単なるプロジェクト管理ツール？Access Information Management Corporation (アクセス インフォメーション マネジメント コーポレーション) は、Smartsheet を使用して新しい市場への拡大を管理し、会社目標を後押ししています

Jeni Hinds 氏によると、Excel スプレッドシートや SharePoint では限界があるようです。

Hinds 氏はかなりの経験を経て、この評価に到達しました。彼女は世界最大の非上場記録・情報管理サービス プロバイダーである Access のグローバル統合管理ディレクターです。Hinds 氏は、Access が買収した企業の統合と、それらの統合を実施するプロジェクト マネージャーの監督を担当しています。 

買収はそれぞれがプロジェクトとして扱われます。これは、シームレスでポジティブなクライアント体験を維持しながら、主要な機能領域 (財務、人事、IT など) を親会社に統合する、とてつもなく複雑なプロジェクトです。

従来、Access のマネージャーは Excel スプレッドシートでこれらすべてを追跡し、SharePoint のページに投稿していました。しかし、これは理想的な方法ではありませんでした。Hinds 氏によると、スプレッドシートは操作が難しく、変更は IT 部門へのチケット送信によってのみ可能でした。その結果、各プロジェクト マネージャーが無理なくこなせる統合プロジェクトは、年に 1 件か 2 件のみでした。 

Access には大きな成長目標があったため、このような手動プロセスでは目標を達成できず、拡張性もありませんでした。

単なるプロジェクト管理以上のもの

Hinds 氏は以前の勤務先で Smartsheet を知り、プロジェクト管理ソリューションとして気に入っていました。しかし、Access で採用したのはそれが理由ではありません。Hinds 氏と同僚たちは競合する技術をいくつか検討した上で Smartsheet を選びました。

「Smartsheet を選んだのは、プロジェクト管理の枠を超えた機能性、たとえば、簡単に拡張して社内のさまざまな部門とプロセスを共有できる機能があるからです」と Hinds 氏は語ります。「Smartsheet は他社と比較して費用対効果も非常に優れていました。また、導入案件ごとのデュー デリジェンスにおいて、Smartsheet とのやり取りがとても良かったです」。

Access はまず、ダッシュボードと必要なサポートとなるレポート、そしてメトリックで Smartsheet の導入を開始しました。また、Smartsheet インストール サービスを活用して導入を迅速化しました。Access では、わずか 45 日で 200 人のユーザーが Smartsheet を使用するようになりました。 

「Access では、Smartsheet のプロセスを開始してから 4 か月で生産性が 60% 向上しました」と Hinds 氏は言います。「私たちは、戦術的だったプロジェクト マネージャーの機能を、はるかに戦略的な機能へと移行させました。Smartsheet のロールアップと自動化によって、タスク所有者は更新を行い、同時にプロジェクト マネージャーは複数のプロジェクトの全体像に集中することができます。 プロジェクト マネージャーは、SharePoint を 1 行ずつ並べ替えて手作業でサマリー レポートを作成する必要がなくなりました。各人が何時間、何日間もかけて手作業で行っていたところを、Smartsheet ダッシュボードで自動的に集計できるようになりました。以前は毎週、各部門と 1 時間の電話会議を行い、タスクの確認をしていました。今では隔週で、Smartsheet のダッシュボード/レポートを見せながら、すべての部門と 30 分間の全体的なステータス電話会議を行っています。このような変更のすべてによって効率が向上し、アクティビティに優先順位を付けるための俊敏性が向上しました。皆がとても気に入っています」。

生産性の向上を経験したのは彼女だけではありません。Access のプロジェクト マネージャーが管理するプロジェクトは年に 1、2 件だったのが、すぐに 10 ～ 12 件になりました。5 ～ 12 倍の増加です。それでもまだ、彼らはもっとプロジェクトを担当したいと Hinds 氏に申し出ていました。 

