Autodesk (オートデスク)、Smartsheet を使用してプロジェクトと財務の管理の効率化や、世界規模の共同作業を実現

Autodesk (オートデスク) は世界の設計方法や作り方に変革をもたらしています。同社のテクノロジーは、建築、エンジニアリング、建設、製品設計、製造、メディア、エンターテインメントに及び、世界中のイノベーターに大小さまざまな課題を克服する力を与えています。Autodesk (オートデスク) のソフトウェアは、環境に優しい建物からスマート製品、魅力的でインパクトがあるものまで、皆が快適になるものを設計して作成できるようにお客様を支援しています。
Autodesk (オートデスク) のリーガル オペレーションズ チームは Smartsheet を使用してプロジェクト管理の自動化、予測の追跡を行い、Smartsheet Calendar アプリを使用して法務部門のトレーニングとイベントを可視化しています。

「Smartsheet を使用することでプロジェクトと予測の可視性が向上しました。」と Autodesk (オートデスク) のリーガル オペレーションの担当ディレクターである Joyce Levy 氏は話します。「また、データを 1 か所にまとめることができるため、データの正確性と共同作業が改善します。」

リーガル オペレーションズ チームの目標は、Autodesk (オートデスク) の法務部門がプロセスの改善とテクノロジーの専門知識によって法務サービスの効率と拡張性を高めることで、法務部門の作業の効果を最大化することです。「新しいテクノロジ－の革新や手動プロセスから自動プロセスへの移行によって、チームが簡単に業務を遂行できるようにしています。」と Levy 氏は言います。「Smartsheet のテクノロジーを導入する前は、プロジェクトを手動で更新することが多く、その結果不整合が発生していました。また、ステータスのライブ更新があるダッシュボード機能を気に入り、以前は電子メールで送信していた毎週のプロジェクト更新をライブ更新に変えました。」「さらに、直販の法務チームは SharePoint を使用して取引のステータスや交渉データを手動で更新していました。この方法では、非常に多忙なスケジュールで働いている弁護士がデータを手動で追跡しなければならないという負担をかけることになるため、データがさらに不正確になります。」と Autodesk (オートデスク) のリーガル オペレーションズ チームのプロジェクト マネージャーである Tamara Cook 氏は話します。

共同作業も課題でした。Autodesk (オートデスク) はビジネスを世界中に展開しているため、従業員はさまざまな国やタイム ゾーンで働いています。「大規模な国際企業であるため、離れた場所との共同作業や連携を高めるソリューションに関心があります。」と Cook 氏は言います。「この 2 年間は特に、仮想環境で効果的かつ非同期的に仕事を遂行することに取り組んでいます。」

Smartsheet を使用して、プロジェクト、財務管理、イベントを効率化

Autodesk (オートデスク) のリーガル オペレーションズ チームはその課題に対応するため、Smartsheet を使用してプロジェクトの追跡を向上させています。当初は法務プロジェクトには正式なプロセスがなく、その場その場で計画され実施されていました。追跡も個人のプロジェクト リソースがその場限りで行い、報告も手作業によるものでした。「プロジェクトの受け入れと実施のための標準化されたプロセスや、一元管理できるプロジェクト追跡ツール、一貫性の確保が必要でした。」と Levy 氏は言います。リーガル オペレーションズ チームは、テンプレートと自動化された追跡ツールを利用して、Smartsheet でプロジェクト管理の手法を構築することでこれを実現しました。また、セルフサービス リンクを組み込み、関係者が各プロジェクトのステータスを確認できるダッシュボードも構築しました。この機能により、毎週更新される電子メールで手動で更新する必要がなくなりました。「プロジェクトのあらゆる情報が 1 か所に集まったリーガル オペレーションのハブが完成しました。」と Cook 氏は言います。「チーム メンバーが外出していて、そのメンバーの代わりにプロジェクトに対応する必要がある場合、Smartsheet のリーガル オペレーションのワークスペースにアクセスするだけで、すぐに作業を開始できます。」

