IT およびプロジェクト管理向け無料ビジネス ケース テンプレート

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シンプルでありながらもコストのかかる提案がある場合は、この簡単なビジネス ケース テンプレートを使用して、あなたが何をしたいのか、なぜそれをしたいのか、どのように進めたいのか、そのプロジェクトにより誰が恩恵を受けるのか、何がそのプロジェクトの障害になるのかをすべて簡潔にリストアップしましょう。

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プロジェクトのメリットとデメリットを数値化することは、時に難しいものです。 しかし、このプロジェクト ビジネス ケーステンプレートには、提案される選択肢ごとにスコアを作成できる重み付けスキームが含まれているため、リスクをスコア化することができます。

‌建設・建築ビジネス ケース テンプレートをダウンロード (Word)

この建設・建築ビジネス ケース テンプレートには、大規模な建設プロジェクトで必要とされる、さまざまな種類の情報や分析のためのセクションが用意されています。 建設の準備に必要な各種文書がリスト化されているほか、関係者とその関心事に関する詳細な情報も含まれています。 また、分析内容を視覚的に比較するための表も用意されています。 というのも、プロジェクトの成果や実施に関する詳細は、プロジェクト計画の基礎になり得るものだからです。

‌ シンプル ビジネス ケース テンプレートをダウンロード

Word で用意されたこのシンプル ビジネス ケース テンプレートは、ビジネス ケースに必要とされるすべての基本的な領域に対応しています。 必要に応じて各セクションに情報を追加することも、組織の要件に合わせて新たにセクションを加えることも可能です。

‌ ビジネス ケース プレゼンテーション テンプレート (PowerPoint) をダウンロード

シンプルな Word 文書を使用すれば、ビジネス ケースの理由、要件、コストを効果的に記述することができます。 一方で、視覚的なプレゼンテーションを用いると重要な事実を簡単に伝えられるため、会議でビジネス ケースを提案するなら、この方法を選択する必要があるかもしれません。 このテンプレートを使用して、情報を視覚的に伝えましょう。

IT ビジネス ケース テンプレートをダウンロード

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全社レベルの変更では、コスト、リソース、労力を正当化するためにビジネス ケースが必要になる場合があります。 この IT ビジネス ケース テンプレートには、変更が必要な理由、新しいソリューションのソースを導入する方法、その移行や実装を管理する方法について、説明できるスペースが用意されています。

‌ ライフ サイエンス ビジネス ケース テンプレート (Word) をダウンロード

ビジネス ケースの通常のコンテンツ セクションに加え、このライフ サイエンス ビジネス ケース テンプレートには、バージョン管理と修正追跡のためのブロックが用意されています。

ビジネス ケース (ビジネス ニーズとも呼ばれます) は、問題や機会を定義し、問題の解決や機会の活用になるプロジェクトの効果を測定し、計画案のコストとメリットを明確にするものです。

プロジェクトのリソースや支出を正当化するには、ビジネス ケースが必要です。 また、その企業がプロジェクトにリソースを投資すべきかどうかを関係者や投資家が判断するには、十分に検討されたビジネス計画を吟味する必要があります。 それだけでなくビジネス計画には、判明した事実や推奨事項を提示するための枠組みを提供するという役割もあります。 さらに、そのプロジェクトが組織の戦略的目標と一致しているかどうかを判断する手段にもなります。

ビジネス ケースを準備するというと、すでに数々のプロジェクト管理タスクがある中でさらに新たな文書作成の手間が増えるという印象を持たれるかもしれませんが、この事前準備は、プロジェクトの最終的な成功にとって不可欠な要素です。 プロジェクトを始める前にビジネス ケースに着手することで、関係者にも、さらにはあなたにも、そのプロジェクトに実施する価値があるかどうかを示すことができます。 これにより、利益の創出になるどころか、時間やその他のリソースの無駄になる可能性のある問題を明らかにすることもできます。 一方で、ビジネス ケースがなければ、プロジェクトに優先順位を付けることもできません。 プロジェクトを始める前にその望ましい結果が何であるかを明確に示さないと、プロジェクトの結果に対し投資家や関係者に満足してもらえなかったり、不満を抱かれたりする可能性が高くになります。 さらに、プロジェクトが進み、完了しても、その成果を図る指標がないことになってしまいます。

ビジネス ケースの要素には、規制や法的な要件、市場の変化、消費者の需要などが含まれます。

ビジネス ケース テンプレートをガイドとして使用すれば、必要なすべての情報を忘れずに含めることができます。 またテンプレートはフォーマットでもあるため、レイアウトやデザインに時間を割く必要もありません。

準備が不十分であったり、管理職による関与が不足していたりすると、それが最終的なプロジェクトの失敗につながってしまうことがあります。 こうした落とし穴は、優れたケース スタディにより回避することが可能です。

まずは、財務部門などの主要な関係者に相談し、現在の状況に関する正確な予測や詳細情報を教えてもらうとともに、どのような改善が理想なのか、そのアイデアを獲得するようにしましょう。 また、ビジネス ケースを作成し、プロジェクト案を詳説するだけでなく、組織の関連する方針や規則に従っているかも確認しましょう。

ビジネス ケースを作成する際は、以下のポイントを押さえます。

• 読む人や関係者がわかる言葉を用い、専門用語は可能な限り避ける。
• 必要な内容について簡潔に伝える。
• 興味を引き、楽しませる内容であることさえも心掛ける。
• 目標と組織に対するメリットを明確にする。
• 作成者の数を制限して、文言とスタイルの一貫性を確保する。

