Climate Pledge Arena (クライメット プレッジ アリーナ) と Seattle Kraken (シアトル クラーケン)、Smartsheet と Brandfolder でイベント管理とチケット販売を効率化

Climate Pledge Arena (クライメット プレッジ アリーナ) はワシントン州シアトルのダウンタウンにあるシアトル センター内にあり、50 年以上にわたり市民のスポーツとエンターテインメント シーンの中心地となってきました。1962 年のシアトル万国博覧会のときに Seattle Center Coliseum (シアトル センター コロシアム) として始まり、建物は 1995 年に改修され、KeyArena (キーアリーナ) という名称になりました。その後 2021 年に再び改築され、最先端の Climate Pledge Arena (クライメット プレッジ アリーナ) としてオープンしました。

現在、このアリーナは、ナショナル ホッケー リーグの Seattle Kraken (シアトル クラーケン)、WNBA の Seattle Storm (シアトル ストーム) のホームになっており、毎年数百本のコンサートやその他のイベントも開催されています。この会場では持続可能性にも力を入れており、再生可能エネルギーのみで電力をまかなっている世界初のゼロ カーボン認定アリーナです。Sports Business Journal (スポーツ ビジネス ジャーナル) は、Climate Pledge Arena (クライメット プレッジ アリーナ) を 2022 年の Facility of the Year (ファシリティ オブ ザ イヤー) に選出しました。 

Climate Pledge Arena (クライメット プレッジ アリーナ) の多忙なマーケティング チームは、チケット販売を円滑に運営し、すべてのイベントが問題なく確実に開催されるようにすることに注力しています。「当社の目標は、チケットの売上で国内上位 5 位に入ることです。」と Climate Pledge Arena (クライメット プレッジ アリーナ) のマーケティング担当バイス プレジデントである Rosie Selle 氏は話します。「チケットの売上をできる限り増やして、このアリーナでファンの皆様やお客様にすばらしい体験をしていただきたいと考えています。」同様に、Seattle Kraken (シアトル クラーケン) のセールス サービス チームも、チームのシーズン チケットと単一試合のチケットの売上や、ゲームのプレミアム スイート、アリーナで開催されるその他のイベントの売上を増やそうと努力しています。「ゲームとイベントの売上を増やす方法について新しい戦略やさまざまな戦略を絶えず考えています。」と Seattle Kraken (シアトル クラーケン) のセールス サービス担当バイス プレジデントである Dan Souder 氏は話します。アリーナのマーケティング チームと Kraken (クラーケン) のセールス サービス チームは Smartsheet を使用して、イベントのあらゆる情報をリアルタイムで整理したり、イベント スケジュールを管理したり、他のチームメイトと共同で作業したりして、プロジェクトが予定どおりに進むようにしています。

「Smartsheet は、コンサートのお知らせからチケットの販売まであらゆる業務の効率を高めるのに役立っています。」と Selle 氏は言います。さらに、Seattle Kraken (シアトル クラーケン) のプレミアム サービスおよびホスピタリティ担当ディレクターである Kim Jurgensen 氏は、「Smartsheet を使用することで常に情報を整理でき、全員が最新のプロジェクト情報を 1 か所で確認できます。」と語ります。

Smartsheet を導入する前は、アリーナのマーケティング チームは従来のスプレッドシート ソフトウェアと電子メールを使用してイベントを管理したり、他の人と連絡を取り合ったりしていました。ところが、パンデミックによってスケジューリングが難しくなり、プロジェクト管理に課題が生じました。「すべてのコンサートで、ショーの発表日、チケットの先行販売日、一般販売日、イベント当日という 4 つの重要な日付を追跡する必要があります。毎週、最大で 7 組のアーティストの日付を管理しなければなりません。」と Climate Pledge Arena (クライメット プレッジ アリーナ) のマーケティング担当ディレクターである Janice Jimenez 氏は言います。「あるアーティストが日付を 7 回変更したことがあり、このような事態が発生すると電子メールで多数のやり取りを行う必要がありました。これは理想的な方法ではありませんでした。」また、マーケティング チームは電子メールとオンラインのドロップ ボックス アプリケーションを使用して、各イベントのプロモーションに使用するグラフィックやその他のデジタル資産などのクリエイティブ資産を保存、管理していました。電子メールで大きなサイズのデジタル ファイルをやり取りするのは時間がかかり、非効率的でした。「リポジトリへのリンクベースのシステムだったため、ファイルの送受信が遅いことが多くありました。」と Jimenez 氏は話します。 

Seattle Kraken (シアトル クラーケン) のセールス サービス チームも電子メールとスプレッドシート ソフトウェアを使用していたため、コミュニケーションに課題が生じました。「チケット チーム、セールス チーム、マーケティング チーム、オペレーション チーム、アリーナ チームと毎日、別々にやり取りするため、全員と連絡し合うのは大変でした。」 と Jurgensen 氏は話します。 

イベント、デジタル資産、スイートの在庫を Smartsheet で追跡

Climate Pledge Arena (クライメット プレッジ アリーナ) のマーケティング チームは Smartsheet をクリエイティブ ワークフローとイベント管理プロセスに組み込み、課題を克服しました。チームでは現在、各イベントの重要な 4 つの日付を含む、イベントのあらゆる最新情報が入力された包括的で組織的なシートを使用しています。マーケティング チームのメンバーがイベントを追加または更新すると、その情報がイベント マーケティング シートに入力され、新しいイベントを発表する前に作成する必要がある 18 個のさまざまな資産が記載されたチェックリストがトリガーされます。「イベント シートはすべてのプロジェクトの出発点となっています。」と Climate Pledge Arena (クライメット プレッジ アリーナ) マーケティング チームのアート、デザイン、クリエイティブ担当マネージャーである Beth Baker 氏は話します。Baker 氏とチームは Smartsheet で自動化されたワークフローも使用して、新しいプロジェクトがシートに入力されると通知が送信されるようにしています。

