プロジェクト管理で得た教訓とは?
教訓とは、プロジェクトに参加し、完了することによって得られる経験を指します。 チームは、新しいベンチャー企業の開始時に学んだ過去の教訓を適用し、その完了時と終了後に新しい発見をまとめる必要があります。
教訓はプロジェクトの終わりに集めるのが重要ですが、情報を集めて、プロジェクトの最中に行うのも有益かもしれません。
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教訓の目的とは?
教訓を文書化し、適用する目的は、将来のプロジェクトでベスト プラクティスの改善を促すことです。 失敗から学び、成功を繰り返し、改善していくチーム作りが目標です。
Patti Armanini 氏は Lofo USA の品質マネージャーであり、10 年以上のマネジメント経験を持っています。 彼女は、プロジェクト マネージャーに対して「過去の教訓を見直して、次回も同様のミスをしないようにする」ことを奨励しています。 「しかし、勝ち取った成果を今後に生かし、プロジェクトの効率化を図り、障害が発生する前に取り除くことも同様に重要です。」
優れたプロジェクト マネージャーは、チームに役立つプロセスと妨げになるプロセスを認識しています。 また、学んだことを実行して、それらのプロセスを継続的に改善することができます。
プロジェクトに関わるすべての人から得た教訓について意見を求める。 階層内のすべてのレベルのチーム メンバーは、ディスカッションに不可欠な貢献をしており、できるだけ多くの人々からできるだけ多くの情報を収集することが賢明です。 このプロセスは、全員が自分の意見を述べることで、それ自体がチーム ビルディングの経験になることもあります。
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プロジェクト管理における教訓プロセス
プロジェクト マネジメント協会 (PMI) は、プロジェクト管理における教訓のプロセスを 5 つのステップでまとめています。
- 特定
学び得る項目を特定する。 これには、改善すべき点だけでなく、チームがうまくいった点についても強調する必要があります。
例: チームはフェーズ 2 で締め切りまでに結果を出すことができなかったことを確認しました。 ブリーフの受領から 2 週間が必要でしたが、結果は、3 週間で納品されました。 - ドキュメント
教訓のリストを記録して作成します。 このリストはグループ作業で、すべてのチーム メンバーからの意見が含まれている必要があります。
例: チームから持ち上がった他のアイテムと一緒に、期限に間に合わなかったこともリストに含めます。 - 分析
教訓を分析し、レポートを作成し、それをチーム メンバーやその他の関係者と共有します。 場合によっては、異なるオーディエンスに関連する情報を含む複数のレポートを作成する必要があります。
例: フェーズ 2 で結果を出すために、さらに時間を取る必要があります。 (注: この情報は、チーム レポートとマネジメント レポートには記載しますが、株主向けレポートには記載しません。なぜなら、チームは時間通りに仕事を完了しており、株主向けレポートには関係ないからです。) - 保管
これらのレポートは、関係者全員がアクセスできる場所 (通常はドライブまたはクラウド ストレージ) に整理して保存します。
例: これらのレポートは、会社の標準的な命名プロセスを使って共有ドライブにカタログ化します。 - 検索
レポートを保存する際にキーワードを使用すると、今後のプロジェクトの検索や検索が容易になります。
例: 今後のプロジェクトのスケジュールを確定する際、「期限」などのキーワードで検索すると、過去の教訓として、現実的な完成までのスケジュールが紹介されていることがあります。
教訓文書とは?
