを思いついたとしても、このフィードバックを適切に伝えるプロセスがありませんでした。Motus (モータス) は以前、従業員のコミュニケーションに Slack と電子メールを使用していましたが、Pivnicka 氏のチームが Smartsheet を使ってチームのメンバーが製品の提案を入力でき、その後製品チームに送信されるフィードバック プロセスを作成しました。 

「オペレーション チームのメンバーは、製品チームに対して良いアイデアやフィードバックを持っていましたが、円滑に話し合ったり、オペレーション チームのアイデアに基づいて実際にアクションを作成したりするプラットフォームのようなものがありませんでした。」と Pivnicka 氏は言います。 

Smartsheet を使用することで Motus (モータス) は部門間のコミュニケーションを向上させただけでなく、オペレーション部門がデータ処理に費やす時間を 1 か月あたり約 15 時間節約できました。「その点では、Smartsheet ダッシュボードが非常に役立っています。」と Pivnicka 氏は言います。「ダッシュボードを作成してリーダーに提供すると、もう一度見たいときにいつでも見ることができます。」 

Pivnicka 氏は、自分の Smartsheet ダッシュボードでリアルタイム データを見ることができるようになったお客様から「非常に好意的なフィードバック」をもらっていると話します。「外部向けに導入したダッシュボードからこのように好意的なフィードバックを得ているため、他の顧客対応の機会にも Smartsheet ダッシュボードを使用することを考えています。」 

さまざまな機能を活用

2019 年に Motus (モータス) は、カスタマー ヘルス スコアのために Smartsheet を使い始めました。これは、Pivnicka 氏のチームが Smartsheet Salesforce コネクタを使用して作成しました。「以前は、アカウント マネージャーやカスタマー サクセス マネージャーとお客様の間のコミュニケーションや関係がどのようになっているかといった、お客様の一般的な心情を追跡していました。」と同氏は話します。

「Smartsheet を使用してカスタマー ヘルス スコアを計算するようになってやっと、お客様の状況を詳しく分析したり、取引の変更を定期的に追跡したりすることができるようになりました。これにより、お客様について先を見越して話し合ったり、年 1 回の更新をより正確に予測したりできるようになりました。」

Control Center、Dynamic View などのさまざまな機能一式が用意されている Smartsheet Advance を購入することで、Pivnicka 氏は Smartsheet でさらに多くのことができるようになりました。たとえば、Motus (モータス) は製品のテスト フェーズ中に JIRA でチケットを作成しました。テストを担当したチーム メンバーは、問題またはバグを見つけたら、JIRA チケットで製品チームに送信しました。Motus (モータス) は Smartsheet JIRA コネクタを導入したところ、「Smartsheet でさまざまな JIRA チケットの進捗状況を確認できるようになりました。テストの次のステップに使用する 2 つ目のダッシュボードも作成しましたが、それはテスト担当者、製品、プロジェクト管理全体で共通認識を持つのに非常に有用でした。」と Pivnicka 氏は言います。

Smartsheet Advance には、Smartsheet と JIRA を統合する機能以外にも、プラットフォームの価値を拡大する方法があります。データ処理を自動化することで、Motus (モータス) は時間を節約し、導入プロセス中にお客様に優れた可視性を提供し、人的ミスによる問題が発生する前に防止できるようになりました。Smartsheet では、Motus (モータス) のスタッフが整合性を手作業で確認したり、問題を特定したりしなくても、相違が生じる変更やデータにフラグを立てることができます。

また、Control Center のテンプレートを使用することで、お客様のオンボーディングをより迅速に行うことができるようになりました。Motus (モータス) は Smartsheet を使用して人員配置モデルを管理し、離職率や人員を効果的に追跡することで、仕事を引き受ける能力をより正確に見積もることができています。このような点でも Smartsheet は会社の成長計画に役立っています。 

Smartsheet アプリを今後拡大

おそらく、Smartsheet が Motus (モータス) にもたらした最大の利点は、手動プロセスを自動プロセスに置き換えられることです。Smartsheet では人的ミスを減らしてリアルタイム データを得られるだけでなく、Pivnicka 氏のチームは「特定の個人に管理者権限を付与して、表示権限のみが必要な他のユーザーが基盤となるデータやダッシュボードを変更できないようにする」ことができます。「データ分析の仕事がたくさんあるなら、Smartsheet は最適なソリューションだと思います。」と同氏は言います。今では、同氏は経営陣に最新の情報を常に提供し、経営陣のデータ編集権限を管理し、多様な共有オプションでさまざまなチームとデータを共有しています。

Smartsheet の自動化と統合の機能は、Pivnicka 氏が言うように「数式では完全に対応できないもの」に便利です。「数式ですべてを行えるわけではないため、[Smartsheet Advance を使用する] 当社にとって重要なポイントは、より多くのデータ分析を実施して、より多くのチームに Smartsheet の使用を拡大できることでした。」

Pivnicka 氏は今後近いうちに、Dynamic View と Pivot を導入する予定であることを喜んでいます。「これらの機能は、私のような役割を担う人にさらに役立つでしょう。」と同氏は言います。「チームの効率を高め、可能な限り最も生産性が高く効率的な方法でより良い製品を提供できるように、当社は絶えずスケーラブルなソリューションを探しています。」

何より Pivnicka 氏は、Smartsheet を初めて使ったときに習得するまであまり時間がかからなかったと言います。「独学でも理解しやすく、使いやすい点がいいですね。」と同氏は言います。「特に、シートを相互に接続したり、計算を作成したりするときは、複数のシートを参照します。基になる大きいシートの中から特定の一部の情報のみを特定の関係者やチームに提示できるところがとても気に入っています。予想していたよりも簡単にできました。」 

Smartsheet を独学で習得した Pivnicka 氏も Motus (モータス) の他の従業員もプログラムの使いやすさについて肯定的な反応を示しているため、今後もより大きなプロジェクトに Smartsheet を使用することでしょう。プロセスを自動化しコミュニケーションを向上させる Smartsheet は、Motus (モータス) が長期にわたり成長を続けるうえで必要なツールとなっています。 

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