プロジェクト管理におけるスコアリング モデルとは
「スコアリング モデル」は、1 つまたは複数のプロジェクトやタスクに比較値を割り当てるために使用するツールです。スコアリング モデルを使用すると、ガバナンス チームは、リスク レベル、コスト、潜在的な財務収益などの基準に基づいて潜在的なプロジェクトをランク付けできます。
選択する基準の種類と重みは結果に影響するため、組織にとって最も重要な要素を選択し、それに応じて重み付けしてください。最終的に最も重要な要素を選択するのは企業の最高レベルの意思決定者ですが、プロジェクト マネージャーは、回答者ごとに最も重要な要因を決定するための調査やテンプレートを提供することで、この意思決定プロセスを促進することができます。
スコアリング モデルの原則
スコアリング モデルは、シンプルでカスタマイズ可能でありながら、理解しやすい結果を生み出す必要があります。スコアリング モデルにより、プロジェクトの全体的な価値に関するインサイトが提供されますが、「価値」は主観的なものであるため、モデルには組織の価値を反映させる必要があります。
モデルをシンプルに保つために、組織にとって最も重要なプロジェクト基準を最大 5 つ選択してください。これらの基準を選択したら、それぞれを与える重みを検討します。多くの場合、いくつかの要素が他の要素よりも重要であることが分かります。最後に、使用するスコアリング モデルの種類に関係なく、モデルの調査結果が理解しやすいものであることを確認してください。また、チームが特定の数字や色を解読するために使用できるキーを含めてください。
プロジェクト スコアリング モデルの使用方法
プロジェクト スコアリング モデルは、プロジェクトの選択に不可欠なツールです。価値に重みを付けたリストを作成して潜在的なプロジェクトを比較することで、組織は、リソースを割り当てる必要がある場所を容易に特定し、次の行動方針を決めることができます。
スコアリング モデルの最終的な目標は、潜在的なタスクやプロジェクトのリストに優先順位を付け、チームが何にいつ取り組む必要があるのかをよりよく理解できるようにすることです。たとえば、優先順位の高いプロジェクトをすぐに開始するリソースがなくても、それらのリソースが利用可能になるのを待ちながら、優先順位の低い小さなタスクを完了できる場合があります。
さまざまなタイプのモデルを使用できますが、一般に、マトリクスのスコアが高いプロジェクトが企業にとって重要です。モデルの結果は出発点として最適ですが、他のプロジェクトの中断の可能性、部門間のタイムラインの競合、経営陣によるプロジェクトの全体的な支援など、目に見えにくい他の要因も考慮する必要があります。
プロジェクト選択の詳細については、プロジェクト選択のガイドを参照してください。
プロジェクトのスコアリング基準
プロジェクトの最も一般的なスコアリング基準には、全体的なコスト、時間、リスク レベルが含まれます。「プロジェクト」は単純な「タスク」よりも複雑であるため、含める基準を検討する際には、ベンチャー企業の全体像を把握することが不可欠です。
物事をシンプルに保つ: モデルを作成する際には、選択する基準を 5 つまでにしてください。ほとんどのスコアリング モデルでは、組織に対する各基準の重要性を表すために 0 ～ 5 のスケール番号割り当てが使用されます。
スコアリング モデルで考慮できる基準のカテゴリは、以下のとおりです。
- 戦略的基準: このカテゴリは、一般に、最も漠然とした基準であり、全体的なビジネス戦略、既存のサービスおよび製品ライン、市場競争力などの要素が含まれます。戦略的基準は数値化が難しい場合があり、財務的な考慮事項とともに測定されると有益である場合があります。
「最終的には、プロジェクトに財務的な成功がなくても、会社にとって有益である場合があります。我が社では、いつも『このプロジェクトは会社の改善に役立つだろうか』と自問しています。役立つのであれば、優先度が高くなります」と、Birch Coffee (バーチ コーヒー) の CEO 兼共同創設者であるジェレミー・ライマン (Jeremy Lyman) 氏は述べます。 - 財務的基準: この数字は、通常、各プロジェクト要素のコストの範囲として示されます。最終的な計算では、全体的な予算の必要性に基づいてプロジェクトがランク付けされます。この数字は重要ですが、プロジェクトの全容を示すものではないため、他の要素と組み合わせて比較することが最善です。
