オーストラリアの Fox Sports (フォックス スポーツ) が放送計画の効率を 10% ～ 20% 改善した方法

年間 1,000 本のライブ スポーツ イベントの TV 放送を計画し実施するには、膨大な組織と細部の監視が必要です。オーストラリアの Fox Sports (フォックス スポーツ) の中継チームは、プロセスの合理化と自動化を望んでいました。Fox Sports (フォックス スポーツ) は、6STEP (シックスステップ) の生産性コンサルタントと Smartsheet の機能によって、国内の熱烈なファン達にスポーツ番組を配信するための時間と労力を節約しています。

「私たちにとって重要なのは、各イベントに何が必要かを確実に把握し、取りこぼしをしないことです。」と Fox Sports (フォックス スポーツ) の中継マネージャーである Steve Barnes 氏は言います。「Smartsheet は非常に機能性が高く、変更管理の自動化に優れています。プロデューサーが情報を入力しているので、私はそれを任せてその日の課題に集中できます。あちこちで戦略会議をこなしたり、時間制約のあるタスクに取り組んだりしているとき、Smartsheet がバックグラウンドで作業を進め、私たちの公正さを保っていることが分かっているので安心できます。」

絶え間ない変化の管理に必要なソリューション

Barnes 氏は、オーストラリアン フットボール リーグ (AFL) の試合、スーパー ラグビー、ボクシング、セーリング、ホッケー、ダーツなどのライブ ゲームの放送とオンエア解説を計画している複数の専門スポーツ グループにまたがるチームのリーダーです。各放送イベントは、イベントの開始時間と終了時間、放送の開始時間と終了時間、配置するカメラの数、アナウンサー、アナウンサー デスクや表彰台などの物理的設備、ライブ空撮用ドローンなど、管理すべき詳細情報の長いリストを伴っています。Fox Sports (フォックス スポーツ) の同僚はチーム間で調整して、報道の詳細、アーカイブとログの記録、統計の編集、衛星または光ファイバー接続、および宣伝の促進を計画します。

絶えず変化が起き、変化に対応すること自体が時間のかかる作業になっていました。チームメイトはスプレッドシートを手動で検索して最新情報を見つけるか、同僚に編集と電子メール送信を依頼する必要がありました。スポーツベースのチームは 10 人～ 20 人、最も人気のあるスポーツでは数百人にもなるので、最新情報やメールの数が膨大な量になる可能性があります。

「クリケット部門はまだ移行していません。」と Barnes 氏は言います。「いまだに非常に緻密な膨大なデータ量のスプレッドシートを送信しており、変更内容を指摘するカバー シートを付けています。繁忙期には、毎日 3 ～ 4 通のメールを送信しています。それで 1 日が終わってしまいます。電子メールを読み、変更内容をチェックして、その影響について考えなければなりません。それに、常にそれらを読んでもらえるとは限りません。それらを Smartsheet に取り込んで、すべてのアラートがリアル タイムで得られることを心待ちにしています。」

Barnes 氏は、Fox Sports (フォックス スポーツ) 固有のニーズを理解できるソリューション パートナーを探し始めました。制作会社 NEP Group (NEP グループ) の担当者が、アジア太平洋地域の Smartsheet プラチナ パートナーである 6STEP (シックスステップ) を推薦しました。創設者兼 CEO の Rohann Chapman 氏とそのチームは Barnes 氏と連携して、放送計画を合理化し、計画と報道が途切れないようにするために迅速に実装できるソリューションを設計しました。

ダッシュボードはチームに重要な情報をリアルタイムで表示

Barnes 氏と Fox Sports (フォックス スポーツ) のそのチームは、一連の Smartsheet ダッシュボードを使用してライブ報道を行っています。放送コードの設定方法はスポーツ チームごとに若干異なるため、Smartsheet のソリューションでは DataMesh を使用してデータを集約し、ダッシュボードにフィードして、標準化された表示オプションをフォーマットし直すことなく作成します。プレミアム アドオンである Calendar アプリを使用すると、チームは当座のニーズに合わせて今後の放送を月、週、または日ごとに計画できます。

