Digi-Key (デジキー) がイノベーションと自動化に大きな期待をかけている理由

イノベーションはときとして思いがけない場所で起こるものです。シーフ リバー フォールズはミネソタ州北西部にある小さな町ですが、そこに世界最大級の電子部品販売業者の 1 つである Digi-Key Electronics (デジキー エレクトロニクス) が本拠を構えています。従業員数が約 4,200 人、年間売上高が 32 億ドルに上り、880 社のサプライヤーから 600 万個のパーツを調達し、毎年数十万もの顧客にサービスを提供しています。

Digi-Key (デジキー) のオペレーショナル エクセレンス担当シニア マネージャーの Andrew Bourne 氏とシニア イノベーション プログラム リーダーの Pete Danos 氏は、組織の効率を向上させると同時に、革新的な技術の可能性を追求する役目を担っています。両氏のチームは、Digi-Key (デジキー) の競争力を維持し、仕事のやり方を見直すために、自動パッケージング機器の調達、ワークフローの自動化による効率よいプロセスの構築などの新技術導入を担当しています。

「私たちにとってエキサイティングなイノベーションとは、予想だにしなかった場所で物事を大きく変えることです。」と Bourne 氏は語ります。「変わるはずがないと思っていたことが、大方の予想に反して変化し、その結果、仕事がやりやすくなります。」

プロセス改善の余地

「この部門の立ち上げ時には私 1 人しかいませんでした。」と Bourne 氏は語ります。5 個か 6 個のプロジェクトを抱えていましたが、非常に荷が重い時期でした。市場調査、作業指示作成、価格設定、現地視察を次々とこなし、てんてこ舞い状態でした。作業をもっと整理しなければならないと痛感していました。」

Bourne 氏は、Microsoft Excel とノート、それに自身の記憶を頼りに、プロジェクトの進捗を追跡するようにしていました。「しかし、このようなやり方をしていると、組織にとって大きな価値があると見込んだプロジェクトに余計に無駄な時間をかけることになってしまいます。」

従来のやり方では、Bourne 氏はベンダーや社内の関係者を待たせることが多く、そのときどきの情報が入ってこなくなってしまいました。プロジェクトが進行し、いよいよ面白くなってきて同僚が Bourne 氏を廊下で呼び止めたとしても、重くのしかかっていた仕事のことを考えると、その場ですぐに答えを返せない状態でした。

Bourne 氏は、イノベーション部門の牽引の一端を担ってもらうために Danos 氏を招きました。同氏の初仕事は、ベンダー、プログラム、プロジェクトの管理の基盤に適した業務運用プラットフォームを選定することでした。ソリューションの選定にあたり、リアルタイムの情報を共有できること、役員レベルに至るまで可視性を向上できることを条件にしました。Danos 氏は Smartsheet を調査し、自分たちのユース ケースにまさに相応しいと考えました。

「プログラム全体を一元的に管理」

「何しろ新しい部署なので、しっかりとした土台を築きたいと考えていました。」と Danos 氏は語ります。Bourne 氏と Danos 氏は、Smartsheet のソリューション サービスの協力のもと、Smartsheet Control Center を使用してそのワークフローに適したブループリントを作ることができるようにカスタム ソリューションを構築しました。

「私たちにとってのイノベーションは、Smartsheet がすべてのプロジェクトの保管場所になったことです。」と Danos 氏は語ります。「その用途は、日々のタスクの管理、スケジュール設定、更新、部門別ダッシュボードへのプロジェクトすべての関連付けを行うことです。これで、エンタープライズの各部門の可視性が高まります。」

「機能的な点で見ると、プログラム全体を一元管理するツールとして Smartsheet を使用していると言えます。」と Danos 氏は続けます。「このプラットフォームが Microsoft Outlook と連携できるということは非常に重要です。特定の文書、電子メール、画像の他、製品部門とのやり取りも保存できます。その場所に行けば、すべてが揃っていることがわかっているのは素晴らしいことです。」

