McGraw Hill (マグロウヒル) はどのようにメディア資産開発を改善してきたか

世界中の学校でオンライン学習が主流になる前でさえ、教育出版社 McGraw Hill (マグロウヒル) は相当な時間と労力を注ぎ込んで、アートワーク、写真、ビデオなどのメディア資産を特徴とするデジタル学習製品を作成していました。以前は、そうした資産の開発と改訂は追跡することが困難でした。メタデータと権限情報がスプレッドシート、電子メール、つながりのないプロジェクト ノートなどに分散されていたからです。現在、McGraw Hill (マグロウヒル) は Smartsheet を使ってメディア資産データの単一のリポジトリを作成することで、時間を節約し、簡単に既存の素材を新しい方法で再利用できるようにしています。

デザイン オペレーション・戦略部門のデザイン リードである Karen Pytel 氏は「デジタルへの移行は私たちにとって大きな出来事でした。」と話します。「私たちにとっては、毎回何時間もかけて最初から同じことを繰り返すことなく、予算内で大規模に作業できるよう、既存の資産を見つけてすぐに転用できるということが重要なのです。」

「作っているものについての可視性が必要でした」

McGraw Hill (マグロウヒル) では、幅広いデジタルおよび印刷学習製品で使用するために、毎年何千件ものメディア資産を作成します。Pytel 氏や同僚は請負業者と一緒に、学生と教師を引き付けて満足させるメディア資産を特定、作成、追跡、調達するための仕様を概要にまとめます。Pytel 氏は、「非常に辛い」プロセスだったと言います。メディア資産の記録は常に 1 か所で追跡できるとは限らず、進行中の作業を把握するには複数の電子メールとスプレッドシートを捜索する必要がありました。

「作っているものについての可視性が必要でした。」と、Pytel 氏は言います。「10 件もの Excel ログや古いデータベースからメトリックやデータを引き出すのは、本当に面倒でした。Smartsheet には、私が求めていたレポート作成機能があるので、半日がかりではなく、2 分で主要データを見つけることができます。」

Tygre Morehart 氏はデザイン オペレーション・戦略チームにデザイナーとして参加し、すぐに同僚との会議を開始して、プロジェクトの追跡とプロセスの改善方法に関するアイデアを共有しました。同僚が Smartsheet を示すと、Morehart 氏はすぐさま、社内外のチームをまたぐ合理化と効率改善の可能性に気付きました。

「会社では当初から、毎回新しいプロセスのように新しいプロジェクトを開始することに少し不満を感じていました。」Morehart 氏は言います。「最大の問題点に対応し、プロジェクトのほぼすべての側面と要求に備えられることはわかっていました。Smartsheet のおかげで、そうしたテンプレートを構築して適切な質問をすることができ、さらに効率と拡張性を高められました。」

「資産管理でやらなければならないすべての手順の中で、私にとっては、ベンダーの明細作成が最も辛いプロセスでした。」と、Morehart 氏は言います。「既に Smartsheet で追跡している主要データを使ってプロセスを追跡、管理する方法がわかって、ほっとしました。社内のチームも社外のチームも、既に存在するものを使って時間を節約できました。以前は 3 週間かかることもあったプロセスを Smartsheet のおかげで 4 時間で終わらせることができました。今は、この情報を部門長にも回せるので、部門長はより優れた予測や予算のインサイトを得られるようになりました。」

「Smartsheet のおかげで楽しいことに集中できます」

現在、McGraw Hill (マグロウヒル) は Smartsheet を使って教育メディア資産の作成管理を行っています。学術系デザイナーがコンテンツを書き、必要なメディアの仕様を作成します。仕様は 1 枚のシートになり、各メディア ファイルを作成するために、適切な請負業者とデータを突き合わせて共有できます。資産のメタデータは常に最新で、質問と変更は Smartsheet での会話と更新リクエストを介して伝えられるので、プロジェクトでのコミュニケーションが合理化され、電子メールの煩雑さも軽減されます。

「間違いなく時間を再配分できるようになりました。」と、Pytel 氏は言います。 「Smartsheet を使うことでデザイナーが解放され、データを入力したり、メトリックを引き出したり、電子メールにより回答を求めるために何時間も費やすのではなく、創造的になり、ブレインストーミングを行い、チームと一緒に大きなアイデアをまとめるために時間を使えます。Smartsheet のおかげで楽しいことに集中できます。」

Pytel 氏と同僚は、ダッシュボードを使ってプロジェクト資産、プロジェクト完了に向けての進捗、日常タスクのスケジューリングと期日経過報告を追跡します。ダッシュボードはプロジェクトの情報ハブとして機能し、連絡先リスト、プロジェクトの SharePoint、ISBN 番号、教育製品の開発に欠かせないその他の詳細情報を 1 か所で取得できるようにします。Morehart 氏は、プロジェクトの現状をリアルタイムで視覚化するダッシュボードを構築中です。これにより、チームは簡単にスコープ クリープを早い段階で特定し、予算の追跡と予測をより適切に調整できるようになります。