また、アリーナのマーケティング担当者は、Smartsheet の受賞歴のあるデジタル資産管理システムである Brandfolder を使用して、アリーナのデジタル メディア キットなど、アリーナとイベントのすべてのブランディング資産を保存しています。

「ショーの発表準備がすべて終わったら、Brandfolder でデジタル資産をチームやアーティストと共有します。」と Baker 氏は言います。「こうすることで、パートナーが必要なブランド資産をすばやく簡単に見つけることができます。」

Seattle Kraken (シアトル クラーケン) のセールス チケット チームは Smartsheet を活用して、スケジュール、予約状況、食べ物の注文、スイートの寄付、主な連絡先など、プレミアム スイート チケットの在庫を管理しています。「Smartsheet を使用することで、各イベントの利用可能なスイートの数、料金、料金に含まれているサービスをすばやく確認できます。」と Jurgensen 氏は話します。Jurgensen 氏とチームは Smartsheet でカラー コードを使用して、Kraken (クラーケン) のチケット チームとホスピタリティ チームが簡単に確認できるようにしています。さらに、チームでは Smartsheet モバイル アプリを使用して、スマートフォンからスイートの在庫データにリアルタイムでアクセスしています。 

イベントのスケジューリングやチケットとスイートの販売を効率化 

Climate Pledge Arena (クライメット プレッジ アリーナ) のマーケティング チームでは、Smartsheet を使用してイベント管理プロセスとチケット販売プロセスを効率化および自動化しました。「このチームにとって、現在の状況と今後の予定を可視化できることは非常に重要です。Smartsheet なら、すべてのコンサートとスポーツ イベントを追跡するために必要なインサイトを得られるため、すべてをスケジュールどおりに進めることができます。」と Selle 氏は話します。「シンプルなツールを使って、重要な日付やチケット販売など、イベントのあらゆる情報を 1 か所にまとめて、複数の部門がいつでもアクセスできるようにします。Smartsheet によって、すべてのプロセスで新たに効率化を図れました。最近、5 本のショーを発表し、現在チケットを販売中です。各ショーに 18 個の資産がありますが、Smartsheet のおかげで、プロセスはとても順調です。」

マーケティング チームは Brandfolder を使用して、デジタル資産の管理と共有を簡略化しました。「Brandfolder と Smartsheet を一緒に使用するとプロセスをさらに効率化できるため、新しいイベントが発表されるたびに大勢の人に電子メールを送信する必要がなくなりました。」と Baker 氏は言います。「ショーを発表するときに、しなければならないことが 1 つ減りました。パートナーはどこで必要な資産をダウンロードできるかを知っているからです。自分の日常タスクの遂行にも、チームのタスクの遂行にも Smartsheet が大活躍しています。」

Seattle Kraken (シアトル クラーケン) のセールス サービス チームも Smartsheet を使用してスイートの販売を追跡することで効率的になったと感じています。「あちこちのフォルダーや電子メールにアクセスして最新情報を探さなくても、Smartsheet で 1 か所でスイートに必要なすべてのものを見つけることができます。」と Jurgensen 氏は話します。また、チームは Smartsheet のカスタム レポートを使用して、これまで手作業でチケット販売レポートを作成するためにかかっていた週 4 ～ 5 時間を節約できています。

「Smartsheet を使用することで時間を節約できるため、その他の課題について考えたり、売上を伸ばすための新たな方法を見つけたりする時間が増えました。」と Souder 氏は話します。

内部および外部のコミュニケーションが向上 

Climate Pledge Arena (クライメット プレッジ アリーナ) は、Smartsheet を使用することで内部のユーザーや外部のベンダーとのコミュニケーションを向上させています。たとえば、最新のチケットデータや売上データを 1 か所にまとめて、チームの全員が常に同じページにアクセスするようにしています。「イベントの日付はよく変更になります。変更が発生したら、Smartsheet のマスター シートから他のすべてのシートに正しい日付がすぐに入力されます。」と Baker 氏は言います。「常に 100% 正確です。これは当社のビジネスにとって非常に重要です。」

また、Seattle Kraken (シアトル クラーケン) のセールス サービス チームは、Smartsheet モバイル アプリを使用してコミュニケーションを向上させました。「イベント開催中にアリーナを歩き回りながらスマートフォンで Smartsheet モバイル アプリを使用しています。スイートのお客様のニーズをその場で簡単にゲスト サービスとホスピタリティのスタッフに伝えることができるため、オフィスに戻ってこの情報を確認する必要がありません。」と Jurgensen 氏は言います。コミュニケーションを迅速に行うことができるようになったため、お客様の体験を全体的に向上させることができています。

「組織として、他のスポーツ アリーナと違うことがしたいと考えています。」と Souder 氏は話します。「Smartsheet のモバイル アプリがあるので、今までよりも頻繁にお客様と直に接して話しかけることができます。それでお客様と関係を築くことにさらに集中できます。」 

Climate Pledge Arena (クライメット プレッジ アリーナ) は、組織全体で新たな効率を生み出すために Smartsheet を他の部門にも導入することを検討しています。「この業界は速いスピードで動いているため、それについて行くのが大変なときもあります。」と Selle 氏は言います。「Smartsheet のようなツールのおかげで、仕事をすばやく進めることができるので、ひと息つくことができます。」

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