Crain (クレイン)、Smartsheet の自動化機能で働き方改革を実現

世界中の 600 万人以上のビジネス リーダーにニュースを配信している Clain Communications (クレイン コミュニケーションズ) の目標は、読者の成功に貢献することです。同社は 1916 年に設立された株式非公開のメディア企業で、業界に特化した信頼できる現代的なニュース記事と情報を、AdAge、Crain's Business、Automotive News、Modern Healthcare など、24 のデジタル/印刷出版物向けに制作しています。

Crain (クレイン) のジャーナリストは、あらゆる企業に影響を与える仕事をしています。一方でミシガン州デトロイト本社のリーダーたちは、プロセス転換の必要性を感じていました。課題となっていたのは共同作業とワークフローの管理です。中心的なビジネス チームが、差別化された 24 のブランドを「One Crain」というミッション憲章に基づいて統一する必要がありました。

この数年がかりの改革は 、2 人体制で取り組まれることになりました。この改革には、プロセス管理部門の組織全体への拡大に対する関係者の支持を得る仕事も含まれていたのですが、これは簡単なことではありません。

「この 1 年間、より包括的な方法でプロセス改善を推進するために、プロセス全体と関連するワークフローに焦点を当てることが私たちの目標となりました。」と、ビジネス プロジェクトおよびプロセス改善イニシアチブ担当アソシエイト ディレクター Kristine Francois 氏は述べています。この戦略を促進するために、自動化が組み込まれたソリューションを求めていた同氏が選んだのは、Smartsheet です。

ピンポイントでのプロセス改善

Crain (クレイン) のコングロマリットではリーン オペレーションが採用されていたため、事業運営の進化につれ、Francois 氏は、拡張性と再現性を備えたプロセスを構築する必要がありました。「以前はかなり分散化されていたシステムを、この 3 年の間に変えてきました。」と Francois 氏は言います。「一元化を推進するには、プロセスや仕事へのアプローチを標準化する必要がありました。」

Crain (クレイン) の従業員は長い間自分のブランドや部門に集中し、電子メールで連絡を取り合いながら、Microsoft Excel や Word を使ってプロジェクトを管理してきました。それぞれが異なる方法を使っていたため、運用のサイロ化やバージョン管理の問題のほか、仕事の会話についていくために、時間をかけて電子メール スレッドを調べる必要がありました。「プロジェクト管理がまったく標準化されていませんでした。」と Francois 氏は言います。「個々の出版物の運営方法を土台にしたプロセスの導入と同時に、『One Crain』という企業ビジョンも忘れてはいけません。」

チームは、プロセス改善、ベンダー管理、電子メールの廃止という目標を達成するために、Smartsheet の作業遂行プラットフォームを採用しました。また、Crain (クレイン) のビジネス出版物に関連するプロジェクトやハンドオフの管理には、Smartsheet Control Center を使用しています。

自動化されたワークフローでより明確なコミュニケーションを実現

Crain (クレイン) は Smartsheet を使用してワークフローを標準化しています。「シート、数式、自動化されたワークフローを使用して、キャンペーンのライフサイクルを完了させることができます。」と、プロジェクト マネージャー兼ビジネス ソリューション アーキテクトの Sean McDuffie 氏は話します。「非常にシームレスなプロセスです。あるグループがシートに情報を入力すると自動的に引き渡しが行われるので、電子メールは必要ありません。」

「Smartsheet の自動化されたワークフローにより、Crain (クレイン) のプロジェクトやリクエストに関するコミュニケーションと意思決定が合理化されます。」と Francois 氏は付け加えます。「このため、入ってくるタスクをより速く完了させることができます。」

チームは、Smartsheet を全社的に採用することで、その仕事文化の考え方を Smartsheet でのプロセス管理に移行しようとしています。McDuffie 氏は、移行を迅速に行うため、自動化されたワークフローを構築し、ベンダーとの関係を Smartsheet で管理しました。これには、社内のニーズを管理する列と、ベンダーのニーズに対応する列が 1 セットずつ含まれます。加えて、それらのニーズが重なったときのための列がさらに 2 セット用意されています。

「以前は、サードパーティ ブランドに代わって送信するコミュニケーション プロセス電子メール キャンペーンの展開に 1 週間かかることがありました。」と McDuffie 氏は言います。「今は情報が Smartsheet のフォームに取り込まれるため、データの収集と取り込みのプロセスが合理化され、時間が半分に短縮されました。」

Smartsheet の自動化機能、特にリマインダーによって、同氏はプロセス改善に集中できるようになりました。「以前は、リクエストが誰かの受信トレイで止まってしまうなど、無断な時間が多く発生していました。今では Smartsheet が自動リマインダーを送信してくれるので、このような流れを止めてしまうような人を管理し、コミュニケーション ギャップを早い段階で見つけることができます。」

「このような Smartsheet ソリューションの構築によるプロセスの自動化が、忙しさを軽減するうえで役立ちます。」と McDuffie 氏は言います。また、チームはシート コメント内の @メンションを活用しています。「こうした機能により、関係者が互いにコミュニケーションの対象を指定することができます。配布リストを使ってタスクを割り当てるようになってから、自動アラートの範囲を大幅に拡大できることに気付きました。」

Smartsheet で実現する Crain (クレイン) の明るい未来

Francois 氏は、プログラム全体の戦略を策定し、McDuffie 氏は、同じプロジェクトに取り組む部門間のシームレスな移行をサポートするためのワークフロー アーキテクチャを構築しています。しかし現在、このコミュニケーション フローが課題となっています。

「チケット発行システムが、プロセス フローに合わないのです。」と Francois 氏は言います。「このシステムへの依存を減らすことで、コストを削減できます。Smartsheet のコミュニケーション フローには、それを解決してくれる自動化されたアラートとリマインダーがあります。」

「私たちの社内顧客は『質問やリクエストがある』と言っては、よくチケットを発行します。」と Francois 氏は続けます。「チケットの発行をなくす方向で動いています。このシステムは曖昧で要件と明確さに欠けるため、Smartsheet がその代わりになるようにしたいのです。」

Smartsheet によって、Francois 氏は Crain (クレイン) 社内でより上位の役割を果たすこともできました。「Smartsheet に関わったことで、プロセス関連の仕事にシフトでき、プロジェクト管理だけに注力することがなくなりました。」と Francois 氏は言います。「Smartsheet のおかげで、Crain (クレイン) 全体、プロセス、そして効率よく仕事を進める方法について考えるようになったのです。」

Crain (クレイン) において、組織内での Smartsheet の拡大はもはや時間の問題です。「これこそが Smartsheet の良さなのです。」と McDuffie 氏は言います。「私が自分でビューやプロセスを構築してあげることもできますが、もっと重要なのは、自分自身で自分のワークフローや自分のアラートを構築できるよう指導することです。」

同社でワークフローを再考する際には、チームは Smartsheet でより効果的なプロセスを展開しながら、新しいアイデアを試すことができます。「実際に使いやすいツールがあるという事実が、ソリューションの迅速な立ち上げをサポートし、Crain (クレイン) の標準の維持に貢献しています。」と McDuffie 氏は語ります。「Smartsheet は、働き方の楽しみを広げてくれるのです。」

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