自動化によって、特にライセンス付与プロセスなど、各プロジェクトから複雑性が削減され、また所要時間が短縮されました。メディアの各部は、メディアを使用するために必要なすべての承認が守られていることを保証するため、コンテンツ ライセンス付与コーディーネーターが確認しなければなりません。

以前は、あるメディア資産の使用権が拒否された場合プロジェクトの納品日に影響する可能性があったので、代用品を探して、結果としてデザインとコンテンツに変更を加えるようデザイナーを慌てさせることになっていました。今は使用許可が拒否されると、自動化されたワークフローがすぐにそれを知るべき全員に警告を発し、デザイナーがスケジュールに大きな影響を与えることなく早々に対応できるようになっています。

「あるとき同僚が、画像が拒否されたという誤った情報から、プロジェクトの問題を共有しました。」と、Morehart 氏は話します。「これによって最終合格が遅れ、必要以上のストレスが生じました。これは、Smartsheet で簡単な手順を踏んでいればチーム全体の利益になっただろうというユースケースの好例だと思いました。必要とする全員に自動化機能がトリガーされ、即座に行動を取れたはずです。画像を拒否する人物は、誰が電子メールを受け取る必要があるのか、どの情報を含める必要があるのかを考える必要がありません。すべて Smartsheet に組み込まれているのですから。」 

共同作業の改善と「人的ミスの大幅な減少」

Smartsheet を使うことで、McGraw Hill (マグロウヒル) は 3 週間以上かかっていたベンダー明細の確認プロセスを半日に短縮することができました。これは時間節約の 1 つの例に過ぎません。Pytel 氏は、チームの効率は少なくとも 50% 高まっており、増加するワークフローやより厳しいスケジュールに応じることができると言います。

「より少ない労力でより多くのことを行うだけでなく、プロジェクトの時間枠もますます厳しくなっています。」と、Pytel 氏は言います。「かつての開発サイクルは 1 年以上に及びましたが、今では約 9 か月に短縮されるようになっています。効率が高まり、ワークロードを管理可能な状態に保ち、時間を管理可能な状態に保ち、正気を保つのに本当に役立っています。」

Smartsheet を使用する最大の利点の 1 つは、複数の人が 1 つの場所で共同作業できることで、かなり簡単にやり取りや問題解決を行えるようになるということです。また別の利点として、プラットフォームが各プロジェクトに関する正確な情報の共通の情報源になるということも挙げられます。これは新しいコンテンツの開発において重要ですし、既存の資産を新しい方法で再利用するのにも重要です。

「人的ミスが大幅に減少しています。」と Pytel 氏は言います。「現在、こうした古いプログラムを見返してデータを掘り起こすプロジェクトに取り組んでいます。変更管理を行える場所がなかったので、そのデータには多くの穴があります。この特定のプログラムは 4 回の刷り直しを経験しました。毎日言っているのですが、あらゆる単一のプログラムが Smartsheet で追跡され、それをアーカイブからただ引き出して、埃を払って、何であれ新しく構築するもののテンプレートとして使用できるようになるまで待ち切れません。」

また、Morehart 氏と Pytel 氏は、Smartsheet には絶えず新しい性能や機能が追加されているという事実も非常に気に入っています。構成機能が導入されたときは「大騒ぎでした」と、Pytel 氏は言います。チームは、この機能のベータ テストに登録しました。そして、これを使って Smartsheet プラットフォームに、フィードバックをその他のプロジェクト情報とともに記録し続けています。また、Smartsheet が Brandfolder (ブランドフォルダ―) を買収したことにより生まれる新しい可能性にも期待しています。他のファイル共有システムでのファイル割り当て超過を避けると同時に、大きなメディア ファイルをプロジェクトの他のすべての詳細情報とともに一元的に保存できるようになることを望んでいます。

Smartsheet はシステムをまとめるのに役立つ

自動化からコミュニケーションまで、Smartsheet は McGraw Hill (マグロウヒル) が人的エラーを削減し、より優れた教育製品を作成できるよう支援します。Morehart 氏と Pytel 氏が、一貫性がありカスタマイズ可能な、将来の手間を大幅に省くプロジェクト テンプレートの作成に時間を投資したので、チームは継続的な成長に向けて好位置を維持しています。

「最大の利点の 1 つは、Smartsheet で拡張性と効率を得られたことです。」と、Morehart 氏は言います。「あらゆるプロジェクトでゼロから始めるために使用できるが、独自のニーズに合わせて適応させることも可能なワークスペース テンプレートを作ることができます。すべてのプロジェクトが同じになるとは限らないからです。」

「科学のプロジェクトと数学のプロジェクトはかなり異なるものですが、チームをうまく開始し、すべての明細とメトリックを部門横断的なチームのディレクター、マネージャー、プロジェクト マネージャーに上げていくことができる基盤はあります。以前は、大量のばらばらのシステムで作業している感覚でしたが、Smartsheet がそれをすべてまとめてくれました。」

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