Alchemy (アルケミー) は Smartsheet の最新 PPM を使用して Workday プロジェクトの実装を合理化し、高等教育機関に向けた顧客対応を迅速化しています

Alchemy は、学生管理、HCM、財務、給与、予算、助成金、計画、分析を統合するアプリケーション プラットフォームとして成長を続ける Workday 製品の、高等教育コミュニティにおけるプレミア ソリューションおよび実装パートナーとなることを目指しています。Alchemy は全米の高等教育機関と提携し、サービス、ツール、専門知識、学習プログラムを提供して、お客様の Workday ソリューションに対する投資を最大限に活用します。

数年前から同社は、Smartsheet の最新ポートフォリオおよびプロジェクト管理 (PPM) を使用して、お客様の実装プロジェクトを追跡して管理し、リアルタイムのダッシュボードで最新のプロジェクト データを役員に提供しています。

「お客様は、弊社が常にプロジェクトの完全な透明性を提供することを求めており、Smartsheet はその実現に役立っています。」と、Alchemy のカスタマー サクセス ディレクターである Jonathan Zaretsky 氏は言います。 

Smartsheet の最新 PPM を導入する前、Alchemy はさまざまなプロジェクト管理ツールやスプレッドシート ソフトウェアを使用しており、概要をまとめた役員向けレポートを社内リーダーへ効果的に提出するのに苦労していました。「自動化や必要な柔軟性を備えていない時代遅れのテクノロジーでした。」と Zaretsky 氏は言います。「プロジェクトの最新ステータス情報を見つけてチーム間で共有するのに、多くの手作業が必要でした。」

また、プロジェクトのスナップショットをビジネス リーダーに簡単に提供する方法もありませんでした。「主に電子メールと Slack のメッセージを使って情報を伝えていましたが、Workday から得たデータと、プロジェクトのステータスに関する内部的な解釈との間には常にずれがありました。」Zaretsky 氏は言います。「全体的に、それらのツールでは目指すレベルのサービスをお客様に提供できていませんでした。」

Smartsheet の最新 PPM を使用してすべてのプロジェクトを追跡し、エグゼクティブ ダッシュボードを提供する

Alchemy は、プロジェクト管理ソフトウェアをいくつか評価して試した後、Smartsheet の最新 PPM を採用しました。「いくつかのソリューションを試しましたが、すぐに Smartsheet が一番の選択となりました。それ以来使っていますが、非常に満足しています。」と Zaretsky 氏は言います。

同社のプロジェクト マネージャーは Smartsheet の最新 PPM を使用して、Smartsheet Control Center で作成されたテンプレートで複数の実装プロジェクトのステータスを追跡しています。各プロジェクトには、スケジュール、割り当てられたマネージャーとタスク、納品期日に関する最新の詳細が含まれています。「Smartsheet を使用すれば、誰もがいつでもプロジェクトをすばやく表示したり更新したりできます。」と Alchemy のプロジェクト マネージャーである Joseph Lynch 氏は言います。同社は Smartsheet Calendar アプリを使用して、Smartsheet データとフォームを接続し、会議やその他のイベントを表示しています。

Alchemy は Smartsheet のユーザーをさらに増やし、追加の Smartsheet 機能を利用し始めたので、同社は Smartsheet Advance Gold ソリューションを採用することにしました。Smartsheet Advance Gold には、Smartsheet とさまざまなシステムを接続する統合機能とインテリジェントなワークフローが含まれています。Alchemy は現在、Bridge を使用して Google スプレッドシートからデータを統合し、Smartsheet Salesforce コネクタを使用して同社の Salesforce 顧客関係管理 (CRM) ソリューションからデータ取り込んでいます。また、Smartsheet Data Shuttle を使用して、プロジェクト データを自動的に Smartsheet にインポートしています。 

Bridge、Data Shuttle、Smartsheet Salesforce コネクタによって、Alchemy は複数の場所にある外部データを Smartsheet 内の信頼できる唯一の情報源にまとめることが可能です。「Bridge と Data Shuttle のおかげで、すべてのシステムが連携するようになりました。」と Lynch 氏は言います。

