ブログ寄稿者 Lindsay Scott による記事: 私は何年もの間、英国プロジェクト マネジメント協会の PMO プロフェッショナル向け専門研究グループである APM PMO SIG (Association for Project Management Portofolio/Programme/Project Management Office Specific Interest Group) に関与してきています。自主的に集まってきたメンバーで構成されるこのグループでは、会議やミーティングを計画および企画して開催しており、個人的に興味深い体験をさせてもらっています。イベント管理は、プロジェクト管理のライト版として私は捉えています。つまり、成功の秘訣は「管理部分を軽くライトにすること」にあるのです。この概念は、誰でもわかるくらい単純で簡潔にしておくことを意味する「Keep it simple, stupid」や「Keep it short and simple」の頭文字を取って、「KISS メソッド」としても知られています。APM PMO SIG のメンバーは誰もがプロジェクト管理の経験を持っているはずなのに、初期の数年間は会議の計画や管理にツールを使用していませんでした。プロジェクト マネージャーという職業柄、私たちがいつも支持して主張している当たり前のことが、無意識のうちに満場一致で無視されていたなんて、驚きでしょう。もちろん、テーブルのナプキンとペンさえあればイベントの計画と管理ができないわけでもない、とおっしゃる方もいるかと思います。しかし、答えは...
「ノー」なのです。
とても単純ではありますが、私たちのイベント管理方法全体を変えるほど大きな教訓として、「チーム メンバーは計画内のどこにいて、各自が何をしなければならず、それぞれのタスクをいつまでに (それもストレスを溜めずに無理なく) 終わらせるべきなのかを把握する必要がある」ということを学んだのです。そこで、「イベントの計画と予算」という Smartsheet テンプレートを使用してシンプルなイベント プランニング スケジュールを作成したおかげで、チーム メンバー間に明瞭さがもたらされるようになりました。誰もがアクセスできるこのスケジュールがあれば、割り当てタスクを確認したり、特定のタスクに遅れが生じた場合の影響について理解したりすることが可能です。中でも特にすばらしいのが、進捗状況を共有したり関連文書を添付したりできる機能で、ファイルなどを格納する中央サーバーがない場合には大助かりになること間違いなしです。
スケジュールを作成したことで、ほどよい緊迫感も生まれました。ボランティアや同好会などに参加したことがある方であれば、生計を立てるためにお金を払ってもらってやる仕事と、仕事以外の余暇時間に興味の幅を広げたりスキルを磨いたりするために行う役割とでは、人々の取り組み方が違うことに十分お気付きのことでしょう。
知識を受け渡しして経験を分かち合うことはメリットとなるため、規模にかかわらず多くの組織/団体内でプロジェクト管理コミュニティが大きくなりつつあるようです。イベントを立ち上げて運営しようとしている場合には、ぜひ以下を考慮に入れてスケジュールを作成することをお勧めします。
ブレインストーミングとプランニング
新しいプロジェクトを開始する場合と同様、まずは会議のテーマに関するアイデアを出し合うことに時間をかけます。アイデアが固まりテーマが決まったら、詳細 (会議の日程はどんな感じにし、参加費はいくらにするのかなど) へと移ります。過去に会議を開いたことがある場合は、その際に作成したスケジュールを再利用し、必要に応じて修正を加えるのも手です。
スピーカーの選考
会議のたびに違うスピーカーを招くというのは、よくある話です (取り扱う専門や議題が異なるため)。ここで忘れてはならないのは、スピーカー側も管理を必要としているということです。各種情報 (セッションの要約、文書などの提出期限、ロジスティクス手配関連情報など) が開催者側から事前に提供されれば、準備をスムーズに進めることができるため、スピーカーの方には喜んでいただけるはずです。
イベント マーケティング
会議までのリード タイム、つまり企画から開催までの時間が長ければ長いほど、マーケティングできる時間も自然と長くなります。とは言え、わずらわしいと思わせるほどマーケティングしすぎるのは、かえって NG です。LinkedIn グループ、Twitter アップデート、ニュースレターなど、さまざまなメディアを上手に利用してイベントを紹介すると効果的でしょう。
会議のロジスティクスと人員配置
プロジェクト管理の専門家の方に言わせれば当然のことかもしれませんが、プランニング全体に関してより注意するよう心掛けると会議がうまくいく傾向にあります。直前になって思いもかけなかったことが起こるのを防ぐことができれば、最後の一押しに専念できますよね。また、単に人々が入り混じった状態のままにするのではなく、関連者同士がネットワーキングすることを促進しましょう。たとえば、各自に意見を出させて終わりにせず、互いに検討し合えるインタラクティブなセッションを設けるのです。ケータリング内容や帰宅タクシーについてなど個人的な質問や問題があっても、ネットワーキングの場を通じて提出および回答できるようにしておくと親切です。
評価
これは「会議後」のことになりますが、経験から教訓を得たら活かしたいものです。自分たちの観点から見た会議の出来について話し合うだけでなく、関係者との間でフィードバックを出し合いし、レポートを作成して次回の会議を計画する際に役立てるようにしましょう。これで、継続的に改善できるだけでなく、スケジュールをベースライン化して将来のイベントに簡単に使いまわすことも可能です。
以下は、イベント プランニングに私たちが使用した Smartsheet テンプレートに関するリンクです。