「プロジェクト マネージャーはより多くの仕事を担当できるようになっただけでなく、プロジェクトへの理解が向上しました。たとえば、経理とのやり取りが財務やマーケティングに与える影響がわかります」と Hinds 氏は言います。「Smartsheet に作業を取り込んで相互依存させることで、それが可能になったのです」。

マーケティングの事例

Smartsheet を採用した Access の部門の 1 つがマーケティング部門でした。同部門では、孤立した、時として冗長だったカレンダーを、カレンダー管理と予算管理のテンプレートに置き換えました。チーム メンバーは、Excel、Word、SharePoint の独立したカレンダーでキャンペーン全体の基本的なマーケティング プロジェクトを管理していました。チーム メンバーによって電子メールによる顧客育成用、ブログ用、ウェビナー用と、異なるカレンダーを使っていました。 

「各人が自分の仕事を個別に行っていましたが、Smartsheet を使用することで、一貫した厳格なプロセスで簡単かつ迅速に共同作業できるようになりました」と、Access のデジタル戦略およびマーケティング担当ディレクター Jude O'Neill 氏は言います。その結果、マーケティング担当者はチャネルと製品全体のプロジェクト スケジュールをより可視化できるようになりました。 

Bridge by Smartsheet が国際的な共同作業や文化的多様性、インクルージョンをサポート

Access は国際的に大規模な事業展開を拡大している北米の企業です。母国語が英語ではない従業員やパートナーが増えています。Access では Bridge で自動化されたワークフローを作成し、Smartsheet 内の重要な文書を翻訳し、言語ギャップを解消することで、スペイン語、ポルトガル語、フランス語、英語を話す人がよりシームレスかつ生産的に作業できるようにしています。 

Bridge by Smartsheet を使用すれば、テンプレートの重要な情報が Google 翻訳モジュールによって複数の言語に自動翻訳され、関係者は Smartsheet ダッシュボードから翻訳されたプロジェクト情報に簡単にアクセスでき、生産的なコミュニケーションが促進されます。

「電話会議がよりスムーズになり、母国語が異なる人々が会議終了時に、自分は他の参加者に理解されたという自信が持てます」と Hinds 氏は言います。

「Bridge by Smartsheet 内の翻訳サービスを利用することで、人々は自分の意見が聞かれ、文化的に受け入れられていると感じます。多様性とインクルージョンは私たちにとって重要であり、これはそうした価値観を実現するのに適した方法です」。

Hinds 氏と同僚たちは、Smartsheet パートナーとの Bridge by Smartsheet のセットアップを数週間で行いました。新しいシートやテンプレートの維持と適用が自分たちで簡単にできることがわかったのです。 

迅速な導入で、エンタープライズ全体での使用を促進

Access は現在、会社全体で Smartsheet をさらに広範囲に展開しています。「Smartsheet がより多くの人に、より多くの用途で使われるのを見るのは、大海に波が広がるのを見るようなものです」マネージャーたちは現在、専門サービス グループ、プロジェクト管理オフィス、経理、カスタマー ケアなどでこのテクノロジーの用途を見出しています。

「Smartsheet は直感的でとても使いやすいので、すぐに導入できます」と Hinds 氏は言います。

O'Neill 氏も同意します。「Smartsheet を導入する前は、ほとんどのマーケティング担当者が独自のやり方でカレンダーやその他の機能を管理していました。彼らがそれを手放したくないと思うのは、当然のことでした。しかし、私たちのチームは Smartsheet の利点をすぐに認識したため、予算管理など、Smartsheet のさまざまな使用方法を試してみることにしました」。

Smartsheet は重要なツールとなり、Access の従業員の多くが仕事をより効果的に行うために自然に頼りにするようになっています。 

「従業員はプロジェクトを Smartsheet に取り込むことを自動的に考えるようになりました」と Hinds 氏は言います。「また、プロセスの変更が他の人にどのような影響を与えるかを理解しているので、変更があれば積極的に通知してくれます。Smartsheet によって、プロセスへの賛同と関与が増え、会社全体でプロセス改善に対する理解が深まり、意欲が高まっています」。

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