RMIT 大学、Smartsheet でプロジェクトのデータを取り込んで可視化し、戦略的な計画立案とリソースの配置を実現

RMIT スタジオでは、オーストラリア最大の 2 つの大学の 1 つである RMIT 大学にあるすべてのカレッジやスクールと共同作業を行って、大学教育の学問以外の部分をサポートしています。スタジオで運用モデルを再編成してアジャイル プロジェクト管理を実現するために、その部門では、重要なデータを 1 か所で取り込むことができて、新しい仕事のやり方にふさわしいテクノロジー ツールを必要としていました。Smartsheet により、RMIT スタジオでは、プロジェクトの進捗状況、スタッフの配置、将来に向けた準備をさらに可視化できるようになりました。

「私は RMIT スタジオの戦略、計画立案、実行チームの一員です。」と RMIT スタジオでパートナーシップ コーディネーターを務める Kara Robinson 氏は述べています。「スタジオでは、学生が学ぶ内容ではなく、学生の学び方に焦点を合わせて、サービスを提供し、プロジェクトを実施しています。チームは非常に静的なウォーターフォール運用モデルから転換し、部門全体におけるすべてのプロジェクト管理とサービス提供に対して、新しく調整されたアジャイル手法を採用し、導入しました。この新しい仕事のやり方をサポートするために、未知の領域に取り組むのに役立つ拡張性と柔軟性を備え、複数の新しいアイデアに対応できるソリューションが必要でした。」

この部門は、技術、設計、エンプロイアビリティとキャリア、データ分析とデータ戦略を学ぶための専門チームの本部でした。このため、他の人がしている仕事の内容や、異なるプロジェクトの共同作業に優先順位を付ける方法を知らないグループのメンバーもいました。

「適切なプロセスがありませんでした。」と Robinson 氏は述べています。「サイロ化していて、各チームが別々のことをしていました。このため、1 つの一元化できるソリューションが必要でした。今年、部門全体を再編成し、この新しい運用モデルを開始しました。これは、私たちにとって、全員が協力し、説明責任を持ち、すべてのデータを 1 か所にまとめて、お互いを助け合い、最新の状況を把握できるようにする機会となりました。」

RMIT スタジオは、大学内の多数の関係者とより簡単に連絡を取る方法も必要としていました。それらの人たちは、1 週間や 1 年以上続くこともあるプロジェクトの予算と戦略的意思決定を承認する責任があります。Robinson 氏の同僚の 1 人がアジャイル手法の専門家で、大量の複雑なデータを可視化して追跡し、レポートを作成できる柔軟なプラットフォームとして Smartsheet を勧めました。

「Smartsheet によって、プロジェクトとサービスのリクエスト、タイムライン、ロードマップすべてを取り込み、そのすべてのライブ データをダッシュボードに入れることができました。」と Robinson 氏は述べています。「必要としていた最も重要な機能の 1 つは、最初のリクエストと承認から、サービスとプロジェクトの提供までのデータすべてをリンクできることでした。Smartsheet の追跡、レポート作成、ダッシュボードによって、チーム内およびチーム外のスタッフ全員が必要に応じてその情報にアクセスできるようになりました。80 人以上のスタッフや外部の関係者が使えて、今年 90 件以上のプロジェクトに対応できるツールが必要でした。」

複数の専門チームに 1 つのロードマップ

Robinson 氏と同僚は、プロジェクトの準備と管理の統合プロセスをサポートする Smartsheet ソリューションを構築しました。Smartsheet のフォームでは、プロジェクトの必要な詳細が取り込まれ、それらの詳細がテンプレートにマッピングされています。プロジェクトを送信すると、プロジェクトのビジネスと財務のスポンサーにアラートが送信されるため、承認または却下できます。承認されると、プロジェクトは自動的にシートに入力され、チームの全体的なロードマップに組み込まれます。

