結果指向のレトロスペクティブをステップ バイ ステップで実行する方法

プロジェクトのレトロスペクティブは、チームがプロジェクトでの作業を見直し、振り返り、そこから学ぶための体系的なミーティングです。 この演習は、プロジェクトの途中や終了時に行うことができ、継続的な改善を目指すプロジェクト管理のアジャイル フレームワークの一部となっています。

アジャイルが生まれた技術分野では、通常、スプリント (ある機能のソフトウェア コードを書くなど、決められた作業に取り組む 2 週間の期間) ごとにレトロスペクティブが実施されます。 アジャイルの詳細については、「アジャイルプロジェクト管理に関する包括的なガイド」を参照してください。

しかし、アジャイルはマーケティング、エンジニアリング、建設・建築、医薬品など、他の業界にも広がっています。 これらのフィールドでは、レトロスペクティブは特定のプロジェクトのパフォーマンスに焦点を当て、一定期間 (スプリントの 2 週間ごとと同様) で、またはマイルストーンやフェーズ (コンテンツ カレンダーの作成が完了してから割り当てを作成する前など) で行うことがあります。

全員の時間を投資する価値あるものにするために、レトロスペクティブを計画します。 このプロセスでは、形式を選び、必要なその他の活動 (アイスブレーカーなど) を特定し、ミーティングでグループの投票方法を決定します。

以下のステップは、レトロスペクティブの準備に役立ちます。

1. 反映: レトロスペクティブの前に、ミーティングに参加するメンバーを特定し、最近の作業期間について考えてもらいます。 チームは何をやめ、何を始めるべきですか? チームは何を学びましたか?
2. 環境について考える: チームとミーティングの背景を考慮し、その状況に最も適したものを計画します。 リモートで集まる場合は、「リモートおよび分散型レトロスペクティブ ミーティングのための 17 のアクティビティ」のアイデアや提案をご参照ください。特に新しいチームでは、アイスブレーカーが重要です。
3. ミーティングのタイムボックス: ミーティングの開始時刻と終了時刻を設定して、ミーティングを順調に進め、参加者の関心を維持できるようにします。 プロジェクトとスプリントの中間レトロスペクティブは、通常 1 時間以内に行う必要があります。 目安としては、1 週間の作業に対して 30 分です。 この記事で紹介する時間配分は、1 時間のミーティングを基準にしていますが、30 分で統一するチームもあります。
4. アジェンダの下書き: レトロスペクティブの各部分とその対処方法について考えます。 著者の Diana Larsen 氏、Esther Derby 氏、Ken Schwaber 氏は、影響力のある著書「Agile Retrospectives: Making Good Teams Great」で、レトロスペクティブの議題を以下のようにフェーズに分類しています。
   • ステージを設定する (10 分): 歓迎の言葉を考えてください。 参加者を安心させ、オープンで敬意に満ちたディスカッションができるようにするためです。 ミーティングの冒頭で、Norm Kerth の「Prime Directive」 (参加者全員が最高の仕事をしたと信じる合意) など、基本的なルールを説明します。 これは、「咎めることのない」レトロスペクティブの概念を植え付けるものです。 安全確認や気分転換のアクティビティ、アイスブレーカーを行います。
   • レビュー (20 分): この段階では、プロジェクトの作業に関する情報を収集します。 バーンダウン チャート、かんばんボード、プロジェクト タイムラインなど、客観的なデータ ソースを使用しましょう。 この情報をどのように引き出すかは、多くの場合、形式によって決まります。 次のような重要な質問をします。 うまくいっていることは何ですか? 改善が必要なのは何ですか? 私たちは何を学びましたか? どのプロジェクト目標が達成、超過、未達成でしたか? 私たちの最大の課題は何ですか?
   • ブレインストーミング (10 分): 繰り返しますが、このプロセスをどのように提示するかは、形式によって決まる可能性があります。 アジェンダで、強い参加と自由な提案の流れを引き出す方法を指定します。
   • 優先順位付け (5 分): 数ある提案の中から、先に挙げた課題の解決に最も効果的なアクションアイテムを 2 ～ 3 個に絞り込むための活動を、グループ内で選択します。
   • アクション プランニング (10 分): 各アクション アイテムに責任を持つメンバーをグループで指定し、実施日を設定します。 議題の中で、参加者が自分でメモを書いたり、電子メールのリマインダーを設定したり、全員が確認できる計画を立てるなどして、参加者がミーティング後にタスクを忘れないようにする方法を考えます。
   • クロージング (5 分): ミーティングを総括し、たとえば、絵文字を選ぶ、「すごい」と「残念」の間で自分の気持ちを示す、色付きのカードを集める (赤は時間の使い方がよくなかった、黄色はOK、緑は価値がある)、などのアクティビティを実施し、参加者から振り返りそのものについてのフィードバックを集めます。