自動化によって、中継を行う組織の仕事の方法が変わりました。更新情報や締め切りごとに、それらの詳細を必要とする人々に対してアラートがトリガーされます。選手名簿の更新やプレーオフのスケジュール変更の際に新しいメール スレッドを開始する必要はなく、タスクに影響が及ぶすべての人に情報を送信し忘れるリスクもありません。物流スタッフは競技場に到着するかなり前に、すべての新しい依頼が受理され、処理されたことがわかります。出演アナウンサーは、カスタマイズされたスケジュールを試合の準備に間に合うように受け取ります。

Smartsheet はモバイル デバイスから簡単にアクセスできるため、チーム メンバーはいつでも最新情報を把握できます。現場のチームはこれまで、最新スケジュールのプリントアウトを中継車に吊り下げ、土壇場で変更が入ると手書きでマークを付けていました。今ではイベント スタッフは、競技場の真ん中まで歩いて行かなくても次にすべきことを確認でき、ライブ放送中の非常に貴重な時間を節約できます。

「Smartsheet のモバイル アプリは非常に便利です。」と Barnes 氏は言います。「私は今週の土曜日は働いていないかもしれませんが、その日に 15 本の中継があります。Smartsheet をすばやくチェックして、放送時間や中継していること、グラフィックが機能していること、すべてがうまくいっていることを確認できます。そのため、食料品の買い出しなど自分がしていることを続けられるのです。」

詳細情報を集約して効率が 10% ～ 20% 改善

Smartsheet の最大の利点は正確性を高めると同時に時間を節約できることである、と Barnes 氏は指摘します。更新がダッシュボードにすぐに反映されるため、電子メールの山を探って変更を確認する必要はなく、古い計画に従って作業するリスクもありません。チームの全員が特定アイテムの責任者を簡単に確認できるため、共同作業が合理化されます。Barnes 氏の推定では、チームの作業効率が 10% ～ 20% 向上しています。

「Smartsheet の導入前は、毎日イベントの開始時刻や終了時刻を確認する人たちからの電話に対応することに多くの時間を費やしていました。」と Barnes 氏は言います。「私たちの業界では、イベントの開始時間に対して、オンエア時間が異なる可能性があり、世界のフィード時間も異なる場合があります。そして、オーストラリア全体でタイムゾーンが異なり、照合の必要があります。今では Smartsheet で明確にそれが把握できます。現場で電話をやり取りせずに済んでいます。私だけでも 1 日 1 時間節約できていますが、7 人のチーム メンバーは問い合わせに私よりも多く答えています。」

また Barnes 氏は、専任のフルタイムの従業員が 1 人、パワー ユーザーとして他の従業員をトレーニングしているため、チームをダッシュボード システムに取り込むために追加のスタッフを雇う必要がなくなったことにも満足しています。Barnes 氏のチームは Chapman 氏および 6STEP (シックスステップ) のエキスパートと共同作業を行い、より多くのスポーツ チームの参加に伴って簡単に拡張できるプラットフォームを作成しました。

「このプロジェクトの成功の柱の 1 つは、Fox Sports (フォックス スポーツ) 組織内でプロジェクトをサポートするというコミットメントです。」と Chapman 氏は言います。「6STEP (シックスステップ) では、製造、教育、研究、エンターテイメント、医療、その他の業界向けのソリューションを構築してきました。Fox Sports (フォックス スポーツ) と Steve は少々思い切って私たちをネットワーク放送に関わらせてくれました。私たちがクライアントとともにプロデュースして構築するものが何であれ、それが常にクライアントのために機能するようにすることが当社の DNA に組み込まれています。そして今、クライアントのシステムに完全に統合されています。オーストラリア市場で、業界全体で共有されている課題が異なる言葉で説明されていても非常に似ていることがわかってきました。6STEP (シックスステップ) は、そのまま使用できる既製のソリューションとして使用するか、オーダーメイドのソリューション開発用に高度な開発点を提供する幅広い製品ポートフォリオを作り上げました。」

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