ロードマップでチームのプロジェクト ポートフォリオ全体が可視化されるため、Robinson 氏のチームは、さまざまなカテゴリでプロジェクトに関するステータスと進捗状況を完了まで確認できます。Robinson 氏は、RMIT スタジオの部門チームで行われている作業を管理し、優先順位を付ける方法がダッシュボードによって大きく変わったと述べています。チーム メンバーの空き状況と稼働率も追跡されるため、関係者は新しいプロジェクトに対応できるメンバー、優先順位の高いプロジェクトに割り当て直すことができるメンバー、仕事量が多すぎるため、作業を割り当て直す必要があるメンバーを一目で確認できます。

「リーダーシップ チームが 12 か月以上前にすべてを計画できるようにすることが狙いでした。」と Robinson 氏は述べています。「リーダーシップ チームは人材が必要な箇所を確認できました。たとえば、このプロジェクトにはラーニング デザイナーが 1 人いますが、3 人必要かもしれません。プロジェクトと短期間のサービス リクエストを同時に担当することになるかどうかや、3 日間のタスクによってチームから 1 人抜けることになるかどうかも確認できました。すべてのスタッフの包括的なマップを、誰かのオフィスや誰かの責任者のホワイトボードにではなく、1 か所にまとめることができました。」

「数式マニア」向けのプラットフォーム

Robinson 氏は Smartsheet の数式の力を活用して、RMIT スタジオに必要なリソースのビューと計画のインサイトを作成しました。Robinson 氏はお気に入りの数式を詳しく説明できるほどの自称「数式マニア」で、数式と条件付き書式によって、チームが最も重要なパラメーターに基づいてプロジェクトに優先順位を付けたり、プロジェクトの完了にとって最も重要なプロセス ステップを定義したり、結果を遅らせることなく解決できるように潜在的な問題に早期にフラグを付けたりできる点を気に入っています。

数式マニアではないユーザーにとっても、Smartsheet は強力なツールです。Smartsheet のシンプルさと柔軟性により、チームの各ユーザーは、自分の仕事のやり方に合わないシステムを無理やり使いこなそうとするのではなく、自分の強みを生かすことができると Robinson 氏は述べています。

「最も良かった機能の 1 つは、1 つのシートにグリッド ビュー、ガント ビュー、カード ビューがあることでした。」と Robinson 氏は述べています。「さまざまな種類の図表をプロジェクトで使用することで、さまざまな人のスキルに対応し、テクノロジーで使いやすくできるため、プロジェクトに参加してもらいやすくなりました。相手の仕事のやり方に合わせて、仕事を進めていくことができます。同じシートについて意見がまったく異なる人もいて、それがその人には合っているのです。」

Smartsheet コミュニティの力

Robinson 氏と同僚は、RMIT スタジオ用の Smartsheet ソリューションをとても簡単に構築できました。プラットフォームは習得も理解もしやすく、Smartsheet コミュニティはヘルプやトラブルシューティングに関するすばらしいリソースでした。「以前同じ問題に悩んだことがある人が誰かいます。」と Robinson 氏が言うように、ほとんどの質問はクイック検索で解決できました。RMIT スタジオでは、コンサルティング時間も契約し、専門的なインサイトを提供できる専門家と目標や質問について話し合うことができました。

「コンサルタントは、1 時間程度ですべての問題を解決するのではなく、達成したいことについて話す機会を用意してくれたり、さまざまな提案をしてくれたりしました。」と Robinson 氏は述べています。「抱えていたある問題について説明したとき、階層式を試してみたらどうかと言われました。その 1 つの数式で、抱えていた多くの些細な問題を難なく解決できました。とても役立ちました。今では、ほぼすべてのシートでいつも使っています。私たちが行っていることを真剣に聞いて、まとめようとしているすべての要素を理解してくれました。」

RMIT 大学による Smartsheet の使い方の詳細については、ENGAGE APAC 2020 オンライン カンファレンスでの Robinson 氏の講演をご覧いただくか、こちらの事例をお読みください。