プロジェクトの成功度を測定する方法

プロジェクトの成功とは、プロジェクトの開始前にクライアントとプロジェクト チームが定めた具体的な基準を指します。 チームは、これらの仕様、マイルストーン、成果物を使用して、プロジェクト終了後にプロジェクトの成功を評価します。

プロジェクト チームが進捗を追跡し、プロセスの改善点を特定できるように、プロジェクトの成功度を測定することが重要です。 プロジェクトの成功度を測定すると、顧客やチームの満足度に対する貴重なインサイトが得られ、継続的な改善に役立ち、将来の意志決定をサポートします。 

Cisco のプロジェクト マネジメント オフィス ディレクターで、ブログ『The Couch Manager』の著者である Hassan Osman 氏はこう述べています。「プロジェクトの成功度を測定することは、それがプロジェクトがどれだけ効果的であるかを真に判断する方法であるため、非常に重要です。 成功要因は、通常、プロジェクトの初期目標 (客観的および主観的な指標を含む) にかかっています」

プロジェクトの開始から計画、実行、終了まで、プロジェクトのライフサイクルの各フェーズを見ることで、プロジェクトの成功度を測定することができます。

• 開始: このフェーズでは、プロジェクトのスコープと成果物を特定します。 完成した成果物は、プロジェクトの成功を左右します。 
• 計画: ワークフロー、リソース、予算を確立します。 計画の正確性は、プロジェクトの成功につながります、 
• 実行: このフェーズでは、予算、進捗、作業の質を監視します。 これらの要素を評価することによって、プロジェクトの成功度を測定することができます。
• 終了: このフェーズでは、マイルストーンと成果物の完了を分析しますが、これはプロジェクトの成功に直接影響を与えます。

プロジェクトのスコープを見直し、プロジェクトの仕様を評価し、プロジェクトの予算を分析し、クライアントと社内の満足度を見直すことで、プロジェクトの成功度を測定することができます。

そのステップを以下にご説明します。

プロジェクトの成功基準は、プロジェクト管理とプロジェクトの成果物全体を対象とします。 プロジェクトの成功基準を文書化し、期待されるコスト、スコープ、時間が期待を満たすために順調に進んでいるかを確認することが重要です。 基準文書は、予算、マイルストーン、タイムラインの形態をとることができます。 

プロジェクトの成功基準を決定する方法について詳しくは、当社の包括的なガイドをお読みください。

2017 年に発表された『プロジェクト管理の成功要因』では、著者の Mladen Radujkovic 博士と Mariela Sjekavica 博士がプロジェクト管理の成功について分析結果を述べ、プロジェクトの成功要因の 3 つの明確なカテゴリを強調しています。

1. プロジェクト管理コンピテンシーの要素: 要素には、プロジェクト マネージャーとプロジェクト チーム メンバーの技術、行動、コンテキストに基づくコンピテンシーが含まれます。 コンピテンシーは、ベスト プラクティスに関する知識と、プロジェクト環境内で期待される基準に従って実行する能力によって測定されます。
2. 組織の要素: 要素には、構造、文化、雰囲気、組織の能力が含まれます。 組織は、一度に複数のプロジェクトを管理するチームにとって特に重要です。 
3. プロジェクト管理手法、方法、ツール、テクニックの要素: 要素には、方法論、ソフトウェア、ツール、意思決定技術、リスク評価ツール、情報通信技術サポート ツールなどが含まれます。 プロジェクト マネージャーは、各プロジェクトに最適なツールやメソッドを把握する必要があります。  

Radujkovic 氏と Sjekavica 氏が記しているように、「理論上、優れたプロジェクト マネージャー、有能なチーム、協調的なマネージャーとチーム、十分な組織構造、文化、雰囲気、能力が揃い、ならびにプロジェクト管理手法、方法、ツール、技術を多用している場合、高度なプロジェクト管理を行えば、プロジェクトは成功させることができるはずです」

プロジェクトの成功例は次の通りです。

• タスクとマイルストーンの実行 
• 予定どおりにプロジェクトを完了
• 予算内でプロジェクトを完了
• 企業の将来にプラスの影響
• 完了した作業に対するプロジェクト チームの達成感
• クライアントの満足度を高めるための品質の高い成果物の作成・完了

プロジェクトの成功要因について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

リモート チームはリモート以外のチームとほぼ同じように機能しますが、プロジェクトの成功度を測定する方法は他にもあるかもしれません。 たとえば、異なるタイム ゾーンや文化的な違いにまたがり、プロジェクト チームがコミュニケーションや調整にどれだけうまく取り組んでいるかを見ることができます。 

詳細については、リモート チームのコミュニケーション戦略に関する記事をお読みください。

Osman 氏は、「測定可能な最終結果をターゲットにしている場合、ほとんどの場合、リモート チームでプロジェクトに取り組んでも、必ずしもプロジェクトの成功指標に影響を与えるわけではありません。 その理由は、リモート ワークの場合、主な違いは、何を完了するかではなく、作業の方法と場所だからです。 とはいえ、リモート チームと同一場所に配置されるチームとで異なる可能性があることの 1 つは、共同作業、コミュニケーション、チーム ダイナミクスの主観的測度です。 同一場所に配置されるチームの場合、チームの結束力と親密さが向上するため、これらの測度がやや高くなる傾向があり、全体的により良いプロジェクト結果が得られる可能性があります。 しかし、その効果は状況に大きく左右され、一緒に仕事をするチームの種類によって異なります」

リモート共同作業ツールの詳細については、こちらの包括的なガイドをご覧ください。

シンプルなタスク管理やプロジェクト プランニングから、複雑なリソース計画やポートフォリオ マネジメントまで、Smartsheet は共同作業の改善と作業速度の向上に役立ち、より多くの成果を上げるのに効果的です。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。