Boomi (ブーミー) が Smartsheet を利用して生産性を 70% 向上させ、拡張と成長を遂げる

Dell Technologies (デル テクノロジーズ) 傘下の企業である Boomi (ブーミー) は、20 年以上にわたって、企業のシステムとプロセスの統合を支援してきました。Boomi (ブーミー) の顧客数が数千社から 1 万 3,000 社以上まで増加するのに伴って、経営陣は、プロセスと業務を管理するためのツールとメソッドも同じペースで拡張させる必要があることに気付きました。Boomi (ブーミー) は、習得が容易で、クラウドのどこからでもアクセスできる Smartsheet を活用して、プロセスを自動化し、効率と透明性を向上させ、データの可視化を可能にしました。

「Smartsheet は、革新と起業家精神という私たちのコアカルチャーの実現とその加速に貢献しています。」と、Boomi (ブーミー) の最高執行責任者である Chris Port 氏は言います。「1 万 3,000 社以上の顧客を抱える組織において、革新を推進するにはどうすればよいか、革新を製品に反映させ、リーダーシップを維持するにはどうすればよいかをいつも自分に問いかけています。Smartsheet のおかげで、Boomi (ブーミー) は革新を進め、起業家精神を保ち、独自のソリューション、アプリケーション、ダッシュボード、プロジェクトを構築することができました。」

今日の多くの企業にとって最大の問題の 1 つは、データのサイロ化や、財務や物流などの 1 つの機能に対する複数のプラットフォームの存在、ばらばらのコミュニケーション チャネルといった、業務システムの分断です。Boomi (ブーミー) は、ビジネスのデジタル エコシステム内のすべてを結び付ける幅広い iPaaS (integration platform as a service) ソリューションを提供しています。

同社はここ数年で急成長しており、プロジェクト、ビジネス プロセス、コミュニケーションの管理におけるシステムの限界を押し広げています。Boomi (ブーミー) が求めていたのは、拡張が容易で、リアルタイムの情報が得られ、データを可視化でき、クラウドを介してどこからでもアクセスできるプラットフォームでした。その条件にぴったりだったのが、Smartsheet です。

自動化による効率と可視性の向上

現在、Boomi (ブーミー) では Smartsheet を利用して、カスタマー サポート、購買、戦略的プランニングなど、ビジネスにおけるさまざまな機能からデータを取得し、リアルタイムのデータとして可視化しています。ダッシュボードでは日々の優先順位を確認し、財務活動や支出を追跡し、世界中の現場の状況を監視することができます。新型コロナウイルス感染症のパンデミックの特別ダッシュボードでは、従業員の健康と複利だけでなく、顧客のニーズや事業予測、予測不能な健康危機が起きたときの対応策についても追跡できます。

Smartsheet の主なセールスポイントは、採用しやすさ、ダイナミックな機能性、そして組織全体の効率向上に役立つ自動化とワークフローです。

「特定の特長や機能がとても印象的でした。」と、Dell Boomi (デル ブーミー) の CEO の Chris McNabb 氏の参謀として働く DJ Krebsbach 氏は言います。「部門の枠を超えたワークフローによって、瞬時にリアルタイムのデータを入手し、異なる見解を知ることができます。CEO は、CFO やエンジニアリング部門の担当者と同じ情報を確認する必要はないものの、同じプロジェクトのロールアップに目を向けなければなりません。部門の枠を超えたワークフロー機能は、ほかのどんな機能にも勝って、プロジェクトに一番必要とされていたものでした。」

自動化は、Boomi (ブーミー) が多様なプロセスにおいて大幅な時間を節約するのを助けたもう 1 つの重要な機能です。Krebsbach 氏は自動リマインダー機能を「Nag-Bot 2000」と呼んでいます。役割を果たす人を手動でフォローアップすることなく、管理するプロジェクトの説明責任を果たすことができるためです。プロジェクトの各部はビジネスの成果に影響を及ぼす可能性があります。自動化によって、各部が適切に遂行され、プロジェクト オーナーは余計な時間や労力をかける必要がありません。また、誰でも自動化を独自のソリューションに組み込むことができます。

「Smartsheet の強力な機能の 1 つは、個々のユーザーまたはチームが特定の機能を自分で自動化できることです。」と、Port 氏は言います。「Boomi (ブーミー) では、全員がその強みを利用しています。調達業務がそのよい例です。新型コロナウイルス感染症のため、リーダーが承認なしで使える費用の閾値が引き下げられました。閾値を超えると、私にあてて自動ワークフローが開始されます。承認や却下を行う前に該当者に質問することもできますが、ツールですぐに承認することもできます。プロセスが完全に自動化され、金額の支出に注意深くあることができるので、より厳密に費用を管理できます。」