- リスク要素: リスクを負の値または逆の値として要素化します。たとえば、スコアリング モデルの目標が最もスコアの高いプロジェクトを決定することである場合、リスクの高い要素によって合計が増やされるのではなく、減らされる必要があります。リスク要素については、低リスクの値を 5 、高リスクの値を 0 に設定して、高リスクの要素によって合計スコアが増えないようにすることを検討してください。
一般に、複雑なプロジェクトの全体像をできるだけ正確に把握するには、これらの基準の数値を相互に重み付けする必要があります。組織は、どの要素が最も重要であるのかについて合意に達し、それに応じて要素を重み付けして比較する必要があります。選択と重み付けのプロセスを促進するために、ガバナンス委員会に対して基準選択アンケートを実施することを検討してください。
プロジェクト スコアリング基準の優先順位付けテンプレート
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このプロジェクト スコアリング基準テンプレートは、組織の最も重要な基準を選択するために役立ちます。各意思決定者とっての各基準の重要性を記録することで、各要素の平均値を確認し、それに応じてスコアリング テンプレートで各要素の重みを配分することができます。
プロジェクト管理における簡素化されたスコアリング モデル
すべてのスコアリング モデルがプロジェクト全体を反映する必要があるわけではありません。いくつかの要素に関する入力や、潜在的なプロジェクトの最終的なランク付けに関する入力が必要な場合があります。そのような場合は、ペアワイズ モデルまたはアイゼンハワー マトリクスを検討してください。
「ペアワイズ モデル」は、複数のプロジェクトや要素を一度に 1 つずつ比較して、重要度順にリストを作成するために使用できる単純なグリッドです。「アイゼンハワー マトリクス」は、緊急度および重要度別にタスクを比較するために使用できる、さらに単純な 2 X 2 のグリッドです。
ペアワイズ プロジェクト優先順位付けテンプレート
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このテンプレートを使用すると、タスクやプロジェクトのリストを相互に優先順位付けすることができます。各行の最も重要な要素をランク 1 として特定します。このテンプレートでは、スコアが集計され、重要度の高い順にタスクのリストが作成されます。
プロジェクト選択のための加重スコアリング モデル
加重スコアリング モデルでは、潜在的なプロジェクトに対して、チーム固有の価値加重数値スコアが作成されます。基準を慎重に選択し、その基準に重要度で重み付けすることにより、プロジェクトを比較するために役立つスコアを生成できます。
加重スコアリング モデルには、チームが特定の基準を他の基準よりも重要であるとランク付けできるという利点があります。このモデルを使用すると、選択プロセスに複数の変数を要素として組み込みつつ、特定のニーズを強調することができます。
4 つのステップでプロジェクト管理のスコアリング モデルを構築する方法
どのような種類のプロジェクトでも、スコアリング モデルを構築するには 4 つの重要なステップがあります。目標を念頭に置き、スコアリング基準を決定し、それらの基準にスコアを割り当て、集計したデータの結果を比較する必要があります。
「経営陣は、戦略を策定し、プロジェクトに優先順位を付けるための基準と重み付けの要素について合意する必要があります」と、Englund Project Management Consultancy (エングルンド プロジェクト マネジメント コンサルタント) のエグゼクティブ コンサルタントであるランドール・エングルンド (Randall Englund) 氏は述べます。「すべてのプロジェクトを相互に比較し、基準ごとにプロセスを繰り返します。目的は、プロジェクトの順序付けされたリストを作成することです」
- スコアリング基準を特定する: ガバナンス委員会に対してアンケートを実施し、プロジェクトに最も関連するスコアリング基準を決定します。可能であれば、比較を容易にするために、基準を 5 つ以下の要素に制限してください。
- スコアリング基準に重み付けする: 各基準の重みを決定します。すべての基準が同じ重みである場合もあれば、ある基準が他の基準よりも重要であると判明する場合もあります。スコアリング基準選択テンプレートを使用して基準に優先順位を付け、このプロセスを簡素化することを検討してください。
