無料のクライアント記録テンプレート

By Diana Ramos | 2020年6月30日

クライアント マネージャー、営業担当者、医療関係者、カスタマー サービス担当者 (CSR) 向けに、請求目的で通話や活動を記録するのに役立つ無料のテンプレートをまとめました。 

このページでは、シンプルな通話記録テンプレート日次クライアント通話記録テンプレートなど、多くの便利なクライアント記録テンプレートに加えて、クライアント通話記録を改善するためのヒントも紹介しています。

シンプルなクライアント通話記録テンプレート

シンプルクライアントの通話ログ

このシンプルなクライアント通話記録テンプレートを使用すると、クライアント固有のすべての詳細情報を正確に記録できます。このテンプレートには、クライアント通話の日付、開始時刻と終了時刻、クライアント名、連絡先電話番号、アクション アイテム、追加コメントを入力するスペースが用意されています。このテンプレートをダウンロードして、特定のクライアントとの通話記録に使用することも、標準テンプレートとして保存して、すべてのクライアント通話の追跡に使用することも可能です。 

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セールス コール記録テンプレート

営業電話履歴

セールス チームは、既存のまたは潜在的なクライアントとの通話履歴を幅広く記録しておき、チームの誰もがやり取りの履歴や販売見込みを確認できるようにしておく必要があります。このセールス コール記録テンプレートは、販売目標に関連する詳細を追加するスペースのある文書を必要とする企業に最適です。この一元化されたセールス固有のテンプレートには、クライアントの電話番号、日付、連絡先、メモなどをリストアップするスペースも用意されています。 

販売関連のその他のヒントについては、「How to Design a Winning Sales Process with Templates, Expert Tips, and More (テンプレートや専門家のヒントを使用して優れたセールス プロセスを設計する方法)」をご覧ください。

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日次クライアント通話記録テンプレート

毎日のクライアント通話記録

このテンプレートを使用すると、既存のまたは潜在的なクライアントとの日常的な通話を一元的かつ詳細に追跡できます。日付、時刻、発信者名、連絡先電話番号、通話目的に関する情報を入力してください。テンプレート内には、折り返し電話をする必要があるかどうかを示すチェックボックスもあります。クライアントとのやり取りを日常的に管理するために、この日次クライアント通話記録テンプレートの合理化されたレイアウトをご利用ください。 

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ビジネス通話記録テンプレート

ビジネス通話記録

この簡単に入力できるビジネス通話記録テンプレートを使用すると、通話がビジネスに与える影響を追跡できます。各列を使用して、クライアント名、会社名、電話番号、日付、通話時刻、フォローアップが必要かどうかに関する詳細を追加します。この参照しやすいビジネス固有の通話記録テンプレートの通話目的に関するセクションで、チーム メンバーに通話の詳細を伝えることで、全員が最新情報を共有できます。

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患者通話記録テンプレート

患者の通話記録

医療関係者にとって、患者の正しい連絡先情報を取得するのは重要な責務です。情報が正確でないと、予約を見落としたり、不正確な診断を下したり、患者や他の人の健康にとって重要な詳細を見落としたりする可能性があります。この患者通話記録テンプレートは、電話で収集した患者情報の記録に役立ちます。各シートには臨床医の名前に加えて、症状、担当医、初期診断評価などの患者固有の詳細情報を入力します。

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クライアント通話記録テンプレート

クライアント電話ログテンプレート

この使いやすい通話記録テンプレートを使用すると、クライアントとのやり取りを継続的に管理できます。このテンプレートには、クライアントとの通話固有の詳細を簡単に追跡できるように、日付、連絡先電話番号、重要なメモを入力するための列が用意されています。これらの記録は、各クライアントとの強力な関係を維持するために必要なアクションの判断に使用します。このクライアント通話記録テンプレートは、クライアントからの電話が既存の関係にどのような影響を与える可能性があるか、また何らかのアクションが必要かどうかを判断するのに役立ちます。 

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印刷向けクライアント通話記録テンプレート

印刷可能なクライアント通話ログ

このユニークな印刷向けクライアント通話記録テンプレートを使用すると、クライアントとの通話を追跡できます。この使いやすいテンプレートには、クライアントの名前、会社名、電話番号、通話の時刻、目的、フォローアップ アクション、メモを入力するスペースが用意されています。このオールインワンの印刷向けクライアント通話記録テンプレートは、顧客関係管理 (CRM) の円滑化に役立ちます。 