Alchemy は Smartsheet でワークフローの自動化を使用して、プロジェクト マネージャーに重要な期日を自動的に通知したり、プロジェクトのステータスが障害を示す黄色または赤の場合にアラートを送信したりします。「プロジェクトのステータスが赤に変わると、マネージャーと役員がそれを即座に確認できるので、行動に移すことができます。」と Lynch 氏は言います。さらに、Alchemy は Smartsheet Pivot アプリを使用して、リソース予測のサマリーを含むピボット テーブルを作成し、コンサルタントが各月の作業時間の内訳を確認できるようにしています。

Smartsheet のデータを使用して、プロジェクト ダッシュボードを経営陣にも提供し、プロジェクト、リソース、予算予測、発生する必要のあるプロジェクト エスカレーションのリアルタイム ビューを表示します。

プロジェクトをより可視化させて顧客へ向上した透明性を提供

Smartsheet の最新 PPM を使用し、Alchemy は標準化されたプロジェクト管理ソリューションで、プロジェクト所有者がすべてのプロジェクトの詳細を 1 つの場所でしっかり可視化できます。たとえば、マネージャーは情報を見つけるために手作業で調査をしなくても、プロジェクトの労働時間をより簡単に表示できます。

「Smartsheet を使用すると、マネージャーは大量のスプレッドシートを何列も読む必要がなく、特定の顧客の実装において、定められた週の作業ストリームとリソースを確認できます。」と Lynch 氏は言います。「データ ファイルの操作に 6 時間費やす必要はありません。マネージャーは最も正確なリソースの稼働率データをリアルタイムで取得できます。」

プロジェクト データを Smartsheet の最新 PPM で一元管理しているため、各プロジェクトのステータスに対する透明性が高まりました。「お客様は実装プロジェクトで何が起こっているのかを正確に把握できます。私たちの側に赤が表示されるとき、お客様にも同じものが表示されています。」と Lynch 氏は言います。「データの透明性が常に高いため、お客様、弊社の役員、Workday がすべての情報を共有しています。」

請求可能な時間の予測に費やす時間を 75% 削減

Alchemy では、Smartsheet の最新 PPM ワークフローの自動化により、プロジェクトの請求可能時間を手作業で予測する必要がなくなりました。「全体のビジネス モデルは、お客様に請求する時間に基づいています。これを行うには、お客様が必要な分だけコンサルタントの時間を予測し、利用可能な時間帯がある場合にリーダーに知らせます。これにより、他のお客様のニーズにリソースを割り当てることができるため、時間を正しく予測することは非常に重要です。」と Lynch 氏は言います。「以前は、スプレッドシートから情報を入手し、それを週に 2 回 Workday にコピーして、手作業で更新を追跡する必要がありました。今では、Smartsheet の最新 PPM と Smartsheet Salesforce コネクタ、Data Shuttle、Bridge などのツールのおかげで、必要だが付加価値のないプロジェクト活動に費やす時間を減らし、お客様のプロジェクトにとって本当に重要なことを一緒に取り組む時間を増やせるようになりました。」

障害を予測して顧客に迅速に対応する

Alchemy のビジネス リーダーとプロジェクト マネージャーは、Smartsheet の最新 PPM のプロジェクト ダッシュボードを使用して、プロジェクトの成功を妨げる潜在的な障害をより適切に予測できるようになりました。「役員の認識と監視のないところで、プロジェクトが黄色や赤に変わることは避けたいものです。」と Zaretsky 氏は言います。

「Smartsheet のダッシュボードを利用することで、問題をすぐに確認でき、お客様によりすばやく対応できるようになりました。アラートを受け取ったらお客様にすぐに通知するので、喜ばれています。最終的は、プロジェクトが黄色に変わりそうな時期を予測できるようになり、受け身ではなくより積極的な対応が可能です。Smartsheet は、すべてをまとめて私達を未来へとつなげる唯一のツールです。」

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