- 入力を記録する: 各基準と各プロジェクトのスコアを入力します。選択チームの各メンバーのスコアから各要素の平均スコアを求めることを検討してください。
- 結果を分析する: 結果として得られたスコアを比較し、合意に達するためにより多くの情報が必要かどうかを判断します。2 つ以上のプロジェクトが同じスコアになる場合は、特定の予算やタイムラインを比較して、選択肢をさらに絞り込むことを検討してください。
プロジェクト管理のスコアリング モデルのサンプル テンプレート
加重プロジェクト選択サンプル テンプレートをダウンロード
このテンプレートは、重み付けして次のプロジェクトを選択するために役立ちます。独自のプロジェクト、重み、基準を容易に入力して、このテンプレートをニーズに合わせてカスタマイズできます。このマトリクスは多くのサンプル基準で設計されていますが、ニーズに合わせてカスタマイズできます。
プロジェクトの優先度を計算する方法
一般に、スコアリング モデルでスコアが高いプロジェクトには、スコアが低いプロジェクトよりも高い優先順位を付けます。スコアリング モデルは、固有のリスクが最も小さいプロジェクトや、ROI の機会が最も大きいプロジェクトを特定するために役立ちます。
Stephen Light, the Co-Owner of Nolah Mattress, gives his take on why all small businesses should have a budget in place: “For small businesses, creating an effective budget is one of the most important tools to carve a successful path to profitability. Budgets are crucial for allocating funds efficiently and curbing any unnecessary or wasteful spending, [which is] an easy trap to fall into if you don’t have a framework or goalposts to stay within. Budgets are especially important to small business owners who might be using their personal funds.”
Nolah Sleep (ノラ スリープ) の CMO 兼共同オーナーである スティーブン・ライト (Stephen Light) 氏は、優先度マトリクスに関する経験について、次のように述べています。「プロジェクトに優先順位を付ける最善の方法は、タスク優先順位付けマトリクスに従うことです。これは、タスクを 4 つの異なるカテゴリ (緊急で重要、緊急だが重要ではない、緊急ではないが重要、緊急でも重要でもない) に分類する視覚的なガイドです」
「各プロジェクトを適切に区分する方法が分からないために、優先するプロジェクトを判断することが困難な場合があります。この方法を使用すると、緊急度と重要度に基づいて、他のプロジェクトよりも優先度の高いプロジェクトを容易に判別できます。マトリクス内のタスクの階層は降順であるため、下位のタスクよりも上位のタスクを完了する必要があります」
プロジェクト優先度の計算の詳細については、無料の優先度マトリクスとプロジェクト優先順位付けテンプレートを参照してください。
プロジェクト優先順位付けスコアリング モデル
プロジェクト優先順位付けモデルでは、有形と無形の両方のさまざまな要素を比較します。優先順位付けモデルでは、具体的な予算の数値だけでなく、顧客の意見などの要素を考慮する場合があります。加重優先順位付けモデルは、選択肢をランク付けしてプロジェクトの選択を容易にするために使用されます。
プロジェクト選択におけるスコアリング モデルのメリット
プロジェクト選択プロセスでスコアリング モデルを使用することには、多くのメリットがあります。さまざまな種類のプロジェクトを比較し、その結果を容易に共有できます。これらのメリットに関する専門家の説明を以下に示します。
- 異なるプロジェクト タイプの比較: スコアリング モデルは、より具体的な基準を使用して、異なるタイプや戦略のプロジェクトを相互に比較し、優先順位を付けるために役立ちます。
