EIS、Smartsheet を使用して東京オリンピック向けの PCR 検査など、保健プログラムの管理を効率化

英国マンチェスターに本部を置く English Institute of Sport (英国スポーツ科学研究所) は、オリンピック、パラリンピックの英国選手団など、英国内のトップ アスリートにスポーツ科学とスポーツ医学のサービスを提供する政府機関です。 

EIS のサービスは 20 年間で飛躍的に拡大し、医学、理学療法、ストレングスとコンディショニングなどの従来のスポーツ サポートから、バイオメカニクス、パフォーマンス イノベーション、パフォーマンス ライフスタイル、心の健康などのその他のサービスも提供するようになりました。同組織では、350 人以上の職員が国内の 40 以上のスポーツに関わっており、オリンピックとパラリンピックでの 1,000 個以上のメダル獲得に貢献しています。 

Smartsheet を使用して、オリンピックの PCR 検査を実施

COVID-19 パンデミックが世界中で起こっている中で、多くのスポーツ イベントを中止せずに開催する場合は、非常に困難な状況の中で組織されてきました。スポーツ組織はワークフローを合理化し、効率を高めるためにデジタル ツールを使用するようになりました。内部の多くのプログラムに Smartsheet をすでに使用していた EIS のアスリート ヘルス チームでは、パンデミックによって生じた新しいユース ケースにこのツールを採用することにしました。 

「2021 年、当研究所は、オリンピックとパラリンピックに参加するために東京に向かうアスリート、スタッフ、関係者、スポンサーのすべての PCR 検査を実施する任務を任されました。検査は、出国の 14 日前、96 時間前、48 時間前と、イベントに合わせて指定された特定の期間に国内各地の医師によって実施される必要がありました。」と English Institute of Sport (英国スポーツ科学研究所) のアスリート ヘルス コーディネーターを務める Faye Hodson 氏は振り返ります。検査対象のアスリートは 500 人以上、それに加えてサポート スタッフも 600 人以上いて、大規模な任務でした。「Smartsheet がなければ、とても難しい任務になっていたことでしょう。」

世界基準のレベルで常に提供することを目指している Hodson 氏とそのチームは、Smartsheet を使用してプロジェクト計画を作成し、組み込まれているガント チャートを使用してタスクと期日を割り当て、リマインダーを自動化しました。すべての情報が 1 か所にまとめられ、整理されました。こうすることで、アスリート、医師、当局はどこにいても最新の情報を入手できました。

「適切なツールがなければ、何件もの電子メールやいろいろな種類のシートが飛び交っていたことでしょう。」と Hodson 氏は話します。「確実に誰かがダウンロードすることになったでしょうし、適切にアップロードされない可能性もありました。Smartsheet を使用して PCR 検査について報告したことで、すべてがスムーズに進みました。」 
データを取得できるだけでなく、アクセスもしやすくて便利でした。「フォームの良かった点は、WhatsApp メッセージでアスリートに送信できたことです。」と Hodson 氏は付け加えます。「アスリートの皆さんは気に入ってくれました。みんなが手元にスマートフォンを持っていますが、ノートパソコンを持っているとは限りません。」この使いやすさのおかげで、EIS は任務を円滑に遂行できました。

アスリートの健康管理を 1 か所で 

EIS が Smartsheet を使い始めたのは東京オリンピックよりも何年も前のことでした。2018 年、同組織はアスリートの病気や怪我を減らすことを目指してアスリート ヘルス チームを設置しました。この専門家グループは、アスリートの身体的健康、心の健康、呼吸器の健康、女性の健康、パフォーマンス データを担当します。その業務には、スポーツの種類、季節などの要素を考慮しながら、アスリート集団の変化を追跡する年間の分析があります。「Performance Data Management System (PDMS) というオーダーメイドの医療記録システムもあります。」と Hodson 氏は言います。

その作業が複雑であったため、チーム マネジメントでは当初から共同作業とプロジェクト管理を行うための費用対効果の高いソフトウェア ソリューションが必要だと考えていました。「EIS 内の関係者だけでなく、アスリートやトレーニング チームともやり取りするため、非常に安全な環境で内部関係者も外部関係者もアクセスできるツールが必要でした。」と Hodson 氏は言います。「数週間かけてさまざまな候補を検討しましたが、常に Smartsheet が一番の候補でした。使いやすく、内部からも外部からも安全にアクセスできます。プロジェクト管理に使用でき、予算内にも収まります。」

チームはすぐにプロジェクトとデータを統合する作業にとりかかりました。このエコシステムが完成すると、メンバーは新しいソリューションを使い始め、日々のタスクを遂行するための新たな方法がいくつも見つかりました。 

「Smartsheet では、フォーム全体ではなく、図表ですばやく確認したい経営陣向けのダッシュボードを作成できます。」と Hodson 氏は話します。「権限を 1 つのセルまで細かく制御できるので、GDPR にも役立ちます。更新が必要な場合は、電子メールを送信するだけで、誰かが別のシステムにログインしなくても直接更新できます。また、Microsoft Teams と統合できる点は、共同で作業するうえでとても良かったです。」

長期間のアクティビティ モニタリングとエンゲージメント追跡

パンデミックのような異常な状況以外では、アスリート ヘルス チームはアクティビティ モニタリングとエンゲージメント追跡に多くの時間を費やしています。業務の性質上、ライブ データにアクセスできる必要があります。「ディレクターは支出のライブ ダッシュボードを確認できます。とても役立つと感じています。」と Hodson 氏は話します。 

それでも、Hodson 氏にとって最大の利点はデータの正確さです。「Smartsheet を使用すると、データが常に 1 か所に集まるので間違いの数が減りました。」と同氏は言います。 

「2018 年から Smartsheet を使っていますが、まだまだ新しい使い方を発見しています。」と Hodson 氏は述べます。「さらに多くのプロジェクトやリソース計画を検討し、アクティビティ モニタリングや予算追跡も続けていきます。また、フィードバックにフォームを使用することも考えています。たとえば、当組織のサービスについてどのように思うかスポーツ団体やアスリートにアンケートを実施し、その結果を利用して当組織の業務を分析できます。」 

EIS では、アスリート ヘルス チームのさまざまなプロジェクトで Smartsheet を使用して効率を向上させたすばらしい経験を経て、組織内の他のプロセスや部門にもこのツールを導入することを計画しています。

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