「プラン作成の点で言うと、Control Center を使用して、数回クリックしただけでプロジェクト立ち上げを準備できるようにしています。」と Bourne 氏は付け加えます。データ収集フォームは使いやすく、プロジェクトのパスを選択するだけで、数分のうちにプロジェクトを立ち上げることができるわけですから、実に高性能です。」

同チームは、Digi-Key (デジキー) の IT 部門とも Control Center のメリットを共有しました。「7 か月前の話になりますが、ハードに仕事をこなしている何人ものプロジェクト マネージャーの作業内容を IT 部門はどう扱えばよいのか悪戦苦闘していました。」と Danos 氏は語ります。「マネージャーごとにプロジェクト管理の内容が少しずつ違っており、その情報をすべて 1 つにまとめられなかったのです。」

「そこで私たちは、ある程度あらかじめ作業上の決め事をして、テンプレートと、プロジェクトをどう管理してもらいたいと思っているのかを決めれば、全員の仕事を 1 つにまとめることができるということを説明しました。」決まった場所に決まった必要なものを入れて、Control Center からプロジェクトを立ち上げるようにすれば、5 分と経たないうちに成果物がすべてできあがります。」

新たに発見した Smartsheet の使い方を関係者に見せたところ、「チームがこぞって使い始めるようになり、今では別のプログラムでも、その部門が成果を上げるための基本的なツールとして採用しています。」と Bourne 氏は付け加えます。実際、現在建設中の 220 万平方フィートに及ぶ施設のプロジェクト管理で Smartsheet が使用されています。

「セーフティ ネットとしての Smartsheet」

チームは Smartsheet を使用して、ダッシュボード、モバイル アプリ、アプリとの連携を通してプログラムのステータスに対する透明性を高めることで、タスク、プロジェクト、プログラムの説明責任を向上させています。「私たちだけでなく、他の部門でも Smartsheet が出す結果を素直に受け入れています。」と Bourne 氏は語ります。

包括的な戦略的ビジョンに立っていくつかの大規模プロジェクトに取り組んでいると、そのプロジェクトの隙間に小規模のタスクを組み込む余地があることがわかります。Smartsheet はセーフティ ネットとしての役割を果たします。リスクが放置される可能性も、タスクの進捗が遅れる可能性もなくなります。ダッシュボードで日々のリスクとタスクの状況を確認できるからです。このようなレベルの安心感と信頼は、かつての社内ユーザーには味わうことができなったものです。」

加えて、チームは、必要に応じて頻繁に Smartsheet モバイル アプリを使用して作業しています。「私にとっては、モバイルで利用できる点が大きな違いでした。」と Danos 氏は語ります。「携帯電話でも iPad でも、モバイル機器での使いやすさが鍵になります。7 つのプロジェクトを同時進行しているような場合は、プラットフォームを立ち上げ、場所に関係なく素早く業務を処理し、その場ですぐに対応できることが求められるからです。」

「私は毎週のように役員室に顔を出していますが、常に iPad を持ち歩くようにしています。」と Bourne 氏は付け加えます。「自分のプログラムのダッシュボードを開き、役員にプロジェクトの進行状況、役員にとって非常に重要な情報を見せるようにしています。ダッシュボードには最新の生のデータが直感的にすぐわかるように表示されます。」

したがって、Bourne 氏と Danos 氏が廊下でステークホルダーから呼び止められ、プログラム全体が問題なく進んでいるか聞かれたときは、「私はその答えをすぐにお見せできますが、その情報の正確さは折り紙付きなのでご安心ください。」と返すと Bourne 氏は述べます。「その理由は、Smartsheet には優秀なコンサルタントが何人かいて、同社の開発者がこのソリューションを開発する上で素晴らしい仕事をしたことが明らかだからです。」

Danos 氏もこれに同意し、「Smartsheet は、必要としている何かの推測を前提にする古いやり方ではなく、ユーザーの声に耳を傾け、お客様が何を必要としているかを実際に汲み取ろうとする会社だと思います。」

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