「プラットフォーム プロジェクトが 50%、派生プロジェクトが 20%、画期的なプロジェクトが 10%、パートナーシップが 10% といったように、ビジネス戦略に合致するプロジェクトの組み合わせを決定します」とエングルンド氏は提案します。「これらの重みは合計で 90% しかないことに注意してください。財務ポートフォリオ管理の教訓を生かし、いくつかの投機的なプロジェクトにも投資して、一連のプロジェクトを多様化してください」 - 偏りの少ないランキング: スコアリング モデルは、感情的な意思決定の少ないプロジェクト リストを作成するために役立ちます。エングルンド氏は、企業に「緊急であってもそれほど重要ではない要求に屈するのではなく、重要なプロジェクトのバランスを取るために注意を払う」ことを勧めます。
- 中止を決定するタイミングの認識: 表面的には素晴らしいように見えて、スコアリング基準を比較するとそれほどでもないプロジェクトもあります。
「選択性を高められるというだけでなく、選択性を高める『必要がある』のです。我が社は、ブランドと一致する企業と協力する必要があり、そう考える企業とのみプロジェクトを実行します」とライマン氏は述べます。 - 一目でできる容易な比較: 潜在的な各プロジェクトに数値スコアを割り当てると、多様な基準が単純で比較可能なフォームに集約されます。リストのすべてのプロジェクトに同じ基準を使用することで、それらのスコアを、確実に比較できる方法で相互に反映させることができます。
- 整理でき、共有も容易: スコアリング モデルを作成して使用することは、チームと情報を共有するための優れた方法です。ガバナンス委員会で、全体像が示されない会議メモを共有するのではなく、モデルのコピーを共有することにより、関係者は、プロセスと結果の両方を確認できるようになります。
プロジェクト選択におけるスコアリング モデルのデメリット
完璧なモデルはなく、プロジェクトの選択に万能のソリューションもありません。専門家によると、スコアリング モデルの使用には、スコアリング モデルの硬直さ、抽象的な概念に数値を割り当てることの難しさなど、以下のようないくつかの困難があります。
- 基準の十分な重み付けが必要: ビジネスの価値を真に反映するように基準を相互に重み付けすることは、困難な場合があります。また、プロジェクトの過程でこれらの基準の重要性が変わる可能性もあり、モデルに反映することは不可能な場合があります。
- 抽象的な概念を概念化することが困難: 選択基準と優先順位付け基準の中には、他の基準よりも抽象的なものがあります。予算の数値やタイムラインではなく顧客満足度や地域への働きかけに数値を割り当てることは困難な場合があります。
- 視野の範囲が限定的: 新しいベンチャーのすべての側面を予測することは不可能であり、スコアリング モデルで示されるのも限定的なものです。選択プロセスで重要な基準を見落とす可能性があり、それが後に大きな障害になる場合があります。
- 意思決定の硬直さ: 多くの場合、フォームやテンプレートは比較的硬直であると感じられ、クリエイティブなビジネス管理やスタートアップスタイルのビジネス管理には魅力的ではない可能性があります。
ライマン氏は、「我が社は小規模な組織で、複数の大規模なプロジェクトを実行するために複数のチームを作るほど多くの異なる人材がいるわけではありません。モデルやソフトウェアが時には硬直すぎて時間を無駄にすることを認識しています。部屋に入って話をすると、何がより重要なのかを直感的に知ることができます」と述べます。 - 必ずしも現実を反映しない: モデルは、消費者市場や別の企業とのパートナーシップで何が起こるのかを常に予測することはできません。「多くの場合、人は、より多くのビジネスをもたらすという約束でプロジェクトに着手すると思います」とライマン氏は述べます。「我が社では、最終的に成功しなかったことに多くの労力を費やしましたし、完全に手に負えないこともありました。時には、学ぶためにそのような間違いを犯す必要があります。魅力的な新しいプロジェクトの中止を決定することは嫌なものですが、時にはそうする必要があります。経験から学ぶのです。ブランドとして学ぶにつれて、最終的に有益なプロジェクトを柔軟に選択できるようになります」
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