アジェンダを含む生産的なレトロスペクティブの基礎を固めたら、プロジェクトのレトロスペクティブそのものを実行する必要があります。 レトロスペクティブが進む中で、チームメイトが発言しない、1 人が会話を支配している、チームが多すぎるアクション アイテムに取り組んでいる、などのよくある問題に対処できるように準備します。

スプリントのレトロスペクティブは、一般的にハイテク業界で 2 週間、時間を定義した作業に焦点を当てます。 また、プロジェクトのレトロスペクティブ は、時間が定義された作業セグメントを対象とする場合もありますが、一定期間ではなく、マイルストーンやフェーズ別に作業に焦点を当てることもできます。 とはいえ、プロジェクトのレトロスペクティブとスプリントのレトロスペクティブの内容は同じです。 

よいレトロスペクティブを行うには、議題に従い、次の手順を順番に進めます:

1. 導入: 参加者に挨拶し、基本的なルールを説明します。特に、新しいチーム メンバーやレトロスペクティブに慣れていない人がいる場合は説明して下さい。 もっと居心地の良さを感じさせるためにアイスブレーカーを行ったり、チームの気質を確認したり、安全性評価を行い、参加者が安心して率直な意見を述べることができるかを調べたりします。

2. レビュー: チームが成し遂げたことをまとめ、具体的な内容を挙げます。 また、メンバーが完了しなかった予定作業もリストアップしてください。 チーム メンバーに成功、課題、障害を特定してもらい、得られた知見や教訓について話し合います。 この時点で、使用している場合はプロジェクトのレトロスペクティブ アイデアやフォーマットを適用します。 チーム メンバーは、ホワイトボードに貼る付箋に自分の意見を書き留めたり、ホワイトボードにマーキングをしたり、インデックス カードを使ったり、オンライン ツールに情報を入力したりできます。

このスプリント レトロスペクティブ テンプレートをダウンロードし、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかについての詳細を記録します。 このシートは、グループの意見をまとめるために使用することもできますし、各参加者がディスカッションに貢献するためのメモを取るためにコピーを渡すこともできます。

スプリント レトロスペクティブ テンプレートのダウンロード

Microsoft Word

3. ブレインストーミング: 問題を解決し、役立つ取り組みを組み込むためのアイデアを募ります。 全員が貢献できるチャンスを確保します。 すべての提案を記録します。

4. 優先付け: 票などのアクティビティを使って、提案のリストを、実行されたときに最も大きな影響を与える 3 つ以下のアイデアに絞り込みます。

5. アクション プランニング: アイデアを実行に移すためのアクションを特定します。 これらのアイデアを実行するためのステップと手順を定義し、期日と担当者を割り当てます。

6. 終了: ミーティングで行ったことと次のステップをまとめます。 参加者から、レトロスペクティブがどれだけ役に立ったかフィードバックをもらったり、別の終了アクティビティに参加したりします。 メモや議事録、使用したレトロスペクティブの形式を記録し、参照できるようにします。 この記録は、チーム メンバーが何回同じ問題を提起したかを確認し、同じ形式を使い回さないようにするために役立ちます。

レトロスペクティブの回数を重ね、レトロスペクティブの運営経験を積むことで、ミーティングの生産性は向上します。 このようなイベントを最大限に活用するためのヒントを以下にまとめました。

1. 全員が話す時間を確保する: 冒頭で気分やチームの安心感を確認しましょう。 誰かが正直に話すことに抵抗があると思われる場合は、アイスブレーカーなどを行い、信頼関係を促進します (これは長期的なプロセスであることを忘れないでください)。 また、匿名で書面でのフィードバックを募ることも検討してください。

この不快感を和らげるために、ミーティングの前に何を話し合うかを思い出し、重要なトピックを考えて準備してもらうとよいでしょう。 そうすることで、口数の少ないメンバーが貢献できるようになります。

