ペースの速いプロジェクト管理の世界において、適切なタスクを適切な人材に適切なタイミングで届けることは、成功の鍵のひとつです。しかし、これはしばしば無限に続く電子メールや会議、時代遅れのスプレッドシートの迷路を進んでいるように感じられます。よくある苦労は、誰が作業を増やす余裕があり、誰がすでに手一杯かを把握することです。そこで Smartsheet の出番です。作業管理をするすべての人の業務をよりシンプルにすることを目的とした 2 つの新しい作業量追跡機能によって、新鮮な風を吹き込みます。
複数のプロジェクトを掛け持ちするプロジェクト マネージャー、Adam 氏を見てみましょう。これまで、誰が新しいタスクを引き受けられるかの判断は当て推量でした。Adam 氏は電子メールや Slack メッセージを送信したり、会議を開いたり、スプレッドシートをチェックしたりして、全員の作業量を明確に把握できるように努めていました。それは時間がかかるうえに、頭痛の種でもありました。
では、今回のイノベーションの一つ目である作業量ヒートマップに注目してみましょう。
作業量ヒートマップは、チームの稼働状況の視覚的なスナップショットを提供します。誰が空いていて、誰が割り当て超過かを一目で表示することで、Adam 氏のようなマネージャーの当て推量を排除し、意思決定プロセスを合理化します。重要な点として、割り当てバーは進行中のすべてのプロジェクトが対象なので、チーム メンバーが埋まっているタイミングと空いているタイミングを包括的に把握できます。たとえば、Hazel 氏の割り当てバーが赤で強調表示されているので、彼女の仕事が多すぎることが一目でわかります。この視覚的なツールにより、データに基づく戦略的なタスク割り当てが容易になり、プロジェクトがスムーズに進み、作業量がチーム メンバー間で均等に分散されるようになります。
次に作業量スケジュールを見てみましょう。ヒートマップが展開され、チームが取り組んでいる他のプロジェクトなどがより詳細に表示されます。ここで Adam 氏は誰かが割り当て超過となっている理由を正確に把握し、その場で賢明な判断を下すことができます。たとえば彼は、Hazel 氏が 2 つのプロジェクトに対応していることに気づきます。Adam 氏は数回クリックするだけで、手が空いている Olivia 氏にタスクを再割り当てできます (下のスクリーンショット参照)。このように作業量をバランス良く配分し、プロジェクトを滞りなく順調に進めることができるようになります。
「Smartsheet の新しい作業量追跡機能によって、プロジェクト管理プロセスが大幅に向上しました。仕事を引き受けることのできる人物と、その人が取り組んでいる他のプロジェクトを初めて可視化できるようになりました。作業量ヒートマップとスケジュールを使用すると、チームの稼働状況をすばやく評価できるため、タスクをその場で調整して、効率を大幅に向上させることができます。これらのツールは、作業量管理の合理化とプロジェクトの実行の強化に非常に有用であることが証明されています」 — プランニング マネージャー、EAP メンバー
これらのイノベーションのおかげで、Adam 氏はかつての絶え間ない電子メールのやり取りから解放されました。現在は、割り当て超過を積極的に防ぎ、チーム メンバーの作業が遅れるリスクを軽減し、プロジェクト管理における主要な課題に取り組めるようになりました。この戦略的な監視は、プロジェクトの実行を合理化するだけでなく、チームのパフォーマンスも向上させ、最終的にはプロジェクトの成功に貢献します。
これらの新機能は現在リリース済みであり、Smartsheet ビジネス プランおよびエンタープライズ プランのライセンス ユーザーにご利用いただけます。ヘルプ記事にアクセスして、作業量追跡を有効にする方法をご覧ください。現在 Smartsheet を使用していない場合は、無料でお試しいただけます。