教訓文書とは、プロジェクトのライフサイクルを通じてアンケートやチームメンバーの意見を集約したものです。 プロジェクトの要所要所で意見を収集し、それを記録して詳細なレポートを作成するプロセスを構築します。
このような最初の観察は、後でアクセスできるように記録しておくことが重要です。 このドキュメントには、レポートの作成に使用する生データが含まれています。
教訓を記録する方法
プロジェクト マネージャーは、タスクやプロジェクトのライフサイクルを通じて得られた教訓を記録し、特定する責任があります。 優れたプロジェクト マネージャーは、以下の戦略を活用します。
- レポートに記録するメトリックを決定します。 期待される成果や結果、実行可能な項目、過去のプロジェクトの教訓を積み上げる機会などが考えられます。
- チームに何がうまくいき、何を改善できるかを尋ねます。 チームとミーティングを行う際にアンケートを実施したり、回答を記録したりします。
- これらの回答を、読んで参照しやすいドキュメントに整理します。 これらのドキュメントは、後で教訓レポートを作成するために使用する必要があります。
- 将来のプロジェクトで参照できるように、これらのドキュメントを収集して格納します。 これらは、今後チームのすべてのメンバーが参照できるように、クラウド サーバーまたは共有ドライブに保存する必要があります。
あなたや将来のチームは、このフィードバックをもとに、あなたの経験から学ぶことができます。 この情報の取得と共有を合理化するプロセスを作成することが重要です。
プロジェクト管理で得た教訓を記録する方法
教訓を記録するのに最適な方法は、取り組む人々にアンケートを行い、プロジェクトを観察することです。 プロジェクト終了後にのみアンケートを実施する代わりに、プロジェクト中にアンケートを実施することで、より多様な回答を得られる場合があります。
プロジェクト途中でのアンケートのメリットの 1 つは、現実の問題になる前に問題を特定し、修正できることです。 Armanini 氏は、プロジェクト マネージャーを対象としたプロジェクト中間アンケートのサンプル作成に協力しました。
プロジェクト中間教訓アンケート
また、チームからのコメントを収集する優れた方法として、事後分析と呼ばれることもある教訓ミーティングを開催することが挙げられます。 事後分析の詳細については、事後分析を実行するためのガイドを読み、無料の事後分析テンプレートをダウンロードしてください。
教訓ミーティングの実施方法
教訓ミーティングは、プロジェクトのどの時点でも行えます。 ミーティング中に、チームはうまくいった点、改善が必要な点についてフィードバックを共有する必要があります。 また、個人でアンケートを実施するよりも共同作業向けであるため、チームビル ディングにも効果的な活動です。
教訓ミーティングの形式は似通っており、通常はアジェンダから始める必要があります。 あなたが対応する内容と、チームに貢献してほしい内容をチームに伝えましょう。 次に、プロジェクトで得た教訓をグループでしっかりと話し合い、議事録を取る人を割り当てるようにします。 このディスカッションでは、教訓を批判的に評価し、今後のプロジェクトで活用する方法を計画する必要があります。
詳しくは、教訓ミーティングの実施方法に関するガイドをお読みください。
プロジェクト管理で教訓レポートを書く方法
教訓を生かすための最も重要なステップの 1 つが、教訓レポートの作成です。 教訓レポートを作成する目的は、チームからの意見をまとめ、簡潔で読みやすい形で対象者に提示することです。
ステップ バイ ステップ： 教訓レポートを書く
レポートを作成する際には、次のことを検討してください:
- レポートの対象範囲を決定する。 このレポートは関係者向けですか、それともプロジェクトのチーム メンバー向けですか? チーム メンバー レポートは、プロジェクト内の日々の業務に焦点を当て、関係者のレポートは全体像を強調します。
- ドキュメントの中で、読者にとって重要な教訓を明らかにします。
アンケートの回答とフィードバックを、適用するレポートの種類別に整理します。 多くの回答は、複数の種類のレポートになる可能性があります。 - 教訓を要約する。 プロセスの改善を提案します。 また、何がうまくいったかを特定してください。
- レポートを配布して保存する。 クラウドや共有ドライブにフォルダを作成し、参照したり、今後のプロジェクトで使用できるようにします。
教訓レポートのサンプル
完了した教訓レポートのサンプルをダウンロード
上記の教訓レポートのサンプルを使用して、アンケートやミーティングからの結論や、プロジェクトマネージャーとしての自分の見解を表示することができます。 完成したバージョンをダウンロードして参考にしてください。 また、遠くしゃにとって重要な情報に基づいて編集、カスタマイズすることもできます。
空白の教訓テンプレートをダウンロード
ニーズに合わせて空のテンプレートをダウンロードします。
得た教訓を共有する方法
アンケート結果を共有する最適な方法は、さまざまなエンゲージメント レベルに合わせて特定のレポートを作成することです。 教訓レポートを作成する目的は、あなたのグループのアンケート結果を対象者に配布することです。
- 読む人は誰か: ある組織のさまざまなレベルのメンバーが、さまざまな程度の教訓を気にしています。 読者の組織への関与の度合いに応じて、カスタマイズしたレポートを提示する必要があります。
- 関係者に提供する内容: 関係者は、プロジェクトのより大きなスコープを見る必要があります。 予算上の懸念事項や利益率、長期的なタイムラインと締め切り、プロジェクトと業界内の他の目標との整合性などについて関心を持つことになります。
- チーム メンバーに提供する内容: チーム メンバーは、プロジェクトの日々の業務に興味を持っています。 個々の締め切り (達成・未達成の両方)、チームの結束とコミュニケーション、プロジェクト全体の成功に重点を置いたレポートを提供します。 何が良かったのかも必ず伝えてください。
- レポートを中央リポジトリに保存する: レポートは、共有ドライブやクラウド ストレージなどの完全にアクセス可能なデータベースに格納し、組織のさまざまなメンバーがいつでも参照できるようにしておく必要があります。
- プロジェクト レッスン リストを作成する: 余分なことは書かず、発見したことの基本的な概要を作成します。 このリストは、電子メールや会社のニュースレターを通じて、より多くのユーザーと共有できます。
プロジェクトで得た教訓の例は?