リーガル オペレーションズ チームは、Smartsheet を使用して財務管理の新しいプロセスも構築しました。このプロセスでは、外部の法律顧問ベンダーからの見越し額と予測データを自動的に更新します。「以前は手動プロセスで、弁護士が法律事務所に電子メールを送信し、予測データを受け取っていました。」と Levy 氏は言います。「今は、弁護士は一元管理されたダッシュボードで予測データを確認し、変更をすぐに反映させることができます。プロセス全体が自動化されています。」

また、Levy 氏のチームは Smartsheet for Salesforce コネクタを使用して、Salesforce (セールスフォース) の顧客関係管理 (CRM) ソリューションの営業データを Smartsheet と統合しました。その結果、法務チームは最新の営業機会データや、特定の案件を担当している法務パートナーを簡単に確認できるようになりました。「今は、忙しい弁護士にこのデータの入力や更新を催促しなくても、商業法務チームは『弁護士は確実に Salesforce からの案件データを確認し、内部で報告する法務関連のデータを追加する』と信じることができます。」と Cook 氏は話します。 

また、リーガル オペレーションズ チームは Smartsheet WorkApps を使用して、外部ソースからのデータでアプリをすばやく作成したり、Smartsheet の Microsoft Teams と SharePoint との統合を利用して共同作業全体を改善したりしています。Autodesk (オートデスク) は Smartsheet Calendar アプリを利用して、さまざまな法務チームのイベント カレンダーを管理、共有しています。また、Smartsheet Dynamic View を使用して、アジア太平洋の Autodesk (オートデスク) の商業法務チームが案件と営業の交渉を追跡、更新できるようにしています。

データの正確性と意思決定が向上

Autodesk (オートデスク) は、Smartsheet を使用して以前は手動だったプロセスを自動化することで、データの信頼できる唯一の情報源をビジネス部門に提供しています。「Smartsheet は、レベルアップできるスプレッドシート ソリューションです。あらゆる機能が用意されており、リーガル オペレーションズ チームはワークフローを自動化したり、更新のリクエストやリマインダーの取得を簡単にしたりすることができます。Smartsheet に組み込まれている自動化により、法的データが自動的に更新されるため、データの正確性を向上させることができます。」と Cook 氏は話します。 

「Smartsheet を使用して構築した自動化により、今持っているデータに基づいてビジネス ケースを作成したり、次年度の戦略的な計画を立てたりすることが上手になりました。」と Levy 氏は言います。「Smartsheet では、データ主導のより良い意思決定を行い、投資できる分野や投資する必要がある分野を判断できます。以前は、それができるデータがありませんでした。」

グローバル チーム間の共同作業が改善

Smartsheet を導入する前は、チームのメンバーが取り組んでいる特定のプロジェクトやサポート タスクに関するインサイトがリーガル オペレーションズ チームにはありませんでした。Smartsheet を使用することで、チームは追跡メカニズムを向上させただけでなく、世界中の同僚向けのカスタマー サービスも増やしました。たとえば、シンガポールで働く法務チームのメンバーは Smartsheet でデータ収集リクエスト フォームに入力できます。このフォームは、グローバル リーガル オペレーションズ サポート チームのメンバーによって処理されます。「チームの誰でもこのリクエストを処理できるため、お客様は待たずに応答をもらうことができます。」と Levy 氏は話します。「Smartsheet ではこの処理が簡単です。すべてのリクエストが 1 か所にまとまっているため、リクエストを一元的にトリアージして、適切なサポート担当者に転送できます。」

また、リーガル オペレーションズ チームは Smartsheet の知識を Autodesk (オートデスク) の他の部門と共有したり、Smartsheet の機能や使い方に関する技術的なヒントを法務部門に毎週提供したりするようになりました。「Smartsheet を使えば使うほど、どれだけのことを実現できるのかを実感できます。」と Cook 氏は言います。「自動化の課題に直面しても、Smartsheet のサポートがあれば最終的に問題を解決できるでしょう。」

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