新しいレベルの技術的な統合

Smartsheet により、Boomi (ブーミー) では完全に異なるテクノロジーをソリューションに統合して業務状況を一目で把握できるようになっています。これは、Boomi がミドルウェア層で独自の顧客のテクノロジーを統合して業務効率を高めるのと似ています。 

「Smartsheet があれば、何でもできます。」と、Krebsbach 氏は言います。「Power BI や Google スプレッドシートからデータを取得して、JIRA やさまざまなアプリケーション、システムで利用することができます。Smartsheet は、それぞれの作業をつなぐ接着剤の役割を果たします。それだけでなく、Smartsheet を独自のテクノロジーと一緒に使用して、ユーザーにとってもっと効果的に機能させることができます。Smartsheet は、共同作業、成果物、さらにワークフローのための単一のプラットフォームです。」

購買アドバイザーの Christine Lindgren 氏とその同僚たちは、Smartsheet Data Shuttle と Smartsheet for Salesforce コネクタを使用して Smartsheet へのデータの取り込みを行っています。手動でのデータの再入力が不要なため、 時間の節約になっています。顧客と販売の記録をすばやく更新し、業務状況をリアルタイムに把握できるのです。

購買プロセスのデジタル化がもたらすチームの働き方への影響

Lindgren 氏は、Smartsheet を使用して、Boomi (ブーミー) の紙ベースの購買プロセスをデジタル化しました。与信承認を受けて転送するためのシンプルなフォームから始まり、現在では購買情報と信用情報を 1 か所で取得し、利害関係者に情報を提供して必要なアクションを確認するよう促す自動システムが設置されています。 

「Smartsheet を利用することで、業務におけるすべてのリクエストがより可視化され、各利害関係者は自分のリクエストを把握しやすくなりました。」と、Lindgren 氏は言います。「時間を大幅に節約できました。さまざまなタスクを人に頼まなくても、Smartsheet がやってくれます。チームは面倒な作業から解放され、データ入力よりもレベルが高く興味深い仕事に集中することができます。」

Lindgren 氏は、Smartsheet を使って問題を簡単に解決できるといいます。たとえば、ある会社のプロセスの進捗が非常に遅い場合、チームが問題領域を優先するのに役立つアラートと日間スナップショットを備えたソリューションをセットアップできます。新型コロナウイルス感染症のパンデミックによりチームがリモートワークを強いられたときには、クラウド経由でアクセスできる購買システムがすでに導入されていたため、大きな混乱なしで全員が作業を続行できました。

新規ユーザーがわずか数年で受賞者に

Boomi (ブーミー) が Smartsheet を利用してこれほどの成果を上げられた最大の理由の 1 つは、プラットフォームが使いやすく、操作の習得が容易であることです。Port 氏によると、会社にはパワー ユーザーがたくさんいますが、シートへの招待があれば誰でもすぐに作業を始めることができるとのことです。Lindgren 氏がつけ加えているように、ヘルプ & ラーニング センター、Smartsheet コミュニティ、例年の Smartsheet カスタマー カンファレンスで、Smartsheet のオンライン ドキュメントやチュートリアルを通して容易に詳細を学ぶことができます。Lindgren 氏は Smartsheet の認定を受け、最近では構築した購買ソリューションで Dell CFO 賞を受賞しました。Lindgren 氏が Boomi (ブーミー) に与えた影響が高く評価されたのです。

「Smartsheet のおかげで、日常業務が信じられないほど効率的で楽になりました。」と、Lindgren 氏は言います。「自動化の導入によって、驚くほどの量の仕事をこなせるようになりました。キャリアにも役立ち、能力を大きく高めることができました。Smartsheet のサポートによって、たくさんのことを達成できます。」

Krebsbach 氏は、多くの業績を達成できるのは Smartsheet のおかげだと考えています。Krebsbach 氏は、ホワイトボードを用いたアナログ的な作業を好んでいましたが、マーカーや付箋を使用したプロセスを、誰もがアクセスできる共同作業型ソリューションに変えることができました。効率を高めた Krebsbach 氏の手本を見て、同僚たちも感化を受けています。

「会議に参加していて、役員から Smartsheet のリンクを尋ねられると、とても嬉しくなります。」と、Krebsbach 氏は言います。「みんなが、進捗状況を人に尋ねることなく確認できるんです。誇らしさを感じる瞬間です。進行状況だけでなく、プロジェクトの担当者や次のステップもチェックできます。役員チームの要求に従って成果物を作成することができます。役員から『最新情報をありがとう。PowerPoint の資料ではなく、Smartsheet で確認したいんだけど、リンクはどこかな？』と尋ねられると、心から満足を感じます。」

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