完了したすべてのプロジェクトは、成功したかどうかに関わらず、取り組む人々に経験を提供します。 これらのレッスンは、普遍的なものから、タスクに特化した内容までさまざまです。 組織のさまざまなレベルで得た教訓の例を以下に示します。
プロジェクト マネージャーのための教訓の例:
- チームをサポートする: タスクを適切に委任し、現実的な期限を守ります。 共同作業を促す環境を醸成します。
- 明確なコミュニケーション: チームと頻繁に連絡を取り合い、いつでもコミュニケーションが取れるようにしておきます。 あなたの期待を明確にしてください。
- 賞賛を頻繁に与える: チームが何かをうまく行ったときには、それをチームに知らせます。 Armanini 氏が言うように、「勝ったときには自分へのご褒美を忘れずに!」です。
チームメンバーのために得た教訓の例:
- アドバイスを求める: 必要な意見をリーダーやチームメイトに求めます。
- 頻繁にコミュニケーションをとる: プロジェクトに関わるあらゆるレベルのメンバーと効果的にコミュニケーションをとり、マネージャーに定期的に報告します。
- 仕事を改善する: フィードバックを受け入れ、それを改善に活用しましょう。 そうすることで、失敗から学び、成功を成長させるのに役立ちます。
会社のリーダーシップのための教訓の例:
- 全体像をまとめる: 自分の期待内容を明確に定義します。 プロジェクトのライフサイクルの早い段階で、予算や時間の懸念を考慮しましょう。
- リスクに備える: リスクの高い分野を調査します。 大規模な遅延に先手を打ちましょう。
- チームを教育する: 継続的な経験 (および周囲の人の経験) を活用して、あらゆるレベルのプロセスを改善しましょう。
教訓はなぜプロジェクト管理で重要なのですか?
過去のプロジェクトで得た教訓を把握し、活用している組織は、ミスを回避し、成功を繰り返し、今後の仕事に関するリスクを最小限に抑えることができます。 プロジェクト マネージャーは、このプロセスにおいて不可欠な役割を果たし、チームの成長を可能にします。
労働統計局によると、新規事業の約半数は最初の 5 年間で失敗に終わると言われています。 プロセスの文書化と改善に取り組む企業は、そうでない企業よりはるかに生き残るチャンスがあります。 優れたプロジェクト マネージャーの採用と定着により、これらのプロセスは継続的に改善していきます。
プロジェクト管理で得た教訓のメリット
教訓を特定することで、自分の成功を生かし、失敗をメモできます。 プロジェクト管理で得た教訓のその他のメリットは次のとおりです。
- 経験から学ぶ: 成功を生かし、過去の失敗を避けることができます。 「教訓をリアルタイムで記録し、途中で忘れることがないようにしましょう」と Armanini 氏は提案します。
- 非効率的な部分を特定する: 重複したプロセスを排除し、今後の取り組みを効率化します。 チームの目標達成に役立たないものを取り除きましょう。
- プロセスを文書化する: 将来のチームがあなたの専門知識を有利に活用できるようにします。 自分の知識を、後輩と共有しましょう。
- 成長を示す: 過去のプロジェクトにさかのぼって整理されたレポートで、生産性と成果を示します。 このレポートと今後のレポートを比較することで、進捗状況を把握したり、まだつまずいている箇所を特定したりすることができます。
- 結束力の高いチームを育成する: チームとして勝利を重ねることで、士気を高めます。
- コミュニケーションの改善: 初日からチームを巻き込みましょう。 相手の意見に耳を傾けることで、彼らが積極的に参加し続けるよう促しましょう。
- ベスト プラクティスの確立: 自分のチームにとって何が最適かを考え、その変更を導入して適用します。
プロジェクトで得た教訓の課題
教訓プロセスをチームと一緒に導入すると、さまざまな課題に直面することになります。 ここでは、プロジェクト マネージャーが直面する課題の例をいくつかご紹介します。
- 将来の導入: 教訓を将来のプロジェクトに導入するのは困難な場合があります。 「品質のプロである私は、うまくいかなかったことに対して、根本原因の究明、是正処置 (RCCA)、8D 型調査に傾倒しがちです。 どちらの手法も、問題を指摘し、原因を特定し、その原因を除去または低減するための修正案を、構造化された形式で提案します」と Armanini 氏は説明します。
根本原因分析の詳細については、「無料の根本原因分析テンプレート: 完全コレクション」をダウンロードしてください。 - 時間管理： 期限が厳しい場合、チームのコメントを収集する時間を見つけることは不可能に思えます。 教訓データを収集して分析する機会を考慮に入れ、教訓データが漏れないようにしましょう。