ビジネス ケースは、プロジェクトの成果とメリットを明確にスポンサーや関係者、投資家に伝えることを意図したものです。 一般的に、ビジネスケースには、プロジェクトに関する以下の事項を含めます。

• 大まかな概要
• コストとメリットに関する財務面の情報
• 範囲に関する情報
• メリットとリスク
• プロジェクトの管理方法に関する情報
• 成功の指標

英国、オーストラリア、その他の国で採用されている管理認定ガイドラインについては、こちらのビジネス ケース テンプレートのサンプルをご覧ください。 ビジネス ケースのセクションや詳細の数は、プロジェクトの複雑さと範囲によって異なります。 一般的な要素としては、以下のほとんどまたはすべてが該当します。

• 要旨: 特に行政や正式なビジネスの場合、関係者や投資家、メディア、その他の関係機関は要旨しか読まないこともあります。 要旨では、何を実施するのか、誰がそれを行うのか、どのくらいの費用がかかるのか、どうすれば、また誰が利益を得られるのかを 1 ページ以内で伝える必要があります。 要旨の分量を測るもう 1 つの指標は、5 分未満で読める内容であるかどうかです。
• 目的: プロジェクトの目的では、ビジネス上の問題や機会の背景を説明します。 また、目指す変化 (プロジェクトが完了すること) によって状況がどのように改善されるのかを示します。
• 選択肢: そのプロジェクト案に代わる実行可能な選択肢を調べ、説明することで、提案しようとしているソリューションに深みを加えることができます。 また、選択肢を提示することで、そのプロジェクトを健全に検討し、恣意的に選択したものではないと、関係者に示すことができます。
• 戦略的整合性: その計画が組織の全体的な戦略的方向性とどのように一致し、それを前進させるものであるかを説明することは、非常に重要です。 プロジェクトのゴールと目的をこの文脈で述べることで、説明に説得力を加えることができます。
• 組織への影響: そのプロジェクトによって組織がどのような影響を受けるのかを検討します。 この場合、関連するすべて部門、設備、プロセス、役割を考慮する必要があります。 それには、関係者を分析しておくこと (すなわち、 各関係者の現状と要件を理解すること) が役に立つでしょう。
• 仮定と制約: 予想されるリソースや制限事項についても明確にします。 たとえば、あるエージェンシーからの資金提供が確実である場合は、そのことを伝えるようにします。 新しいプラットフォームを導入しなければプロジェクトが成功しないのなら、そのことを伝えるようにします。 この仮定のリストは、プロジェクトが進行するに従って増加したり、変化したりする可能性があります。 また、計画に影響を与える可能性のある相互依存についても検討する必要があるかもしれません。
• メリット: 予想される成果を明確にし、そのプロジェクトから組織全体がどのようなメリットを得られ、改善されるのかを示します。 メリットの例としては、顧客が増える、サービス担当者がワークステーションを使用する際の目の負担が減る、台風シーズンを前に屋根を補強できるなどが挙げられます。
• スケジュールとコスト: 主要なマイルストーンを含め、プロジェクトの進捗と完了までの簡単なタイムラインを示します。 テクノロジー プロジェクトの場合は、必要であれば移行計画の概要も説明します。 このタイムラインには、費用対効果の分析と予算も加え、継続的なメンテナンス コストも入れるようにします。
• リスクと機会: リスクでは、何が発生するとプロジェクトが遅延したり、その完了が妨げられたりするのか、またコストが増大するのかを説明します。 プロジェクトの規模によっては、PESTLE 要因 (政治的、経済的、社会的、技術的、法的、環境的要因) を調べ、市場分析を実施します。 特定した各リスクに対しては、その軽減計画も説明します。
• 推奨事項と根拠: 推奨される選択肢を提示し、そのリスクを端的に述べ、さらにはそれらを推奨する根拠を説明します。
• ガバナンスと進捗の追跡: 誰がプロジェクトを管理し、誰がそのサポートを担当するのかを示します。 進捗状況の測定方法と報告方法も説明します。

また、承認者が署名するためのブロック、スポンサーの一覧表、その文書の作成を支援したり、専門知識を提供したりした人の名前、大見出しと小見出しへのハイパーリンクを付与した目次、ワークシートやその他の補足文書の付録、用語集を含めることもあるでしょう。 ドキュメントのタイトルは、組織の命名規則に従って付け、特にプロジェクトが複雑でビジネス ケースの改訂が何度も発生する可能性がある場合は、バージョン番号を付与します。

プロジェクト スポンサーは、チーム メンバーに加え、IT や財務など該当する分野の専門家と協力してビジネス ケースを作成します。

なかには、専門のプロジェクト管理オフィスを設置している企業もあります。 その場合は、そのプロジェクト管理オフィスがビジネス ケースを作成します。 外部の組織がサポートを要請した場合は、その組織がビジネス ケースを作成します。 プロジェクト スポンサーと関係者がそのビジネス ケースをレビューします。 このビジネス ケースに基づき、プロジェクトは承認、却下、変更、または延期されることになります。

ビジネス ケースには多くの情報が必要なように思われるかもしれませんが、次のことを念頭に置いておけば、ビジネス ケースをシンプルにすることができます。

• ケース スタディの初期段階で、プロジェクトの戦略的役割と目標を定義する。
• プロジェクトの歴史と背景を考察することで、プロジェクトに至るまでの文脈を作る。
• そのプロジェクト案と過去に成功したプロジェクトとの類似点を示す。 さらに、重要な相違点についても検討する。
• 単に問題の修正案だけを提示しない。 できれば機会を見つけ、それらをケース スタディで強調する。
• プロジェクトが完了した場合に獲得できるメリットを伝える。

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