CRM の詳細については、「顧客関係管理戦略、計画、実施」を参照してください。

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サンプル付き通話記録テンプレート

通話記録のサンプル

この合理化されたサンプル付き通話記録テンプレートを使用すると、潜在的なリード、顧客、ビジネス パートナーとの通話をプロアクティブに記録できます。やり取りの記録として、日付、時刻、電話番号、通話相手、通話時間のフィールドに入力します。記録を参照することで、潜在的な販売機会やサービスの状況、追加のアクションが必要かどうかを判断できます。テンプレートの使用例として、フォームの一部が事前入力されていますが、フィールドはニーズに合わせてカスタマイズ可能です。

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カスタマー サービス通話記録テンプレート

カスタマーサービス通話記録

カスタマー サービス担当者 (CSR) 向けに設計された、この包括的なカスタマー サービス通話記録テンプレートを使用すると、各顧客との通話を追跡できます。このテンプレートには、重要な項目にフラグを立てたり、各連絡先インスタンスの詳細を記載したり、カスタマー ケアのフォローアップ電話のリマインダーを設定したりするための列があります。顧客ごとの色分けされたシンプルなレイアウトで各通話が表示されるため、個々の顧客通話に関連する詳細を簡単に把握できます。 

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クライアント通話記録フォーム テンプレート

クライアント通話記録フォーム

クライアントの記録をシンプルかつ正確に保持することを目的に設計されたこのフォームは、クライアントとの通話に関連する詳細を把握するのに便利です。このテンプレートには、クライアントの名前、会社名、電話番号、通話の時刻、目的、メモを入力するスペースが用意されています。フォローアップの詳細に関する列を使用して、後続のステップを指定します。 

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クライアント/見込み客連絡記録テンプレート

顧客見込み客の連絡先ログ

この基本的なクライアント/見込み客連絡記録テンプレートは、既存および見込み客との通話の要約を記録するために使用します。連絡に関する基本的情報やセールス担当者のためのスペースに加えて、コメント、次の電話、販売など、セールス固有の列も用意されています。チームの誰でも通話の詳細をすばやく評価して、後続のアクションを決定できます。

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クライアント通話記録テンプレートのメリット

どの細分化レベルのクライアント記録テンプレートを選択するかにかかわらず、これらのテンプレートを使用することで、時間、アクティビティ、販売や請求の詳細など、クライアントとのやり取りに関連する情報を正確かつプロアクティブに追跡できます。クライアント通話記録テンプレートを使用すると、次のことができます。 

  • アカウントに関連するアクティビティを追跡する。 
  • クライアントに対する販売関連の詳細をすべて把握する。 
  • クライアントとの関係とサービス品質を向上させる。 
  • 重要なフォローアップ アクションを予測する。 
  • サービスに対するクライアントの満足度レベルを確認する。 
  • 期限内に支払いが行われていないクライアントと、必要な請求アクションを特定する。 
  • 潜在的なクライアントと連絡をとり、販売の可能性を探る。 
  • 追加サービスについて既存のクライアントに働きかける。

クライアント通話記録を改善するためのヒント

クライアント記録テンプレートは、既存および潜在的なクライアントとのさまざまなやり取りに関するインサイトを提供します。販売組織の一員であれ、顧客関係管理 (CRM) やカスタマー サービスの一員であれ、医療関係者であれ、テンプレートの利用にあたっては、以下のヒントを心に留めておいてください。

  • 目的に合ったクライアント記録テンプレートを選択する。確立された組織であるか、スタートアップ企業や小規模企業であるかにかかわらず、自分の業界やクライアントとの通話を追跡する目的 (販売、カスタマー サービス、患者追跡など) に応じて、適切な詳細レベルのテンプレートを選択することが大切です。 
  • テンプレートを使用して、クライアントとのやり取りの詳細をすべて収集する。クライアント記録テンプレートを使用して、クライアントとの通話追跡プラクティスを標準化することで、組織内の誰もが必要な情報をどこで探せばよいかを即座に把握できます。 
  • すべてのクライアント通話の詳細が正確に記録されていることを確認する。クライアント、顧客、患者の情報は急速に変化する可能性があります。正確なクライアント通話記録を維持するには、すべてのクライアント情報を正確に入力することが必要です。正確かつ詳細な記録を維持することで、チーム メンバーは確かな情報に基づく意思決定や、適切なアクションの実行に、記録を活用できます。 
  • 通話記録情報へのアクセス性を確保する。テンプレート形式を選択する際は、チームの誰もが使えるものを選択してください。文書を中央リポGoogle ドライブ アカウント内に スプレッドシート形式のクライアント記録テンプレートを集約したりすると、情報の共有が容易になります。

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