- 組織/団体: Armanini は、教訓データを整理する際に彼女の会社が行った変更について振り返ります。 「最初は、あらかじめ記入されたアンケート用紙やノートに手書きでメモをしたり、ホワイトボードやフリップチャートにメモをしたり、さらにメモを写真に撮って後で参照する、というものでした。 より整理整頓するために、Microsoft Teams と OneNote のページを使うようになりました。」
- 非難: 「ネガティブなことを言うことに慣れていないチームでは、アンケートは匿名にしましょう」と Armanini 氏はアドバイスします。 ミスの責任を誰か 1 人に押し付けるのは避けましょう。 さらに、「セッションを進行してくれる人を見つけましょう。 もし私がセッションを行うのであれば、正直なフィードバックを得るために、私を完全に信頼しているチームとである必要があります。 特に、あまりうまくいかなかったプロジェクトであれば、ファシリテーターを使ってください。 セッションから感情を取り除くのに役立ちます。」
得た教訓を適用する方法
教訓を今後のプロジェクトに適用する上で最も重要なステップは、まず教訓を特定することです。 チームとの意見に基づいてアンケートと共同作業を行うシステムを作成し、これらの回答を記録して、後で確認できるようにします。 チーム別、タスク別、システム別に整理しましょう。
チーム メンバーとのタイムリーな進捗報告を確立します。 正式なミーティングの合間に非公式の集まりを開き、プロジェクトの範囲に応じて毎週または毎月のフィードバックを収集するシステムを作成します。 これらの評価を行えば、過去に得た教訓と照らして確認し、新しい教訓が生じた際に特定できます。
教訓を次のプロジェクトまで待たずに、同じプロジェクト内で実行することを恐れてはいけません。 実際、有能なプロジェクトマネージャーの証の 1 つは、プロセスを異なる方向に導くべきタイミングを知っていることです。 組織から集めた教訓を活用して、チームを成功に導きましょう。
プロジェクト管理で得た教訓のベストプラクティス
自分たちのチームに合ったベスト プラクティスを検討することは非常に重要です。 プロジェクト管理で得た教訓については、以下のような普遍的なベスト プラクティスがあります。
- こまめに情報収集する: チームにアンケートを行い、非公式のミーティングを開催します。 データは多ければ多いほど良いです。
- 調査結果を文書化する: レポートを適切に文書化し、ストレージ内で検索できるようにし、過去の企業から得た関連する教訓を簡単に見つけられるようにしましょう。
- 過去の教訓を見直す: プロジェクトの各段階で得た教訓をレビューするプロセスを確立し、そのプロセスを随時更新します。
- チーム全体を巻き込む: インターンから経営陣まで、ベンチャーに関わるすべての人が意見を言う機会を持つべきです。
- 非難をしない: チーム全体として成功することも、失敗することもあります。 敵対心ではなく、仲間意識と協調性を育みましょう。
- 完結させる: プロジェクトのレトロスペクティブを行い、オペレーションを総括します。 プロジェクトのレトロスペクティブについての詳細は、プロジェクト終了ガイドをご覧ください。
在宅勤務環境での教訓を収集するための考慮点
完璧な世界であれば、教訓ミーティングやアンケートを直接行う機会があります。 しかし、チームの全員または一部が自宅で仕事をする場合には、さらに考慮すべきことがあります。
「オフィスという組織で仕事をしていないと、つい満足してしまいがちです。 服装のみならず、対面でなくオンラインであるため、ミーティング中に興味を失ってしまうこともあります。 しかし、私は基幹産業の生産現場で働いているため、完全に閉じこもっている時間は長くはありませんでした。 私は 1 月中旬からフルタイムでオフィスに戻ってきました。 エンジニアや購買担当者などは、今でもほとんど自宅で仕事をしています」と Armanini 氏は言います。
「会議室を大きな休憩室にし、テーブルを少なくして間隔を広げ、休憩時間をローテーションして、同じ時間に休憩するチームメンバーを少なくしました。」 彼女は、両方のグループに対応するために、ミーティングのスケジュールやアンケートの締め切りを柔軟に保つよう提案しています。
在宅勤務を成功させるための秘訣は、「専門家による在宅勤務のためのコツとヒント」をご覧ください。
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