チーム内に支配的な性格の人がいる場合は、順番に部屋を回っていくことで支配を抑えることができます。 ミーティングがリモート/対面のハイブリッドミーティングの場合は、対面の参加者が互いにのみ集中することを防ぐために、グループを対等な関係に保つように特別な注意を払います。

最後に、自分で話し過ぎたり、特定の結論に向かって結果を導いたりしないようにしましょう。 あなたの役割は、自己発見においてグループをリードすることです。

2. 時間制限を守る: アクティビティやアジェンダのセクションに費やした時間を記録し、割り当てられた時間を超えないようにしましょう。 ミーティングの実行中にそれが難しい場合は、誰かをタイムキーパーに任命しましょう。 レトロスペクティブが時間をかけて行われると、参加者の注意が散漫になります。

参加者全員が、自分の時間が尊重され、有意義に使われたと感じることが重要です。漫然とミーティングを続けていると、チームのレトロスペクティブ プロセスへの支持を弱めてしまいます。

3. トーンを建設的に保つ: 導入の段階では、誰も他の人を責めたり、個人的な批判をしたりしないなど、ミーティングに対するベースラインの期待事項を確認します。 チーム内で対人関係が問題となっている場合は、関係者とのレトロスペクティブを行う前に、その緊張に対処しましょう。 ミーティングでは、性格や個人の欠点ではなく、チームのプロセスと取り組みに焦点を当てます。 もし、会話が非難に発展し始めたら、すぐに基本ルールに沿ってグループを再調整してください。

4. 成功体験を軽視しない: 多くの人は、レトロスペクティブは継続的改善の重要なツールであるため、ミーティングでは改善する必要があるものだけをカバーする必要があると考えがちです。 しかし、それは間違いです。

成功体験を語り、チーム メンバーがお互いに感謝や労いの言葉を交わすことは、モチベーションを高めることにつながります。 その実践を促すために、以下の賞賛カードのテンプレートをダウンロードし、デジタルで使用したり、プリント アウトして共有したりすることができます。 賞賛の理由や賞賛された人の名前など、詳細を書く欄が設けられています。

賞賛カードの Adobe テンプレートをダウンロード

Microsoft Excel | Microsoft Word

また、レトロスペクティブでは、何がうまくいっているのか、チームはもっと何をすべきかを明らかにすることを目指します。 これらの実践を呼びかけることで、成功要因を意識することができます。

5. 現実的になる： 熱心なチームやファシリテーターは、多くのアクション アイテムを引き受けたり、過度に野心的であったりすることで、目的を達成できないことがよくあります。

継続的な改善とは、段階的で累積的な変化のことです。 一度にたくさんのことをやってしまうと、すべてがうまくいかなくなる可能性があります。 その矛盾がプロセスを弱体化させるのです。 アクション リストに含まれているものが多すぎると、アイテムを実行するための努力も、主要な作業を圧迫し、プロジェクトにマイナスの影響を与えかねません。

野心的すぎるアクション アイテムは、混乱を招く可能性があります。 仕事のやり方を大きく変えてもらうと、適応が難しくなり、今までうまくいっていたことが崩れてしまうことがあります。 野心的なステップを、チームが時間をかけて実行できるような小さな断片に分解します。

6. 行動志向になる: ミーティングの最後には、所有者と期限を定めた実行可能なアイデアを提示するようにします。 リマインダー メール、カレンダー通知、コーヒーメーカーのそばの表示など、チームがこれらの行動を常に念頭に置く方法を計画します。

レトロスペクティブ ミーティングを改善するためのヒントは、当社の包括的なガイドでご覧いただけます。

レトロスペクティブのファシリテーターの最も重要かつ困難な責務の 1 つは、チームメンバーに改善が必要な領域を特定するよう促すことです。 これを行う一番の方法は、思考を刺激する質問をすることです。

参加者は、頭が真っ白になることもあります。 これは、同じ形式が繰り返し使用され、意味のある考察を促すことができなくなったために起こる可能性があります。 あるいは、ある問題や非効率性に慣れきってしまい、それが見えなくなっているのかもしれません。 あるいは、レトロスペクティブを急ぐあまり、チームメンバーに十分な時間がとれないこともあるでしょう。 最後に、チームがアクション アイテムを一貫して実行しない場合、参加者はレトロスペクティブ プロセスへの信頼を失い、離脱する可能性があります。

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