Decision Foundry が Smartsheet を使用してプロジェクトの追跡とクライアントとのコミュニケーションを自動化し、ビジネスの成長を加速

人気の顧客関係管理 (CRM) プラットフォーム Salesforce のグローバル インテグレーターである Decision Foundry は、異なるデータポイントをつなげることで、企業がデータからより多くの情報を得られるようにすることに特化しています。ニューヨークに拠点を置くテクノロジー企業である同社は、デジタル マーケティングの自動化および分析ソフトウェアとサービスのプロバイダーである Salesforce Marketing Cloud (セールスフォース マーケティング クラウド) のサポートに注力しています。「自動車、メディア、出版、ライフサイエンス系の企業に向けて、Salesforce 上に構築したアプリケーションに複数のデータ ソースを統合しています」。Decision Foundry の最高経営責任者である Ross Jenkins 氏はそう言います。

Decision Foundry は毎日 Smartsheet ソフトウェアを使用してすべての実装プロジェクト データのフローを管理し、プロジェクト マネージャーからアカウント エグゼクティブ、クライアントまでのあらゆる人にリアルタイムのステータス情報を提供しています。「Smartsheet によってコミュニケーション プロセスを自動化し、非常に難易度の高いデータ製品提供プロジェクトの透明度と説明責任を向上させることができます」と Jenkins 氏は言います。「Smartsheet によって全員を常に関与させることができるため、関係者に対する全体的な説明責任のレベルを維持できます」

Smartsheet を使用する前、Decision Foundry はクラウドベースのスプレッドシートやフラット ファイル、従来型のスプレッドシートやプレゼンテーション スライドなど、さまざまなツールを使用してプロジェクトを管理していました。しかし、企業が成長して実装がより複雑になるにつれて、Decision Foundry はプロジェクト管理により合理的なアプローチが必要だと気づきました。「当社の Salesforce プロジェクトの多くは数週間で完了しますが、大規模なイベントに向けてカスタム アプリケーションを設計する必要がある場合、そのタイムラインは数か月以上に伸びる場合があります。非常に多くの依存関係や異なるタスクがあるためです」と Jenkins 氏は言います。「25 人の関係者が 50 〜 60 件のプロジェクトを管理しているということが多いのですが、パイプラインにはどのようなプロジェクトがあるか、それらのプロジェクトはどのくらいの速度で進んでいるか、プロセスの各ステップの責任は誰が負っているかを明確に把握する必要があります。以前はそれらの情報を異なるプラットフォームに記録していました。そして最終的には最新の状況を電話や電子メールでクライアントに伝えていました。非常に効率が悪い方法です」

Smartsheet で毎月最大 60 件の実装プロジェクトを追跡

2020 年後半、Decision Foundry はすべての実装と統合のプロジェクトを開始から終了まで追跡するために Smartsheet の使用を始めました。同社は各クライアントの作業指示書のプロジェクト計画データと予算情報を Smartsheet テンプレートに入力しました。この情報にはすべてのプロジェクト マイルストーンとプロジェクト オーナーが含まれます。

「今では、すべてのクライアント ミーティングの開始時に Smartsheet を開き、クライアントに実装プロセス全体の概要を伝えています」と Jenkins 氏は言います。「各ステップの追跡方法を示し、クライアントに私たちの仕事を信頼してもらうのです」

Decision Foundry のアナリストの約 125 人が毎日 Smartsheet を使用し、月に 60 件にもおよぶプロジェクトのステータスを監視しています。同社は Smartsheet ダッシュボードを使用して、オンボーディングからディスカバリー、構築から本番に至るまで、クライアントに各プロジェクトを可視化しています。「ダッシュボードは毎日更新され、期限どおりにプロジェクトを完了できる可能性が明確にわかります」と Jenkins 氏は言います。

Decision Foundry は、プロジェクト マネージャーやアナリストがプロジェクトを編集または更新するたびにトリガーされる、Smartsheet の自動化されたワークフローもセットアップしました。変更は自動的にアカウント エグゼクティブに電子メールで送信され、確認できます。プロジェクトが異なる完了ステージに移行するごとに、各クライアントにアンケートを電子メールで送信する Smartsheet の自動ワークフローもあります。「このアンケートは基本的に、クライアントにフィードバックをお願いするものです。つまり、マイルストーンごとに必要に応じて軌道修正をする機会があるのです」と Jenkins 氏は言います。

さらに、Decision Foundry は新しい製品やサービスのローンチに関連するマーケティング キャンペーンにも Smartsheet を使用しています。また、同社は Smartsheet を使用して、プロジェクトの請求レートや取引額などの財務データも管理しています。

コミュニケーションの自動化と説明責任の向上

Decision Foundry は Smartsheet を使用して社内とクライアントとのコミュニケーションを自動化し、プロジェクトを確実に進めています。

「コミュニケーションが常に有効とは限らない世界で、Smartsheet によって大規模なコミュニケーションを適切に行うことができています」と Jenkins 氏は言います。「コミュニケーションを自動化することで、プロジェクト マネージャーとクライアントはプロジェクトの進捗状況を常に把握できます。その結果、当社は顧客満足度を高めると同時に収益の機会も増やすことができています」

社内外のコミュニケーションを自動化することで、Decision Foundry は以前よりも容易に、実装と統合のプロジェクトが期限内および予算内で完了することをクライアントに納得してもらえるようになりました。「クライアントが支払う金額が 100 ドルでも 100 万ドルでも、説明責任は非常に重要です」Jenkins は言います。「いつでも Smartsheet を開き、プロジェクトの現在までのステップの履歴をすべて確認できます。これによって当社のビジネスの生産性が向上しました。毎月追跡している 60 件のプロジェクトの可視性が高まったためです」また、同社は各プロジェクトの完全な履歴にアクセスできるようになったことで、効率性も向上できました。「過去の失敗から学ぶことで、より成熟した組織になることができます」。Jenkins 氏はそう言います。「成熟した企業は何度も繰り返し同じものを作りません。既存のプロセスを活用してクライアントと試行錯誤し、さらによいものを作るのです」

クライアントへのプレゼンテーションの時間を週に何時間も節約

Smartsheet による自動化の結果、Decision Foundry は各クライアント ミーティングに向けたスライド プレゼンテーションの作成に何時間も費やす必要がなくなりました。

「通常、各ミーティングでクライアントと共有するスライド デッキを作成するには少なくとも 5 時間はかかりました」と Jenkins 氏は言います。「特にエンゲージメントの初期段階にはクライアントと週 2 回のペースでミーティングを行うため、毎週各クライアント ミーティングの準備時間を何時間も節約していることになります」

Decision Foundry は現在成長期にあり、Resource Management by Smartsheet のような追加の Smartsheet 機能を導入して、プロジェクト パイプラインの管理をさらに自動化することでビジネスの成長を促進しようと考えています。「当社は優れたアイデアと人材を持つ小さな会社です。しかし予算は厳しく、失敗できる余地も少ないため、適切なテクノロジーも必要としています」と Jenkins 氏は言います。「2020 年以来 Smartsheet は当社の成長にとって重要な存在となっており、今後も当社のビジネスのカスタマー エンゲージメントと自動化のためのプラットフォームとなるはずです」

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